Wie kann man seinen Auftragsbearbeitungsprozess optimieren?

Was genau ist Auftragsbearbeitung ?

Die Auftragsbearbeitung bezeichnet den Prozess, der Folgendes beinhaltet alle notwendigen Schritte vom Verkauf eines Produkts bis zu seiner Auslieferung an den Endkunden.

Auch Fulfillment genannt, spielt es eine wichtige Rolle für die Kundenzufriedenheit. Ein optimierter Prozess der Auftragsabwicklung ist nämlich ein wirksames Mittel zur Kundenbindung.

Die 5 Schritte der Auftragsbearbeitung

Die Schritte der Auftragsbearbeitung sind möglicherweise von Unternehmen zu Unternehmen nicht gleich.

Im Allgemeinen gilt Folgendes 5 Schritte in einem typischen Bestellvorgang :

Der Erhalt der Bestellung

Wenn der Kunde Ihren Online-Shop betritt, durchsucht er den Produktkatalog nach den Produkten, die er benötigt. Dann bestätigt er seinen Warenkorb und bestätigt daher seine Bestellung .

Der Prozess der Auftragsbearbeitung beginnt wenn diese Bestellung vom Backoffice-Team entgegengenommen wird.

Die Validierung und Verifizierung von Informationen

Sobald die Bestellung beim Backoffice-Team angekommen ist, bearbeitet es die Bestellungen des Kunden. Das Team überprüft die Details der Bestellung und bestätigt dem/der KundIn den Erhalt. t. Das ist die Bestätigung, dass die Bestellung eingegangen ist. Danach geht man zum nächsten Schritt über.

Die Vorbereitung der Bestellung

Der Kommissionierer führt diesen Schritt aus.Sobald die Bestellung freigegeben ist, wird sie an das Team weitergeleitet, das die Produkte abholt. Der erste Schritt besteht darin die Verfügbarkeit der bestellten Produkte auf Lager überprüfen.

Wenn das Unternehmen über ein Instrument zur automatischen Inventarisierung verfügt, ist dieser Schritt einfacher. das Picking oder die Entnahme von Produkten. Mit anderen Worten: Es ist das Abholen der Bestellungen aus dem Lager des Shops.

Die Produkte werden dann beschriftet und dann erneut überprüft. Der Kommissionierer muss sicherstellen, dass er nichts in der Bestellliste übersieht.

Die eigentliche Vorbereitung der Bestellung besteht dann aus folgenden Schritten die bestellten Artikel verpacken . Der Kommissionierer muss dafür sorgen, dass die Bestellungen so verpackt werden, dass ein sicherer Transport gewährleistet ist.

Der Versand und die Lieferung

Sobald das Paket verpackt ist vom Spediteur abgeholt und dann an die vom Kunden angegebene Adresse geliefert. Man nennt diesen Schritt die Lieferung des letzten Kilometers .

Dies ist ein sehr wichtiger Schritt, denn es gilt, zwei Anliegen zu erfüllen:

• das Paket rechtzeitig an die richtige Adresse liefern

• Beschädigen Sie das Paket nicht

Die Verwaltung von Retouren und Umtausch

Es kommt vor, dass das Paket nach der Lieferung nicht vollständig den Bedürfnissen des Kunden entspricht. Dies kann am Produkt selbst oder an der Art und Weise, wie es versendet wurde, liegen.

Es kann auch vorkommen, dass der Klient sich entscheidet, von sein Widerrufsrecht oder anwenden eine gesetzliche oder kommerzielle Garantie.

Auch die Verwaltung von Rücksendungen und Umtausch spielt eine wichtige Rolle für die Kundenzufriedenheit.

Dieser Schritt umfasst zwei Aktionen:

• Produkt eintauschen im Falle eines Ausfalls oder der Rückzahlung an den Kunden

• Den Bestand aktualisieren infolge der Rücksendung des Produkts

Werkzeuge zur Optimierung der Auftragsbearbeitung

Wir haben gesehen, dass die Bestellabwicklung eine entscheidende Funktion für ein E-Commerce-Unternehmen ist. Daher gewinnt sie durch eine Optimierung.

Hier sind einige Tools, die Ihnen helfen können, die Auftragsbearbeitung in Ihrem Unternehmen zu optimieren :

Software für die Auftragsverwaltung (OMS)

Eine Software zur Auftragsverwaltung dient dazu eine Bestellung von der Bestätigung des Kunden bis zur endgültigen Lieferung übernehmen. Es berücksichtigt die verschiedenen Aspekte des Prozesses, die sogar die Logistik von Drittanbietern einschließen.

Mithilfe von OMS-Software (Order Management System) können Sie die Bestellung auf ihrem gesamten Weg verfolgen und zu haben einen Einblick in Echtzeit Diese Art von Software ermöglicht es Ihnen, schnell alternative Lösungen zu implementieren, um die Lieferkette zu verbessern. Enttäuschungen vermeiden mit den Kunden zusammen. Dadurch wird der Prozess der Auftragsabwicklung harmonischer.

Die Verwendung dieser Art von Software bietet auch eine bessere Kundenerfahrung da dieser jederzeit den Status seiner Bestellung erfahren kann.

