Comment calculer et gérer son encours client ?

L'encours client représente une part significative du bilan des entreprises françaises, influençant directement sur leur liquidité. En effet, 41% des CFO déclarent que les délais de paiement de leurs clients sont leur principal défi au quotidien.

Définition de l’encours client

L'encours client désigne le montant total des créances qu'une entreprise détient sur ses clients, à un moment donné. En France, l'encours client représente souvent une part importante du bilan des entreprises B2B.

Contrairement à l'encours fournisseur, qui concerne les montants dus aux fournisseurs, l'encours client se réfère aux sommes dues par les clients.

Calculer son encours client total

Pour calculer l'encours client total, il faut prendre en compte divers éléments :

• Avances et acomptes : sommes déjà versées par les clients pour des commandes qui ne sont pas encore livrées.

• Créances échues : montants dus par les clients pour des biens ou services déjà livrés, mais non encore payés, dont la date d’échéance est dépassée.

• Créances non échues : montants qui seront dus dans le futur pour des livraisons ou services déjà effectués, dont la date d’échéance n’est pas encore dépassée.

• Factures émises : montants facturés aux clients pour des livraisons ou services réalisés.

Pour calculer l'encours client total, utilisez la formule suivante :

Qu'est-ce qu'un plafond d'encours ?

Le plafond d'encours client est le montant maximal de crédit qu'une entreprise est prête à accorder à un client spécifique. Ce plafond est généralement défini en fonction de la solvabilité du client, évaluée par : 

• Son historique de paiement

• Sa situation financière

• Et parfois par des évaluations externes

Pour voir la solvabilité d'un client, une entreprise peut consulter les rapports de crédit, les bilans financiers ou utiliser des services spécialisés en évaluation de crédit.

Exemple concret : un tableau d’encours client

• Exemple 1ᵉʳ trimestre de l’année

  Janvier	Février	Mars
  190 000€	240 000€	170 000€

  Ce tableau montre l'évolution mensuelle de l'encours client. L’augmentation en février peut indiquer des ventes plus élevées ou des retards de paiement.

Un autre tableau de suivi de l’encours client : la balance âgée client

La balance âgée client répartit les créances selon leur ancienneté. Elle est cruciale pour identifier les retards de paiement et les risques de crédit associés.

Gérer son encours client

Gérer efficacement l'encours client est vital pour maintenir une trésorerie saine. Voici quelques conseils clés :

• Surveillez régulièrement l'encours client : suivez de près les montants dus par les clients et les échéances de paiement.

• Établissez des termes de paiement clairs : définissez des conditions de paiement explicites et assurez-vous qu'elles sont bien comprises par les clients.

• Utilisez des relances et des rappels : envoyez des rappels cordiaux ou des avis de paiements échus pour encourager les paiements en temps voulu.

• Négociez des acomptes ou des avances : pour les gros contrats ou les nouveaux clients, envisagez de demander des acomptes.

• Mettez en place des pénalités pour retard de paiement : cela peut dissuader les retards et compenser les coûts liés aux retards de paiement.

Comment comptabiliser son encours client ?

Le processus de comptabilisation de l'encours client se déroule en plusieurs étapes :

1. Enregistrement des ventes : comptabilisez les ventes dès la livraison ou la prestation du service.

2. Création de factures : émettez des factures détaillées pour chaque vente.

3. Suivi des paiements : enregistrez les paiements reçus contre les factures correspondantes.

4. Gestion des créances : suivez les créances échues et non échues dans les comptes appropriés, dans le compte "clients" (classe 4 du plan comptable général).

Comment réussir le suivi de son encours client ?

Pour un suivi efficace de l'encours client :

• Mise en place d'un système de comptabilité rigoureux

Utiliser des logiciels de comptabilité avancés tels que QuickBooks ou Sage, qui offrent une vue d'ensemble précise des créances clients et facilitent le suivi en temps réel.

• Comparaison de l'encours par client avec le plafond d'encours

Il est essentiel de surveiller régulièrement les montants dus par chaque client et de s'assurer qu'ils ne dépassent pas le plafond de crédit alloué pour minimiser les risques d’impayé.

• Intégration d'outils de suivi et d'analyse

Des solutions comme Hero offrent des aperçus détaillés et des analyses de l'encours client, aidant les entreprises à prendre des décisions éclairées sur la gestion des crédits clients et l'optimisation de la trésorerie.

• Régularité et précision dans la mise à jour des données

Gardez vos données financières à jour pour assurer une vision claire de la situation de l'encours client à tout moment.

Comment optimiser son encours client ?

Hero propose des solutions innovantes comme l'affacturage pour optimiser l'encours client. Avec Hero Cash, les entreprises peuvent recevoir un paiement immédiat pour leurs factures, réduisant ainsi leur encours client et améliorant leur trésorerie. Avec Hero, vous pouvez gérer les plafonds d’encours par client, jusqu’à 20 000 € par client !

Pourquoi est-ce crucial de bien gérer son encours client ?

Une gestion efficace de l'encours client est cruciale, car elle impacte directement le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et le délai moyen de paiement des clients (DSO). 

Un encours client élevé peut indiquer des retards de paiement et un risque accru d'impayés, tandis qu'un encours réduit témoigne d'une bonne santé financière et de relations solides avec les clients.

Une gestion optimisée de l'encours client est fondamentale pour la santé financière d'une entreprise et des solutions comme Hero peuvent jouer un rôle clé dans ce processus.

Questions fréquentes :

Comment dit-on “encours client” en anglais ?

L'encours client se dit "accounts receivable" en anglais.

C'est quoi le crédit client ?

Le crédit client est un accord par lequel un vendeur permet à l'acheteur de payer les biens ou services à une date ultérieure, créant ainsi une créance pour le vendeur.

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