Erfahren Sie alles Wissenswerte über eine namentlich gekennzeichnete Firmenbankkarte

Was ist ein namentlich gekennzeichneter professioneller Bankausweis?

Eine geschäftliche Bankkarte wird als namentlich bezeichnet, wenn sie namentlich einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen wird. Mit anderen Worten: Die Karte ist nicht von einem Arbeitnehmer zum anderen austauschbar.

Die Merkmale der Karte sind also in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Arbeitsplatzes des Mitarbeiters, der den Halter hält, definiert sind . Diese Art von Ausweis unterscheidet sich somit vom klassischen Berufsausweis.

Sie soll jedoch denselben Zweck erfüllen: Sie soll es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre beruflichen Ausgaben zu decken, ohne ihre persönlichen Finanzen zu belasten. Es handelt sich also um ein Zahlungsmittel, das einem Mitarbeiter vom Unternehmen zugeteilt wird.

So ist sie, genau wie die klassische geschäftliche Bankkarte, direkt mit dem Girokonto des Unternehmens verbunden. Mit ihr können die geschäftlichen Einkäufe des Mitarbeiters, der sie besitzt, bezahlt werden.

Welche Unterschiede bestehen zwischen einer herkömmlichen professionellen Bankkarte und einer Namenskarte?

Sie werden es verstanden haben: Die namentliche Bankkarte unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht vom klassischen Berufsausweis.

Die klassische professionelle Bankkarte :

Hier sind die besonderen Merkmale einer herkömmlichen Geschäftsbankkarte.

Die Funktionsweise

Je nachdem, ob es sich um eine Debit- oder Kreditkarte handelt, funktioniert die geschäftliche Bankkarte mit Zahlungen, die direkt vom Geschäftskonto des Unternehmens abgebucht werden.

Mit anderen Worten: Der Arbeitnehmer tätigt seine Geschäftsausgaben und das Girokonto des Unternehmens wird belastet. Dieses System unterscheidet sich somit vom Prinzip der Spesenabrechnungen, bei denen der Arbeitnehmer zunächst aus seinem Privatvermögen in Vorleistung treten und dann eine Rückerstattung beantragen muss.

Die Karte ist nicht personengebunden. Sie kann also von jedem Mitarbeiter im Unternehmen verwendet werden. Im Falle eines Missbrauchs ist es daher schwierig, festzustellen, wer einen Fehler gemacht hat.

Vorteile :

Die klassische professionelle Bankkarte bietet verschiedene Vorteile:

• Die Einfachheit der Nutzung . Die Verwendung einer geschäftlichen Bankkarte wird gegenüber der Spesenabrechnung bevorzugt. Der erste Grund, der genannt wird, bezieht sich häufig auf die einfache Handhabung.

Sie spart den Verwaltungsabteilungen Zeit und erleichtert die Kontrolle des Geldflusses. Auf der anderen Seite gewinnen die Mitarbeiter an Autonomie.

Zum anderen erfordert sie keine komplexen Einrichtungsformalitäten, da sie nicht personalisiert ist.

• Das Fehlen eines Überziehungsrisikos Das Unternehmen kann Obergrenzen festlegen und eine Karte sperren/entsperren. Es behält die volle Kontrolle über die Bankkarte.

• Verfolgung der möglichen Ausgaben auf dem Girokonto . Da die Ausgaben dem Girokonto des Unternehmens belastet werden, behalten Sie die volle Übersicht über die getätigten Ausgaben.

Nachteile:

Die klassische Bankkarte hat auch einige Nachteile:

• Weniger Flexibilität und Kontrolle . Da die Karte nicht individualisiert oder mit Namen versehen ist, ist es schwieriger, eine wirksame Kontrolle der getätigten Ausgaben durchzuführen. Die Karten sind zwar mit einer Obergrenze versehen, aber das verhindert nicht das Risiko eines Missbrauchs durch die Mitarbeiter.

Diese können die Unternehmenskarte auch für persönliche Zwecke nutzen.

• Komplexere Verwaltung bei Verlust, Diebstahl oder Ablauf

• Die Nicht-Möglichkeit, individuelle Ausgabenobergrenzen festzulegen . Nicht alle Mitarbeiter, die für einen Berufsausweis in Frage kommen, haben die gleichen finanziellen Bedürfnisse. Die Höchstgrenzen sind global festgelegt und können daher nicht auf die Bedürfnisse der einzelnen Funktionen zugeschnitten werden.

• Weniger geeignet für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern die einen Ausweis verwenden. Die Kontrolle wird umso komplizierter, wenn der Berufsausweis von vielen Mitarbeitern verwendet werden soll.