Software für die Auftragsverwaltung ist in der Regel eng mit Software für die Bestandsverwaltung verknüpft. So werden die Bestandsregister des Unternehmens nach jedem verkauften Produkt automatisch aktualisiert.

Hier sind die wichtigsten Funktionen einer Bestellverwaltungssoftware :

• Bestellungen eingeben

• Verfolgung von Bestellungen entlang der gesamten Lieferkette, während sie den Kunden alle Informationen über den Stand ihrer Bestellungen zur Verfügung stellt

• Erstellung und Verwaltung des digitalen Katalogs die im Geschäft erhältlichen Produkte unter Angabe der Preise und Merkmale jedes Produkts

• Verfolgung und Verwaltung des verfügbaren Bestands

• Zentralisierung von Informationen über Bestellungen

Bevor Sie sich für eine Software zur Auftragsabwicklung entscheiden, sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:

• Die angebotenen Funktionen

• Die Kosten für die Nutzung der Software

• Kompatibilität mit bestehenden Systemen

• Garantien zum Schutz von Kundendaten

• Eine auf die Größe des Unternehmens zugeschnittene Lösung

Lagerverwaltungssysteme (WMS)

Ein Lagerverwaltungssystem ist eine Software, die ermöglicht einen Einblick in den Produktbestand eines Unternehmens. Es ermöglicht auch die mit der Lieferkette verbundenen Vorgänge zu verwalten und zu verfolgen, vom Lager bis zu den Regalen im Laden.

Die WMS-Software (Warehouse Management System) ermöglicht auch das Bestellmanagement zu optimieren dank seiner Funktionen wie :

• Verwaltung der Lagerbestände. Die WMS-Software ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung der im Unternehmen vorhandenen Bestände.

• Optimierung des Speicherplatzes. Es ermöglicht eine rationellere Nutzung des Speicherplatzes.

• Planung von Operationen

• Verfolgung von Bestellungen. Er ermöglicht es, jeden Schritt des Auftragsbearbeitungsprozesses zu verfolgen.

Die Integration von Zahlungs- und Versandlösungen

Wie Sie sehen, können Sie durch die Kombination verschiedener Softwarelösungen Ihren Auftragsabwicklungsprozess optimieren. Zu der benötigten Software gehören auch Zahlungslösungen.

Die Verwendung dieser Art von Lösung ermöglicht :

• Zeit sparen . Diese Lösungen automatisieren den Zahlungseingang und die Mahnungen an die Kunden bei Zahlungsverzug.

• Erleichtern Sie die Rechnungsstellung . Zahlungslösungen verarbeiten und archivieren automatisch Kundenrechnungen.

Um solche Lösungen zu vergleichen, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Die verschiedenen Gebühren, die mit der Nutzung des Dienstes verbunden sind

• Garantien für die Sicherung von Zahlungen und Aufbewahrung von Daten

• Die angebotenen Funktionen

• Die einfache Implementierung und Nutzung

• Kompatible Bankkarten.

Ebenso bieten auch Versandlösungen echte Vorteile, um Ihren Auftragsabwicklungsprozess zu optimieren:

• Automatisierung von sich wiederholenden Versandaufgaben

• Ein optimiertes Kundenerlebnis.

Strategien zur Verbesserung der Auftragsbearbeitung

Wie bereits erwähnt: Die Auftragsabwicklung spielt eine wichtige Rolle für die Kundenzufriedenheit. Es liegt also in Ihrem Interesse, Ihren Prozess für eine volle Kundenzufriedenheit zu optimieren.

Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu erreichen:

Prozesse automatisieren

Wenn Sie den Prozess automatisieren, sparen Sie sowohl Zeit als auch vermeiden Sie menschliche Fehler. Denn jeder Fehler kann schwerwiegende Folgen haben und zu einer schlechten Kundenerfahrung führen.

Hier sind unsere Tipps, wie Sie den Prozess der Auftragsabwicklung automatisieren können :

• Software zur Auftragsverwaltung verwenden und die Bearbeitung einer Bestellung und deren Weiterleitung an das nächstgelegene Vorbereitungszentrum anvertrauen

• Dem Kunden ermöglichen, sich über den Standort zu informieren seiner Bestellung und der geschätzten Lieferzeit, indem er ihr einen Link zur Verfolgung der Bestellung sendet

• Barcode-Scanner verwenden um die Bestände in einem stark frequentierten Lagerhaus zu lokalisieren

Die Kommunikation mit den Kunden optimieren

Wie viele Maßnahmen auch immer ergriffen werden, um die Auftragsabwicklung zu optimieren, ein Unternehmen kann nicht völlig vor Pannen gefeit sein. Lieferverzögerungen können auch auf Ursachen zurückzuführen sein, die außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens liegen.Die ganze Sache ist die unangenehmen Folgen zu begrenzen, indem sie insbesondere für eine transparente Kommunikation sorgen mit den Klientinnen und Klienten.

Selbst bei einer verspäteten Lieferung kann der Kunde nachsichtig sein, wenn er eindeutig vorab per SMS oder E-Mail über die Gründe der Verspätung informiert.

