Le délai de paiement fournisseur à appliquer, et les règles à connaître

Quel est le délai légal de paiement ?

Le délai de paiement fournisseur légal est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Toutefois, un accord entre les parties peut permettre d'étendre ce délai jusqu'à 60 jours calendaires, ou 45 jours fin de mois.

En France, la loi encadre strictement ces délais entre deux professionnels afin de maintenir une certaine équité et fluidité dans les transactions commerciales. Ce cadre légal est indispensable lorsque l’on sait que près de la moitié des faillites sont dues à des insuffisances de liquidités !

Les délais de paiement dérogatoires

Les délais dérogatoires concernent certaines transactions dues à la nature spécifique ou la saisonnalité de certains produits. On retrouve par exemple (non-exhaustif) :

• Transport et logistique : 30 jours après l'émission de la facture

• Certaines boissons alcooliques : 30 jours après la fin du mois de livraison

• Vins : 45 ou 60 jours post-facturation

• Articles de sport : 90 jours pour le solde des factures avant la saison d'activité.

Vous retrouverez la liste complète des dérogations dans cette communication de la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes).

Quel est le délai maximal de paiement d'une prestation en France ?

En France, le paiement ne peut donc pas s’opérer plus de 60 jours après la réalisation de la prestation ou la livraison des marchandises, et ce quelles que soient les conditions du contrat.

Quel est le délai moyen de paiement des fournisseurs en France ?

D’après la Banque de France, le délai de paiement des fournisseurs est de 48 jours.

Cela signifie que de nombreuses entreprises ne sont pas en règle : 61 % des sociétés paient à plus de 60 jours et s’exposent à des sanctions potentielles. Il s’agit principalement de grandes entreprises.

Pour autant, la situation s’est améliorée : en 15 ans, ce délai moyen a diminué de 13 jours, passant ainsi de 61 à 48 jours.

Comment calculer le délai moyen de paiement des fournisseurs ?

Le délai moyen de paiement des fournisseurs est déterminé par le ratio suivant :

(dettes fournisseurs / achats) x 360 jours

Par exemple, si vous avez actuellement 20 000 € de dettes fournisseurs en attente de règlement, et que vous avez réalisé 300 000 € d’achats sur l’exercice, votre délai moyen de paiement des fournisseurs est de 24 jours.

On parle également de DPO (Days Payable Outstanding). Attention, ce calcul ne tient pas compte de la saisonnalité : c’est une photo de l’instant T.

L’impact des délais de paiement sur la trésorerie

Les délais de paiement fournisseurs ont un impact direct sur la trésorerie d'une entreprise.

Un délai de réglement prolongé permet d’améliorer la trésorerie à court terme en préservant les liquidités (le besoin en fonds de roulement diminue), mais peut aussi détériorer les relations avec les fournisseurs si ces délais sont perçus comme excessifs.

À l'inverse, des délais de paiement courts peuvent favoriser de bonnes relations avec les fournisseurs, mais peuvent mettre la trésorerie sous pression si les encaissements clients ne suivent pas le même rythme (le besoin en fonds de roulement augmente).

Il existe une solution pour maintenir de bonnes relations fournisseurs et maîtriser son BFR (besoin en fonds de roulement) : Hero avance le paiement de votre facture fournisseur. Votre fournisseur est payé à l’échéance voulue, alors que vous ne paierez la facture qu’à 30 ou 60 jours

Comment calculer l'échéance d'une facture fournisseur ?

Tout d’abord, on identifie la date d'émission de la facture ou la date de réception des marchandises/prestations, selon les termes convenus. À partir de là, on ajoute simplement le délai de paiement convenu dans le contrat ou sur la facture.

Par exemple, si une facture est émise le 1er février et que le délai de paiement est de 30 jours, l'échéance sera le 31 février. Il est essentiel que cette date soit respectée pour maintenir une bonne relation avec les fournisseurs et éviter des pénalités de retard.

Qui fixe les délais de paiement ?

Les délais de paiement sont généralement fixés par un accord mutuel entre l’acheteur et le fournisseur lors de la négociation du contrat. Toutefois, ils doivent rester dans les limites imposées par la loi française : un délai de règlement maximum de 60 jours ou 45 jours fin de mois.

Toutefois, si aucun délai de paiement n'est spécifié dans le contrat, le délai par défaut est de 30 jours (article l 441-6 du code de commerce).

Pourquoi est-ce important de régler les fournisseurs dans les délais ?

Régler les fournisseurs dans les délais est une manifestation de fiabilité et de professionnalisme. Cela permet de :

•  Renforcer la relation et la confiance entre l'entreprise et ses fournisseurs

•  Garantir un approvisionnement continu en biens ou services achetés

 Quelles sont les conséquences des retards de paiement ?

Voici quelques conséquences concrètes que peuvent engendrer des retards de paiement de vos fournisseurs :

• Pénalités de retard

Elles sont appliquées au taux du contrat.

• Indemnité forfaitaire

Elles sont appliquées à la discrétion du fournisseur.

• Poursuites judiciaires

Les fournisseurs peuvent engager des poursuites pour récupérer les montants dus et le préjudice subi, ce qui peut engendrer des coûts judiciaires supplémentaires et une perte de temps précieux.

• Refus du Commissaire aux Comptes de valider les bilans

Les retards de paiement peuvent conduire à une situation où le Commissaire aux Comptes refuse de valider les bilans de la société, mettant ainsi publiquement en lumière des problèmes de gestion financière.

