Cómo optimizar el procesamiento de pedidos de forma fácil

¿Qué es el procesamiento de pedidos?

El procesamiento de pedidos abarca todos los pasos necesarios, desde la venta de un producto hasta su entrega al cliente final. 

También conocido como “cumplimiento”, este proceso es crucial para asegurar la satisfacción del cliente. 

Un procesamiento de pedidos bien optimizado puede ser una excelente manera de fidelizar a tus clientes.

Los 5 pasos del procesamiento de pedidos

El procesamiento de pedidos puede variar entre empresas, pero generalmente sigue estos cinco pasos clave:

1 - Recepción del pedido

Cuando un cliente visita tu tienda en línea, explora el catálogo para encontrar los productos que desea. Luego, valida su carrito y confirma la compra. 

El procesamiento comienza cuando el equipo de back office recibe el pedido.

2 - Validación y verificación de información

Una vez que el pedido llega al equipo de back office, se revisan los detalles y se confirma la recepción con el cliente. Este paso asegura que toda la información es correcta antes de avanzar.

3 - Preparación del pedido

El siguiente paso es preparar el pedido. Primero, se verifica la disponibilidad de los productos en stock. Si la empresa utiliza una herramienta de automatización de inventarios, esta tarea es más sencilla. 

Una vez que los productos están disponibles, se recogen del almacén, se etiquetan y se vuelven a verificar para asegurarse de que todo esté en orden. Finalmente, se empaquetan cuidadosamente para evitar daños durante el transporte.

4 - Envío y entrega

Con el pedido empaquetado, el transportista se encarga de la entrega en la dirección proporcionada por el cliente. 

Este paso, conocido como la entrega de última milla, es crucial para garantizar que el paquete llegue a tiempo y en perfectas condiciones.

5 - Gestión de devoluciones y cambios

En caso de que el producto no cumpla con las expectativas del cliente o haya un problema con el envío, se debe gestionar una devolución o un cambio. 

Este proceso puede implicar cambiar el producto en caso de defectos o reembolsar al cliente. Además, es importante actualizar el inventario tras la devolución para mantener una gestión precisa del stock.

Herramientas para optimizar el procesamiento de pedidos

El procesamiento de pedidos es fundamental para cualquier negocio de comercio electrónico, por lo que es esencial mantenerlo optimizado. 

A continuación, te presentamos algunas herramientas que pueden ayudarte a mejorar este proceso en tu negocio:

Software de gestión de pedidos (OMS)

El software de gestión de pedidos (OMS) se encarga de todo el proceso, desde que el cliente confirma su pedido hasta la entrega final. 

Este tipo de software abarca todos los aspectos, incluyendo la logística de proveedores externos. Además, permite seguir el pedido en tiempo real, ofreciendo visibilidad sobre la cadena de suministro y facilitando la resolución de cualquier inconveniente.

Gracias a estas herramientas, es posible implementar rápidamente soluciones alternativas para evitar decepciones entre los clientes, lo que hace que la gestión de pedidos sea más eficiente. Además, mejora la experiencia del cliente, ya que permite conocer el estado del pedido en cualquier momento. 

Y la verdad, este software también suele estar estrechamente relacionado con el de gestión de inventario, actualizando automáticamente los registros tras cada venta.

Características principales del software de gestión de pedidos:

• Entrada de pedidos: seguimiento en toda la cadena de suministro, proporcionando al cliente información actualizada sobre su pedido.

• Creación y gestión de catálogos digitales: incluye la disponibilidad, precios y características de los productos en la tienda.

• Gestión y seguimiento de stock disponible.

• Centralización de la información de pedidos.

Criterios para elegir un software de gestión de pedidos:

• Funcionalidades ofrecidas.

• Costos de uso.

• Compatibilidad con los sistemas existentes.

• Protección de datos de los clientes.

• Adaptabilidad al tamaño de la empresa.

Sistemas de gestión de almacenes (WMS)

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) te permite tener una visión clara del stock disponible en tu empresa y gestionar las operaciones de la cadena de suministro, desde el almacén hasta las estanterías de las tiendas. Este software optimiza la gestión de pedidos a través de funciones como:

• Gestión de inventario: seguimiento en tiempo real del stock disponible.

• Optimización del espacio de almacenamiento: uso racional del espacio.

• Planificación de operaciones: seguimiento de cada etapa del procesamiento de pedidos.

• Integración de soluciones de pago y envío.

Soluciones de pago

• Combinar diferentes soluciones de software, incluyendo opciones de pago, es clave para optimizar la gestión de pedidos. Estas herramientas permiten:

• Ahorro de tiempo: automatizando el cobro de pagos y recordatorios en caso de retrasos.

• Facilidad en la facturación: procesamiento y archivo automático de facturas.

Criterios para comparar soluciones de pago:

• Costos asociados al servicio.

• Seguridad en los pagos y protección de datos.

• Funcionalidades disponibles.

• Facilidad de uso.

• Compatibilidad con tarjetas bancarias.

• Soluciones de envío

Finalmente, las soluciones de envío también son esenciales para optimizar el procesamiento de pedidos, ya que permiten automatizar tareas repetitivas y mejorar la experiencia del cliente.