Verfolgung und Analyse der Leistung

Wenn Sie die Leistung Ihres Auftragsbearbeitungsprozesses regelmäßig überwachen, können Sie Folgendes tun mögliche Fehler zu erkennen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Dazu müssen Sie relevante KPIs auswählen Ihren Zielen und den Merkmalen Ihres Geschäfts entsprechen. Es handelt sich um Indikatoren, die Folgendes ermöglichen die Stärken und Schwächen Ihres Auftragsbearbeitungsprozesses zu bewerten.

Hier sind Beispiele für KPIs, die Sie verfolgen können :

• Die Umschlagshäufigkeit der Bestände . Dieser KPI bezieht sich auf den Prozentsatz der vom Unternehmen gekauften Waren, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums in Bestellungen umgewandelt werden.

• Die Out-of-Stock-Rate. Dieser Indikator gibt den Prozentsatz der Bestellungen an, die aufgrund von Fehlbeständen nicht bearbeitet werden können.

• Die Rate der ausstehenden Bestellungen . Dies ist der Prozentsatz der ausstehenden Bestellungen im Verhältnis zur Gesamtzahl der eingegangenen Bestellungen. Dies ist in der Regel auf einen Fehlbestand zurückzuführen.

• Die Kosten pro Bestellung. Dies sind die finanziellen Kosten der Auftragsbearbeitung vom Eingang der Bestellung bis zu ihrer Weiterleitung an den Kunden.

• Die Rate der rechtzeitigen Lieferung. Dies ist der Anteil der Bestellungen, die innerhalb der mit dem Kunden vereinbarten Frist geliefert werden.

Häufige Fehler, die Sie bei der Auftragsbearbeitung vermeiden sollten

Hier sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen begehen und die den reibungslosen Ablauf der Auftragsbearbeitung beeinträchtigen können:

Eine schlechte Lagerverwaltung

Eine schlechte Bestandsführung kann sich auf unterschiedliche Weise äußern:

• Eine Überlagerungssituation . Im Lager des Unternehmens wird eine große Menge an Produkten mit unterschiedlichen Artikelnummern gelagert. Eine solche Situation ist problematisch, da sie die Lagerkosten in die Höhe treibt. Gleichzeitig gefährdet eine Überlagerungssituation die Organisation des Lagerraums, was auch zu Lieferverzögerungen führen kann.

• Ein Ausverkauf . Dies ist die umgekehrte Situation zu einer Überlagerung, da es sich hierbei um eine vorübergehende Abwesenheit eines Produkts oder einer Marke handelt.

Jede dieser Situationen führt nicht nur zu Kosten oder entgangenen Gewinnen für das Unternehmen, sondern auch dazu, dass Ihr Auftragsabwicklungsprozess auf den Kopf gestellt wird. Eine nicht optimierte Lagerhaltung kann zu Lieferverzögerungen führen.

Fehler in den Bestellinformationen

Eine falsche Eingabe von Kundeninformationen oder ein Tippfehler Die eingegebene Lieferadresse kann zum Beispiel falsch sein. In diesem Fall wird die Lieferung an die falsche Adresse geschickt, was nicht nur zu einer unnötigen Reise und den damit verbundenen zusätzlichen Kosten führt. Dies führt auch zu einer Lieferverzögerung .

Doch nur ein präziser Auftragsabwicklungsprozess entscheidet über die Qualität des Kundenerlebnisses.

Eine Möglichkeit, solche Fehler zu vermeiden, ist die Verwendung einer Software zur Auftragsabwicklung. Die Automatisierungsfunktion einer solchen Software minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Verzögerungen beim Versand

Lieferverzögerungen können auf verschiedene Ursachen zurückzuführen sein, darunter :

• Ursachen innerhalb des mit dem Versand beauftragten Unternehmens . Fehler bei der Verarbeitung von Lieferdaten können z. B. zu Verzögerungen führen. Es kann sich aber auch um eine nicht optimierte Lagerung oder eine falsche Verladung der Produkte handeln.

• Ursachen, die mit Elementen außerhalb des Unternehmens zusammenhängen . Hierzu zählen der Verkehr oder andere Hindernisse, die auf der letzten Meile auftreten. Auch Wetteränderungen können zu Lieferverzögerungen führen.

Außerhalb der Risiken der Kundenunzufriedenheit Lieferverzögerungen können auch zu folgenden Problemen führen finanzielle Kosten für das Unternehmen . Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Kunde eine Entschädigung oder die Erstattung eines bestimmten Prozentsatzes der Lieferkosten verlangt.

Andererseits kann eine verspätete Lieferung Dominoeffekte auf die logistischen Abläufe des Unternehmens auslösen.

Wie verbessert Hero Ihre Auftragsabwicklung?

Hero ist eine Zahlungslösung speziell für B2B-Kleinstunternehmen.

Für Ihren Cashflow können Sie Ihre Kunden am Tag+1 bezahlen und Ihre Lieferanten am Tag+60.

Außerdem haben Sie Zugang zu eine kostenlose Bankkarte mit Zahlungserleichterungen. Dies kann ein Instrument für eine reibungslose Auftragsabwicklung sein.