Der namentlich gekennzeichnete professionelle Bankausweis :

Die Namenskarte ihrerseits hat ebenfalls Vor- und Nachteile.

Die Funktionsweise :

Der namentlich gekennzeichnete professionelle Bankausweis ist daher individuell und namentlich einem Mitarbeiter zugewiesen. Dies ermöglicht eine wirksamere Kontrolle. Der haltende Mitarbeiter ist möglicherweise weniger geneigt, private Einkäufe zu tätigen, da sein Missbrauch schnell auffallen würde.

Die namentlich gekennzeichnete Bankkarte ermöglicht außerdem eine größere Personalisierung . Jede Karte wird einem Mitarbeiter namentlich zugewiesen und kann mit Ausgabenhöchstgrenzen, Nutzungsbeschränkungen :

• Öffnungszeiten

• Geografische Gebiete

• Arten von Geschäften

Dies ermöglicht auch erweiterte Verfolgungsfunktionen.

Vorteile :

Hier sind die wichtigsten Vorteile der namentlichen Geschäftsbankkarte :

• Bessere Kontrolle der beruflichen Ausgaben . Da die Karte individualisiert ist, ist es einfacher, die Geschäftsausgaben des Karteninhabers nachzuverfolgen.

• Detaillierte Verfolgung der Transaktionen pro Mitarbeiter . Die Verwaltungsabteilung kann eine detaillierte Verfolgung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter durchführen. Sie kann dies von einem einheitlichen Dashboard aus tun und Vergleiche anstellen, mit einem leistungsstarken Tool.

• Vereinfachung der Verwaltung von Spesenabrechnungen . Es wird einfacher, die Ausgaben für jeden Mitarbeiter zu verwalten.

• Begrenzung des Betrugsrisikos . Der Arbeitnehmer, der die Karte besitzt, hat es weniger leicht, zu betrügen.

• Möglichkeit, Ausgaben an Mitarbeiter zu delegieren . Es ist einfacher, Ausgaben an Mitarbeiter zu delegieren, wenn man weiß, dass kein Missbrauch und keine Überschreitung des Höchstbetrags möglich ist.

Die Nachteile

Die Bankkarte weist auch eine Reihe von Nachteilen auf:

• Generell höhere Kosten . Die Kosten für eine namentlich gekennzeichnete Bankkarte sind höher als bei herkömmlichen Bankkarten.

• Ein komplexeres Management für das Unternehmen . Wenn viele Mitarbeiter eine Namenskarte besitzen, kann die Nachverfolgung komplizierter werden.

• Eine notwendige Anfangskonfiguration . Da die Karte individualisiert ist, muss sie anfangs personalisiert werden, um den Bedürfnissen und Notwendigkeiten jedes Postens zu entsprechen.

Zusammenfassend

So ist die klassische professionelle Bankkarte besser geeignet für kleine Unternehmen oder punktuellen Bedarf, mit vereinfachter Verwaltung.

Andererseits wird ein professioneller, namentlich gekennzeichneter Bankausweis empfohlen für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern. Sie bietet nämlich eine bessere Kontrolle der Ausgaben und eine feinere Verwaltung der Berufsauslagen.

Die Wahl zwischen einer klassischen Karte und einer Namenskarte hängt somit von verschiedenen Faktoren ab:

• Die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens

• Die Anzahl der Mitarbeiter

• Das gewünschte Maß an Kontrolle

• Die Höhe des zugewiesenen Budgets.

Es ist wichtig, die Angebote der verschiedenen Banken zu vergleichen und die Karte zu wählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Die üblichen Verwendungszwecke einer namentlich gekennzeichneten Firmenbankkarte

Hier sind die Ausgabenposten, für die eine namentlich gekennzeichnete Bankkarte benötigt wird:

Die Reisekosten

Ein namentlich gekennzeichneter Berufsausweis ermöglicht dem Arbeitnehmer selbstständiger bei der Planung und Begleichung ihrer Reisekosten. Er kann zum Beispiel selbst :

• Flugticketreservierungen vornehmen

• Mietwagen und Hotelkosten begleichen

• Mautgebühren bezahlen

• Etc

Diese Formalitäten würden z. B. bei einer Debitkarte mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Der Kauf von Lieferungen

Ebenso kann der Arbeitnehmer frei die für seine Arbeit benötigten Materialien kaufen Sie müssen keine Verwaltungs- oder Buchhaltungsabteilungen durchlaufen. Es genügt, wenn er sich an das Limit seiner Kreditkarte hält.