Algunas estrategias para mejorar el procesamiento de pedidos

Como se mencionó anteriormente, el procesamiento de pedidos es clave para la satisfacción del cliente. Por ello, es esencial optimizarlo para alcanzar la satisfacción plena. 

A continuación, te mostramos algunas formas de lograrlo:

Automatización de procesos

Automatizar el proceso no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores humanos, los cuales pueden tener consecuencias graves y afectar negativamente la experiencia del cliente. 

Aquí te dejamos algunos consejos para automatizar la gestión de pedidos:

• Utiliza un software de gestión de pedidos y delega la tramitación y entrega al centro de preparación más cercano.

• Permite que el cliente conozca la ubicación y el tiempo estimado de entrega, enviándole un enlace de seguimiento del pedido.

• Emplea un lector de código de barras para localizar inventarios en un almacén ocupado.

Optimización de la comunicación con los clientes

Aunque se implementen diversas medidas para mejorar el procesamiento de pedidos, siempre pueden surgir contratiempos. Los retrasos en las entregas, por ejemplo, a veces ocurren por razones fuera del control de la empresa.

Lo importante es minimizar las consecuencias manteniendo una comunicación transparente, especialmente con los clientes. 

Incluso si ocurre un retraso, los clientes suelen ser más comprensivos cuando se les informa claramente de las causas, ya sea por SMS o correo electrónico.

Seguimiento y análisis del rendimiento

Monitorear regularmente el desempeño del proceso de cumplimiento de pedidos es vital para identificar posibles fallas y realizar los ajustes necesarios. 

Para ello, es importante seleccionar KPI relevantes que se alineen con tus objetivos y las características de tu negocio. 

Estos indicadores te permitirán evaluar las fortalezas y debilidades en el procesamiento de pedidos.

Algunos ejemplos de KPI que puedes seguir son:

• Tasa de rotación de inventario: Indica el porcentaje de bienes adquiridos por la empresa que se convierten en pedidos durante un periodo determinado.

• Tasa de falta de existencias: Mide el porcentaje de pedidos que no se pueden procesar por falta de stock.

• Tasa de pedidos pendientes: Refleja el porcentaje de pedidos en espera en comparación con el total de pedidos recibidos, generalmente debido a la escasez de inventario.

• Costo por pedido: Se refiere al costo financiero de las operaciones desde la recepción del pedido hasta su entrega al cliente.

• Tasa de entrega a tiempo: Mide el porcentaje de pedidos entregados dentro de los plazos acordados con el cliente.

Errores comunes a evitar en el procesamiento de pedidos

Incluso las empresas más experimentadas pueden tropezar con obstáculos en el procesamiento de pedidos. 

Aquí te presentamos algunos de los errores más comunes y cómo prevenirlos:

Problemas con el inventario

Una gestión deficiente del inventario puede presentarse de diversas formas:

• Exceso de existencias: Tener demasiados productos almacenados puede incrementar los costos de almacenamiento y complicar la organización del espacio, lo que a su vez podría causar retrasos en las entregas.

• Falta de stock: Este es el caso contrario, donde un producto o marca está temporalmente agotado. Ambas situaciones, además de generar costos o pérdidas, pueden alterar el proceso de gestión de pedidos, causando demoras en las entregas.

Solución: Un sistema de gestión de inventario eficiente te ayudará a mantener un equilibrio saludable, evitando tanto el exceso como la falta de stock.

Errores en la información del pedido

Ingresar incorrectamente la información del cliente, como errores tipográficos, puede llevar a problemas serios en la tramitación del pedido. 

Por ejemplo, si se introduce una dirección de entrega errónea, el pedido podría ser enviado a un destino incorrecto, lo que no solo implica costos adicionales por desplazamientos innecesarios, sino también entregas tardías. 

Para asegurar una experiencia positiva para el cliente, es crucial que el proceso de procesamiento de pedidos sea preciso. Una manera efectiva de minimizar estos errores es mediante el uso de un software de gestión de pedidos, cuya función de automatización reduce considerablemente el riesgo de fallos humanos.

Retrasos en el envío

Los retrasos en la entrega pueden deberse a varios factores:

• Causas internas: Errores en el procesamiento de datos o una gestión ineficaz del almacenamiento y carga de productos pueden generar demoras.

• Factores externos: Condiciones de tráfico, obstáculos en el trayecto final o incluso cambios climáticos pueden influir en los tiempos de entrega.

Solución: Planificar rutas eficientes, contar con transportistas confiables y mantener al cliente informado sobre cualquier posible retraso te ayudará a gestionar las expectativas y evitar la insatisfacción.

¿Cómo mejora Hero el procesamiento de sus pedidos?

Hero es una solución de pago diseñada para las VSE/PYME B2B.

Con Hero, podrás gestionar tu flujo de caja de manera eficiente, ya que te ofrecemos la posibilidad de cobrar a tus clientes en D+1 y realizar los pagos a tus proveedores en D+60. 

Además, tienes acceso a una tarjeta bancaria gratuita con opciones de pago flexibles, lo que facilita la administración de tus pedidos de forma más fluida.