Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur une carte bancaire d’entreprise nominative

Qu'est-ce qu'une carte bancaire professionnelle nominative ?

Une carte bancaire professionnelle est dite nominative lorsqu'elle est attribuée nommément à un salarié spécifique. Autrement dit, la carte n’est pas interchangeable d’un salarié à un autre.

Les caractéristiques de la carte sont donc définies en conformité avec les besoins du poste du salarié détenteur. Ce type de carte se distingue ainsi de la carte professionnelle classique.

Elle a toutefois pour vocation de remplir le même rôle : permettre aux salariés de couvrir leurs dépenses professionnelles sans avoir à engager leurs finances personnelles. Il s’agit donc d’un moyen de paiement attribué par l’entreprise à un collaborateur.

Ainsi, tout comme la carte bancaire professionnelle classique, elle est directement reliée au compte courant de l’entreprise. Elle permet de régler les achats professionnels du collaborateur détenteur.

Quelles différences entre une carte bancaire professionnelle classique et une nominative ?

Vous l’aurez compris : la carte bancaire nominative se distingue de la carte professionnelle classique à plus d’un titre.

La carte bancaire professionnelle classique :

Voici les caractéristiques spécifiques d'une carte bancaire professionnelle classique.

Le fonctionnement

En fonction du type de carte bancaire, à débit ou à crédit, la carte bancaire professionnelle fonctionne avec des paiements prélevés directement sur le compte professionnel de l'entreprise.

Autrement dit, le salarié réalise ses dépenses professionnelles et c’est le compte courant de l’entreprise qui est débité. Ce système se distingue ainsi du principe des notes de frais où le salarié doit d’abord avancer sur ses fonds personnels puis demander un remboursement.

Cette carte n’est pas nominative. N’importe quel collaborateur au sein de l’entreprise peut ainsi l’utiliser. En cas d’abus, il est donc difficile de déterminer lequel a fauté.

Les avantages :

La carte bancaire professionnelle classique offre divers avantages :

• La simplicité d'utilisation. L’utilisation d’une carte bancaire professionnelle est privilégiée par rapport à la note de frais. La première raison évoquée fait souvent référence à sa facilité d’utilisation.

Elle offre un gain de temps aux services administratifs et un contrôle plus aisé des flux de trésorerie. De leur côté, les collaborateurs gagnent en autonomie.

D’autre part, elle ne nécessite aucune formalité complexe de mise en place car elle n’est pas personnalisée.

• L’absence de risque de découvert. L’entreprise peut fixer des plafonds, bloquer/débloquer une carte. Elle conserve un contrôle total sur la carte bancaire.

• Suivi des dépenses possible sur le compte courant. Comme les dépenses sont débitées sur le compte courant de l’entreprise, vous conservez une visibilité totale sur les dépenses réalisées.

Les inconvénients :

La carte bancaire classique a aussi certains inconvénients :

• Moins de flexibilité et de contrôle. Comme la carte n’est pas individualisée ou nominative, il est plus difficile d’effectuer un contrôle efficace des dépenses réalisées. En effet, les cartes sont certes plafonnées mais cela n’empêche pas un risque d’utilisation frauduleuse par les collaborateurs.

Ces derniers peuvent utiliser la carte d’entreprise à des fins personnelles.

• Gestion plus complexe en cas de perte, de vol ou d'expiration

• La non possibilité de fixer des plafonds de dépenses individuels. Tous les collaborateurs qui peuvent bénéficier d’une carte professionnelle n’ont pas les mêmes besoins financiers. Les plafonds sont fixés de manière globale et ne peuvent donc être personnalisés selon les besoins de chaque fonction.

• Moins adaptée aux entreprises avec plusieurs collaborateurs qui utilisent des cartes. Le contrôle devient d’autant plus compliqué si la carte professionnelle est destinée à être utilisée par de nombreux collaborateurs.

La carte bancaire professionnelle nominative :

De son côté, la carte nominative a aussi des avantages et des inconvénients.

Le fonctionnement :

La carte bancaire professionnelle nominative est donc individuellement et nommément attribuée à un collaborateur. Cela permet un contrôle plus efficace. Le collaborateur détenteur peut être moins enclin à faire des achats à titre personnel car ses abus seraient rapidement décelables.

La carte bancaire nominative permet aussi une plus grande personnalisation. Chaque carte est attribuée à un salarié nommément et peut être paramétrée avec des plafonds de dépenses, des restrictions d'utilisation :

• Horaires

• Zones géographiques

• Types de commerces

Cela permet aussi des fonctionnalités de suivi avancées.

Les avantages :

Voici les principaux avantages de la carte bancaire professionnelle nominative :

• Meilleur contrôle des dépenses professionnelles. Comme la carte est individualisée, il est plus facile de faire un suivi des dépenses professionnelles du détenteur de la carte.

• Suivi détaillé des transactions par salarié. Le service administratif peut effectuer un suivi détaillé salarié par salarié. Il pourra le faire depuis un tableau de bord unique et faire des comparaisons, avec un outil performant.

• Facilitation de la gestion des notes de frais. Il devient plus facile de gérer les dépenses de chaque salarié.

• Limitation des risques de fraude. Le salarié détenteur de la carte a moins de facilité pour frauder.

• Possibilité de déléguer les dépenses aux collaborateurs. Il est plus facile de déléguer des dépenses aux collaborateurs, sachant qu’aucun abus ni dépassement de plafond n’est possible.

Les inconvénients

La carte bancaire affiche également un certain nombre d’inconvénients :

• Un coût généralement plus élevé. Les coûts d’une carte bancaire nominative sont plus importants que pour les cartes bancaires classiques.