So kann er den Kauf von Büromaterial, Computerhardware oder auch Software regeln.

Online-Zahlungen

Der Mitarbeiter eines Unternehmens kann Online-Zahlungen für Einkäufe im Rahmen seiner Arbeit nutzen oder um Abonnements oder Anbieter zu bezahlen zum Beispiel.

Eine namentlich gekennzeichnete Bankkarte ermöglicht es ihm, diese Ausgaben flüssiger und schneller zu tätigen.

Dadurch gewinnt das Unternehmen als Ganzes an Effizienz und Produktivität. Die Mitarbeiter sind bereits durch die festgelegten Obergrenzen eingeschränkt und werden daher kaum Missbrauch betreiben können. Außerdem können sie immer in Echtzeit kontrolliert werden.

Wie wählen Sie die beste Bankkarte mit Namen für Ihr Unternehmen?

Wie Sie sicher bemerkt haben, kann die namentlich gekennzeichnete Bankkarte zur Begleichung verschiedener Arten von Geschäftsausgaben verwendet werden. Sie hat somit einen echten praktischen Vorteil sowohl für den Mitarbeiter, der sie besitzt, als auch für das Unternehmen selbst.

Die Banken haben jedoch alle ihre eigenen Angebote und die Bankkarten haben alle ihre eigenen Merkmale. Daher ist es wichtig, die Wahl anhand folgender Kriterien treffen zu können:

Die Tarife

Die Gebühren sind ein entscheidender Faktor bei der Wahl einer Bank und anschließend einer Bankkarte. Die durchschnittlichen Kosten für eine Geschäftskarte variieren von ca. 80 bis 200 Euro pro Jahr .

Sie sollten daher die verschiedenen Angebote auf dem Markt vergleichen. Dabei geht es nicht nur darum, den günstigsten Tarif zu wählen, sondern vielmehr das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

Manche Karten sind zwar teuer, bieten aber umfassende Zusatzleistungen. Sie sollten sich also fragen, ob das Angebot an Zusatzleistungen Ihren Bedürfnissen entspricht, und wenn nicht, sollten Sie sich für eine billigere Karte mit grundlegenden Leistungen entscheiden. Die einfachsten Karten können sogar kostenlos sein.

Dazu gehört auch Nebenkosten berücksichtigen Einige Banken berechnen zusätzliche Gebühren für bestimmte Transaktionen, wie z. B. Bargeldabhebungen oder die Zahlung von Krediten. Fremdwährungstransaktionen zum Beispiel. Denken Sie daran, einen möglichst vollständigen Überblick über die Kosten der Karte zu haben, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Die Dienste

Jede Bank bietet ein anderes Paket an. Premiumkarten bieten Versicherungsdienstleistungen oder Cashback-Programme . Natürlich sind sie teurer.

Im Hinblick auf die angebotenen Funktionen sollten Sie sich für eine Karte entscheiden, mit der Sie individuell anpassbare und flexible Ausgabenlimits festlegen können. So können Sie Ihr Budget besser kontrollieren und das Risiko von Missbrauch verringern.

Eine Funktion zur Echtzeitverfolgung kann ebenfalls wichtig sein.

Die Bedürfnisse des Unternehmens

Bevor Sie Ihre Corporate Card auswählen, sollten Sie zunächst die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens analysieren . Sie fragen sich bestimmt, warum Sie eine namentlich gekennzeichnete geschäftliche Bankkarte benötigen?

• Wie viele Beschäftigte brauchen sie?

• Welche Arten von Ausgaben sind in Ihrem Unternehmen am häufigsten anzutreffen?

• Sind die Beschäftigten häufig unterwegs?

• Benötigen Sie nur eine oder mehrere Namenskarten?

• Etc.

Einige Karten sind restriktiv und verbieten z. B. das Abheben von Bargeld oder beschränken die Art der möglichen Ausgaben, andere bieten mehr Flexibilität und einen höheren Grad an Personalisierung. Bei manchen Angeboten kann man die Nutzung der Karte auch auf bestimmte geografische Gebiete oder bestimmte Zeiträume beschränken.

Es gibt also eine Fülle von Angeboten und es ist wichtig, dass Sie nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation auswählen.

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Zusammengefasst, die namentlich gekennzeichnete professionelle Bankkarte bietet echte Vorteile für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Allerdings muss man eine Karte wählen, die die Leistungen bietet, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen, und das zum besten Preis. Heropay bietet eine Reihe von Kartenangeboten, die für alle Bedürfnisse und Budgets geeignet sind.