Welche Zahlungsfrist für Lieferanten gilt und welche Regeln Sie kennen sollten

Wie lange ist die gesetzliche Zahlungsfrist?

Die gesetzliche Zahlungsfrist für Lieferanten beträgt 30 Tage nach Erhalt der Waren oder Erbringung der Leistung. Durch eine Vereinbarung zwischen den Parteien kann diese Frist jedoch auf bis zu 60 Kalendertage bzw. 45 Tage zum Monatsende verlängert werden.

In Frankreich sind diese Fristen beispielsweise zwischen zwei Gewerbetreibenden gesetzlich streng geregelt, um eine gewisse Fairness und einen reibungslosen Ablauf der Geschäftstransaktionen zu gewährleisten. Dieser gesetzliche Rahmen ist unerlässlich, wenn man bedenkt, dass nahezu die Hälfte aller Insolvenzen auf mangelnde Liquidität zurückzuführen sind!

Die abweichenden Zahlungsfristen

Abweichende Fristen betreffen bestimmte Transaktionen aufgrund der besonderen Beschaffenheit oder der Saisonabhängigkeit bestimmter Produkte. Dazu gehören zum Beispiel (nicht erschöpfend):

• Transport und Logistik: 30 Tage nach Ausstellung der Rechnung.

• Bestimmte alkoholische Getränke: 30 Tage nach Ende des Liefermonats.

• Weine: 45 oder 60 Tage nach Rechnungsstellung.

• Sportartikel: 90 Tage für den Saldo der Rechnungen vor der Geschäftssaison.

Wie wird die durchschnittliche Zahlungsfrist für Lieferanten berechnet?

Die durchschnittliche Zahlungsfrist für Lieferanten wird durch das folgende Verhältnis bestimmt:

(Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen / Einkäufe) x 360 Tage

Wenn Sie z. B. derzeit 20.000 € an Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten haben, die auf eine Zahlung warten, und im Geschäftsjahr 300.000 € an Einkäufen getätigt haben, beträgt Ihre durchschnittliche Zahlungsfrist für Lieferanten 24 Tage.

Man spricht auch von DPO (Days Payable Outstanding). Achtung, diese Berechnung berücksichtigt nicht die Saisonalität: Es handelt sich um eine Momentaufnahme.

Die Auswirkungen der Zahlungsfristen auf die Liquidität

Die Zahlungsfristen für Lieferanten haben einen direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens.

Eine längere Regulierungsfrist kann die kurzfristige Liquidität verbessern, indem sie die Liquidität erhält (der Bedarf an Betriebskapital sinkt), kann aber auch die Beziehungen zu den Lieferanten verschlechtern, wenn diese die Fristen als übermäßig lang empfinden.

Umgekehrt können kurze Zahlungsfristen gute Beziehungen zu Lieferanten fördern, können aber die Liquidität unter Druck setzen, wenn die Zahlungseingänge der Kunden nicht mithalten (der Bedarf an Betriebskapital steigt).

Es gibt eine Lösung, um gute Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten und den WCR (Bedarf an Betriebskapital) zu kontrollieren: Hero schießt die Zahlung Ihrer Lieferantenrechnung vor. Ihr Lieferant wird zum gewünschten Termin bezahlt, während Sie die Rechnung erst nach 30 oder 60 Tagen begleichen.

Wie berechnet man das Fälligkeitsdatum einer Lieferantenrechnung?

Zunächst identifiziert man das Ausstellungsdatum der Rechnung oder das Datum des Eingangs der Waren/Leistungen, je nachdem, was vereinbart wurde. Von da an fügt man einfach die Zahlungsfrist hinzu, die im Vertrag oder auf der Rechnung vereinbart wurde.

Wenn beispielsweise eine Rechnung am 1. Januar ausgestellt wird und die Zahlungsfrist 30 Tage beträgt, ist das Fälligkeitsdatum der 31. Januar. Dieses Datum muss unbedingt eingehalten werden, um eine gute Beziehung zu den Lieferanten aufrechtzuerhalten und Säumniszuschläge zu vermeiden.