• Sanctions de la DGCCRF

En France, les entreprises peuvent être sanctionnées par une amende administrative pouvant aller jusqu’à 2 millions d’euros pour non-respect des délais de paiement. De plus, la sanction doit être publiée sur le site web de la DGCCRF, une pratique de “name and shame” qui peut gravement nuire à la réputation de votre entreprise.

Comment sont calculées les pénalités de retard ?

Les pénalités de retard sont calculées en fonction des termes stipulés dans le contrat entre l'entreprise et le fournisseur. Les contrats stipulent souvent un taux de 10% + le taux directeur de la BCE.

À défaut de mention au contrat, les dispositions légales en vigueur en France s’appliquent. La loi prévoit un taux de pénalité de retard :

•  Avec un taux de pénalité de retard supérieur ou égal à trois fois le taux d'intérêt légal.

•  Avec un montant des pénalités de retard ne pouvant être inférieur à une somme forfaitaire fixée à 40 €.

Voici comment procéder au calcul des pénalités de retard :

1. Identifier le taux d'intérêt appliqué : Le taux d'intérêt est soit spécifié dans le contrat, soit c'est le taux légal multiplié par trois.

2. Calculer le nombre de jours de retard : Il s'agit de la différence entre la date d'échéance de la facture et la date de paiement effectif.

3. Appliquer la formule de calcul : (montant de la facture HT x taux d'intérêt des pénalités / 100) x (nombre de jours de retard / 365).

Les stratégies d’optimisation du délai de paiement fournisseur

Optimiser les délais de paiement fournisseurs contribue à une gestion efficace de la trésorerie et à des relations saines avec les fournisseurs.

Les technologies pour optimiser les paiements fournisseurs

Voici quelques exemples concrets de technologies qui peuvent être utilisées pour l'optimisation des délais de paiement fournisseurs :

1. Systèmes de Gestion de la Relation Fournisseur (SRM) :

Ces systèmes centralisent toutes les informations relatives aux fournisseurs. Quickbooks, un outil de gestion comptable, permet de centraliser le suivi de vos factures fournisseurs. Ce logiciel peut se connecter à Hero.

1. Logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) :

Ils permettent de dématérialiser et de centraliser les factures fournisseurs, ce qui facilite leur traitement et accélère les validations nécessaires pour procéder au paiement.

1. Automatisation des processus de paiement :

Des logiciels d'automatisation peuvent prendre en charge la gestion des cycles de paiement, de la réception des factures à leur règlement, en passant par les validations nécessaires. Hero permet par exemple d’automatiser vos processus de trésorerie pour vous libérer un temps précieux.

Négocier un allongement des délais de paiement auprès des fournisseurs

La négociation d'un allongement des délais de paiement avec vos fournisseurs peut s’avérer indispensable en cas de tension de trésorerie. Voici comment procéder, étape par étape :

1. Prévoyez les tensions de trésorerie à l’avance.

2. Sollicitez un plan de paiement étalé. Avertissez votre fournisseur le plus tôt possible.

3. Précisez les modifications des délais de paiement dans un document écrit, et faites en sorte de lui rendre service en échange pour prendre soin de vos relations !

Quand peut-on refuser de payer une facture ?

Le refus de payer une facture peut se justifier dans certaines situations spécifiques :

1. Livraison non conforme (malfaçons ou défauts)

2. Livraison incomplète

3. Erreur dans la facturation (comme un montant incorrect ou des frais non convenus)

4. Retard de livraison

Comment refuser de payer une facture fournisseur ?

Voici un guide étape par étape pour refuser de payer une facture :

• Vérification :

Vérifiez minutieusement la facture et comparez-la avec le bon de commande, le contrat et la livraison effectuée.

• Documentation :

Documentez toutes les non-conformités, malfaçons ou autres problèmes avec des preuves à l'appui comme des photos, emails ou témoignages.

• Communication :

Informez le fournisseur dès que possible de votre intention de refuser le paiement.

• Proposition de résolution :

Proposez des solutions pour résoudre le problème, que ce soit la correction des erreurs, la livraison des éléments manquants ou la réparation des malfaçons.

• Formalisation :

Envoyez votre écrit par courrier recommandé.

Le refus de paiement d'une facture est une démarche sérieuse qui peut avoir des implications juridiques et financières. Il est donc crucial de procéder de manière réfléchie.

Puis-je invoquer la prescription pour ne pas payer ma dette ?

Invoquer la prescription d’une facture entre professionnels est possible dans un cas bien précis : après 5 ans sans relance de paiement du fournisseur, et dans la preuve de votre bonne foi.

Quel est le délai légal de paiement avec un fournisseur étranger ?

Les délais de paiement avec un fournisseur étranger peuvent varier en fonction du pays d'origine du fournisseur.

Le délai légal de paiement avec une société européenne

Au sein de l'Union Européenne, la Directive 2011/7/UE établit que le délai de paiement ne doit pas dépasser 60 jours, sauf si un autre délai est expressément convenu au contrat et qu’il n’est pas abusif pour le fournisseur.

Le délai légal de paiement avec une société hors UE

Pour les transactions avec des sociétés basées hors de l'Union Européenne, les délais de paiement sont régis par les lois du pays du fournisseur ou par les termes du contrat.

Selon le contrat, le délai peut courir à partir de :

• La date de la facture

• La date d’expédition

• La date de passage en douane

• La date de réception

Dans tous les cas, il est fortement recommandé de définir clairement les délais de paiement fournisseur dans les contrats commerciaux pour éviter tout malentendu ou litige.

Pour faciliter vos relations fournisseurs tout en finançant votre trésorerie, prenez contact avec un conseiller Hero.