• Un gestion plus complexe pour l'entreprise. Si les collaborateurs détenant une carte nominative sont nombreux, le suivi peut devenir plus compliqué.

• Une configuration initiale nécessaire. Comme la carte est individualisée, elle doit être personnalisée initialement afin de correspondre aux besoins et aux nécessités de chaque poste.

En résumé

Ainsi, la carte bancaire professionnelle classique est plus adaptée aux petites entreprises ou aux besoins ponctuels, avec gestion simplifiée.

D’un autre côté, la carte bancaire professionnelle nominative est recommandée pour les entreprises avec plusieurs collaborateurs. Elle offre en effet un meilleur contrôle des dépenses et une gestion plus fine des frais professionnels.

Le choix entre une carte classique et une carte nominative dépend ainsi de différents facteurs :

• Les besoins spécifiques de votre entreprise

• Le nombre de collaborateurs

• Le niveau de contrôle souhaité

• Le montant du budget alloué.

Il est important de comparer les offres des différentes banques et de choisir la carte qui correspond le mieux à vos besoins.

Les usages courants d'une carte bancaire entreprise nominative

Voici les postes de dépenses qui nécessite l’utilisation d’une carte bancaire nominative :

Les frais de déplacement

Une carte professionnelle nominative permet au salarié d’être plus autonome pour planifier et régler ses dépenses de déplacement.Il peut par exemple lui-même :

• Faire ses réservations de billets d’avion

• Régler ses locations de voiture et ses frais d’hôtel

• Payer ses péages

• Etc

Ces formalités prendraient plus de temps dans le cas d’une carte de débit par exemple.

Les achats de fournitures

De même, le salarié peut librement acheter les fournitures nécessaires pour son travail, sans devoir passer par les services administratifs et comptables. Il suffit qu’il respecte le plafond de sa carte bancaire.

Il peut ainsi régler l’achat de fournitures de bureau, de matériel informatique ou encore de logiciel.

Les paiements en ligne

Le collaborateur de l’entreprise peut recourir aux paiements en ligne pour des achats dans le cadre de son travail ou pour régler des abonnements ou des fournisseurs par exemple.

Une carte bancaire nominative lui permet de réaliser ces dépenses de manière plus fluide et rapide.

Ce faisant, c’est l’entreprise dans sa globalité qui gagne en efficacité et en productivité. Les collaborateurs sont déjà limités par les plafonds définis et pourront donc difficilement faire des abus. D’ailleurs, ils peuvent toujours faire l’objet de contrôle en temps réel.

Comment choisir la meilleure carte bancaire nominative pour votre entreprise ?

Vous l’aurez compris, la carte bancaire nominative peut être utilisée pour régler différents types de frais professionnels. Il possède ainsi un réel avantage pratique aussi bien pour le collaborateur détenteur que pour l’entreprise elle-même.

Les banques ont cependant chacune leur offre et les cartes bancaires, chacune leurs caractéristiques. Il est ainsi important de savoir choisir en fonction des critères suivants :

Les tarifs

Le tarif est un élément déterminant pour choisir une banque puis une carte bancaire. Le coût moyen d’une carte professionnelle varie de 80 à 200 euros environ par an.

Vous devez donc comparer les différentes offres disponibles sur le marché. Il ne s’agit pas seulement de choisir le tarif le moins cher mais plutôt le meilleur rapport qualité-prix.

Certaines cartes sont certes chères mais offrent des services additionnels complets. Vous devez alors vous demander si la panoplie de services additionnels inclus correspond bien à vos besoins.Si non, choisissez pour une carte moins chère avec des services plus basiques. Les cartes les plus basiques peuvent d’ailleurs même être gratuites.

Il faut aussi prendre en compte les frais annexes qui peuvent s’appliquer et qui peuvent venir gonfler votre facture.Certaines banques appliquent des frais supplémentaires sur des transactions spécifiques comme les retraits d’espèces ou les transactions en devises étrangères par exemple. Pensez à avoir une visibilité la plus complète sur les coûts de la carte pour éviter toute mauvaise surprise.

Les services

Chaque banque propose un package différent. Les cartes premium offrent des services d’assurance ou des programmes de cashback. Naturellement, elles coûtent plus cher.

Sur le registre des fonctionnalités offertes, optez pour une carte qui vous permet de fixer des plafonds de dépenses personnalisables et flexibles. Cela vous permettra d’effectuer un contrôle plus efficace du budget et une meilleure gestion des risques d’abus.

Une fonctionnalité de suivi en temps réel peut aussi être importante.

Les besoins de l’entreprise

Avant de choisir votre carte corporate, vous devez tout d’abord analyser les besoins spécifiques de votre entreprise. Vous devez vous demander pourquoi vous aurez besoin d’une carte bancaire professionnelle nominative ?

• Combien de salariés en ont besoin ?

• Quels sont les types de dépenses les plus courantes dans votre entreprise ?

• Les salariés sont-ils souvent en déplacement ?

• Avez-vous besoin d’une seule carte nominative ou plus ?

• Etc.

Certaines cartes sont restrictives et interdisent par exemple les retraits d’espèces ou limitent les types de dépenses possibles.D’autres offrent plus de flexibilité et proposent un niveau de personnalisation plus important. Certaines offres permettent aussi de limiter l’utilisation de la carte à certaines zones géographiques ou à des plages horaires définies.

Les offres sont donc pléthores et il est important de choisir en fonction des besoins de votre organisation.

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En résumé, la carte bancaire professionnelle nominative offre de réels avantages pour les entreprises qui ont de nombreux collaborateurs. Encore faut-il choisir une carte offrant les services adaptés aux besoins de votre entreprise et au meilleur tarif. Heropay propose une gamme d’offres de cartes adaptées à tous les besoins et les budgets.