Wer legt die Zahlungsfristen fest?

Die Zahlungsfristen werden in der Regel durch eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant bei der Aushandlung des Vertrags festgelegt. Sie müssen jedoch innerhalb der vom Gesetz vorgegebenen Grenzen bleiben: eine maximale Zahlungsfrist von 60 Tagen oder 45 Tagen am Monatsende.

Warum ist es wichtig, Lieferanten fristgerecht zu bezahlen?

Die fristgerechte Bezahlung von Lieferanten ist ein Ausdruck von Zuverlässigkeit und Professionalität. Dies führt zu:

• Stärkung der Beziehung und des Vertrauens zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten.

• Sicherstellung einer kontinuierlichen Versorgung mit eingekauften Waren oder Dienstleistungen.

Welche Folgen haben verspätete Zahlungen?

Hier sind einige konkrete Folgen, die sich aus verspäteten Zahlungen Ihrer Lieferanten ergeben können:

• Verzugszinsen

Sie werden zu dem im Vertrag festgelegten Satz angewandt.

• Pauschale Entschädigung

Sie werden nach dem Ermessen des Anbieters angewandt.

• Gerichtliche Klagen

Lieferanten können rechtliche Schritte einleiten, um die geschuldeten Beträge und den erlittenen Schaden einzufordern, was zu zusätzlichen Gerichtskosten und dem Verlust wertvoller Zeit führen kann.

• Weigerung des Rechnungsprüfers, die Bilanzen zu bestätigen

Zahlungsverzögerungen können zu einer Situation führen, in der der Rechnungsprüfer sich weigert, die Bilanzen des Unternehmens zu bestätigen, wodurch Probleme im Finanzmanagement öffentlich aufgedeckt werden.

Wie werden Verzugszinsen berechnet?

Verzugszinsen werden nach den Bedingungen berechnet, die im Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten festgelegt sind. In den Verträgen wird oft ein Satz von 10 % + Leitzins der EZB festgelegt.

So gehen Sie bei der Berechnung von Säumniszuschlägen vor:

1. Den angewandten Zinssatz identifizieren: Der Zinssatz ist entweder im Vertrag angegeben oder es handelt sich um den gesetzlichen Zinssatz multipliziert mit drei.

2. Berechnen Sie die Anzahl der Verzugstage: Dies ist die Differenz zwischen dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und dem Datum der tatsächlichen Zahlung.

3. Wenden Sie die Berechnungsformel an: (Rechnungsbetrag zzgl. MwSt. x Zinssatz für Vertragsstrafen / 100) x (Anzahl der Verzugstage / 365).

Strategien zur Optimierung der Zahlungsfrist für Lieferanten

Die Optimierung der Zahlungsfristen für Lieferanten trägt zu einem effizienten Cashflow-Management und gesunden Beziehungen zu den Lieferanten bei.

Technologien zur Optimierung von Lieferantenzahlungen

Hier sind einige konkrete Beispiele für Technologien, die zur Optimierung der Zahlungsfristen für Lieferanten eingesetzt werden können:

1. Systeme für das Supplier Relationship Management (SRM):

Diese Systeme zentralisieren alle Informationen über Lieferanten. Quickbooks, ein Buchhaltungstool, ermöglicht die zentrale Verfolgung Ihrer Lieferantenrechnungen. Diese Software kann mit Hero verbunden werden.

2. Software für das elektronische Dokumentenmanagement (EDM):

Dies ermöglicht die Digitalisierung und Zentralisierung von Lieferantenrechnungen, was deren Bearbeitung erleichtert und die für die Zahlung erforderlichen Validierungen beschleunigt.

3. Automatisierung der Zahlungsprozesse:

Automatisierungssoftware kann die Verwaltung von Zahlungszyklen übernehmen, vom Rechnungseingang über die Bezahlung bis hin zu den notwendigen Freigaben. Hero ermöglicht beispielsweise die Automatisierung Ihrer Treasury-Prozesse, um Ihnen wertvolle Zeit zu ersparen.

Verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten über eine Verlängerung der Zahlungsfristen

Die Aushandlung einer Verlängerung der Zahlungsfristen mit Ihren Lieferanten kann sich als unverzichtbar erweisen, wenn die Liquidität angespannt ist. Hier erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen können:

1. Rechnen Sie mit einer angespannten Liquiditätslage im Voraus.

2. Beantragen Sie einen gestaffelten Zahlungsplan. Benachrichtigen Sie Ihren Lieferanten so früh wie möglich.

3. Halten Sie die Änderungen der Zahlungsfristen in einem schriftlichen Dokument fest und tun Sie ihm im Gegenzug einen Gefallen, um Ihre Beziehungen zu pflegen!

Wann kann man sich weigern, eine Rechnung zu bezahlen?

Die Weigerung, eine Rechnung zu bezahlen, kann in einigen spezifischen Situationen gerechtfertigt sein:

1. Nicht ordnungsgemäße Lieferung (Mängel oder Defekte).

2. Unvollständige Lieferung

3. Fehler bei der Rechnungsstellung (wie ein falscher Betrag oder eine nicht vereinbarte Gebühr).

4. Verspätete Lieferung

Wie weigere ich mich, eine Lieferantenrechnung zu bezahlen?

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Zahlung einer Rechnung verweigern können:

1. Prüfen:

Überprüfen Sie die Rechnung gründlich und vergleichen Sie sie mit der Bestellung, dem Vertrag und der erfolgten Lieferung.

2. Dokumentieren:

Dokumentieren Sie alle Nichtkonformitäten, Mängel oder andere Probleme mit Belegen wie Fotos, E-Mails oder Zeugenaussagen.

3. Kommunikation:

Informieren Sie den Lieferanten so schnell wie möglich über Ihre Absicht, die Zahlung zu verweigern.

4. Vorschlag für eine Lösung:

Machen Sie einen Vorschlag zur Lösung des Problems, sei es die Korrektur von Fehlern, die Lieferung fehlender Teile oder die Reparatur von Mängeln.

5. Formalisierung:

Senden Sie Ihr Schreiben per Einschreiben.

Die Weigerung, eine Rechnung zu bezahlen, ist ein ernsthafter Schritt, der rechtliche und finanzielle Auswirkungen haben kann. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, überlegt vorzugehen.

Kann ich mich auf die Verjährung berufen, um meine Schulden nicht zu begleichen?

Sich auf die Verjährung einer Rechnung zwischen Geschäftsleuten zu berufen, ist in einem ganz bestimmten Fall möglich: nach fünf Jahren ohne Zahlungsaufforderung des Lieferanten und bei Nachweis Ihres guten Glaubens.

Welche gesetzlichen Fristen gelten für die Zahlung an einen ausländischen Lieferanten?

Die Zahlungsfristen mit einem ausländischen Lieferanten können je nach Herkunftsland des Lieferanten unterschiedlich sein.

Die gesetzliche Zahlungsfrist mit einem europäischen Unternehmen

Innerhalb der Europäischen Union legt die Richtlinie 2011/7/EU fest, dass die Zahlungsfrist 60 Tage nicht überschreiten darf, außer wenn eine andere Frist ausdrücklich im Vertrag vereinbart wurde und für den Lieferanten nicht missbräuchlich ist.

Die gesetzliche Zahlungsfrist mit einem Unternehmen außerhalb der EU

Bei Geschäften mit Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union haben, werden die Zahlungsfristen durch die Gesetze des Landes des Lieferanten oder durch die Vertragsbedingungen geregelt.

Je nach Vertrag kann die Frist anfallen ab dem:

• Datum der Rechnung

• Datum der Versendung

• Datum der Zollabfertigung

• Datum des Empfangs

In jedem Fall wird dringend empfohlen, die Lieferanten-Zahlungsfristen in den Handelsverträgen klar festzulegen, um Missverständnisse oder Streitigkeiten zu vermeiden.

Um Ihre Lieferantenbeziehungen zu erleichtern und gleichzeitig Ihren Cashflow zu finanzieren, nehmen Sie Kontakt mit einem Hero-Berater auf.