Come ottimizzare l'elaborazione degli ordini?

Che cos'è esattamente l'elaborazione degli ordini? ?

L'elaborazione degli ordini si riferisce al processo che comprende tutte le fasi che vanno dalla vendita di un prodotto alla sua consegna al cliente finale.

Conosciuto anche come fulfilment, svolge un ruolo importante nella soddisfazione del cliente. Un processo di gestione degli ordini ottimizzato è un modo efficace per fidelizzare i clienti.

Le 5 fasi dell'elaborazione dell'ordine

Le fasi di elaborazione dell'ordine possono non essere le stesse da un'azienda all'altra.

In termini generali 5 passi in un tipico processo di ordinazione:

Ricezione dell'ordine

Quando i clienti arrivano nel vostro negozio online, sfogliano il catalogo dei prodotti per trovare quelli di cui hanno bisogno. Quindi convalidano il loro carrello e conferma il suo ordine .

Il processo di inizia l'elaborazione dell'ordine quando l'ordine viene ricevuto dal team di back-office.

Convalida e verifica delle informazioni

Una volta che l'ordine ha raggiunto il team di back office, questo elabora gli ordini dei clienti. Il back controlla i dettagli dell'ordine e ne conferma la ricezione al cliente t. Questo convalida la ricezione dell'ordine. Si passa quindi alla fase successiva.

Preparazione dell'ordine

Una volta convalidato, l'ordine viene trasferito al team responsabile del ritiro dei prodotti. La prima cosa da fare è verificare la disponibilità in magazzino dei prodotti ordinati.

Quando l'azienda dispone di uno strumento per automatizzare l'inventario, questa fase è più semplice: se i prodotti ordinati sono disponibili, si eseguono i seguenti passaggi prelievo di prodotti. In altre parole, gli ordini vengono recuperati dal magazzino del negozio.

I prodotti vengono poi etichettati e poi ricontrollati. L'addetto alla raccolta degli ordini deve assicurarsi che non manchi nulla nell'elenco degli ordini.

L'effettiva preparazione dell'ordine comporta imballare gli articoli ordinati . L'addetto al commissionamento deve assicurarsi che gli ordini siano imballati in modo da garantire un trasporto sicuro.

Spedizione e consegna

Una volta imballato, il pacco viene ritirato dal corriere e consegnato all'indirizzo fornito dal cliente. Questa fase è chiamata consegna all'ultimo miglio .

Questa è una fase molto importante, perché dobbiamo affrontare due questioni:

• Consegna puntuale del pacco all'indirizzo giusto

• Non danneggiare la confezione

Gestione dei resi e dei cambi

A volte, una volta consegnato, il pacco non soddisfa pienamente le esigenze del cliente. Ciò può essere dovuto al prodotto stesso o al metodo di consegna.

Può anche accadere che il cliente decida di utilizzare il suo diritto di recesso o applicare una garanzia legale o commerciale.

Anche la gestione dei resi e dei cambi gioca un ruolo importante nella soddisfazione dei clienti.

Questa fase comprende due azioni:

• Sostituzione del prodotto in caso di inadempienza o rimborsare il cliente

• Aggiornamento delle scorte dopo la restituzione del prodotto

Strumenti per ottimizzare l'elaborazione degli ordini

Abbiamo visto che l'elaborazione degli ordini è una funzione cruciale per un'azienda di e-commerce. Per questo motivo deve essere ottimizzata.

Ecco alcuni strumenti che possono aiutarvi a ottimizzare l'elaborazione degli ordini nella vostra azienda:

Software di gestione degli ordini (OMS)

Il software di gestione degli ordini viene utilizzato per prendere in carico un ordine dalla conferma del cliente alla consegna finale. Prende in considerazione tutti gli aspetti del processo, compresa la logistica dei fornitori terzi.

Il software OMS (Order Management System) consente di seguire l'ordine durante tutto il suo percorso e di avere visibilità in tempo reale Questo tipo di software consente di mettere in atto rapidamente soluzioni alternative a qualsiasi problema della catena di approvvigionamento. evitare le battute d'arresto con i clienti. In questo modo il processo di gestione degli ordini diventa più fluido.

L'utilizzo di questo tipo di software permette anche di offrire una migliore esperienza del cliente perché possono controllare lo stato del loro ordine in qualsiasi momento.

Il software di gestione degli ordini è generalmente strettamente collegato al software di gestione delle scorte. Ciò significa che i registri di magazzino dell'azienda vengono aggiornati automaticamente dopo ogni prodotto venduto.

Ecco le principali caratteristiche del software di gestione degli ordini:

• Inserimento dell'ordine

• Tracciabilità dell'ordine lungo tutta la catena di fornitura, fornendo al contempo ai clienti tutte le informazioni necessarie sullo stato dei loro ordini.

• Creazione e gestione del catalogo digitale i prodotti disponibili nel negozio, specificando i prezzi e le caratteristiche di ciascuno di essi

• Monitoraggio e gestione delle scorte disponibili

• Centralizzazione delle informazioni sugli ordini

Prima di scegliere il vostro software di gestione degli ordini, dovreste considerare i seguenti criteri:

• Le funzioni offerte

• Il costo di utilizzo del software

• Compatibilità con i sistemi esistenti

• Garanzie per la protezione dei dati dei clienti

• Una soluzione su misura per le dimensioni della vostra azienda

Sistemi di gestione del magazzino (WMS)

Un sistema di gestione del magazzino è un software che fornisce visibilità sullo stock di prodotti di un'azienda. Permette inoltre di gestire e monitorare le operazioni della catena di approvvigionamento, dal magazzino agli scaffali dei negozi.

Il software WMS (Warehouse Management System) può essere utilizzato anche per ottimizzare la gestione degli ordini con caratteristiche quali :

• Gestione delle scorte. Il software WMS consente di monitorare in tempo reale le scorte disponibili all'interno dell'azienda.

• Ottimizzazione dello spazio di archiviazione. Razionalizza l'uso dello spazio di archiviazione.

• Pianificazione delle operazioni

• Tracciabilità dell'ordine. Permette di monitorare ogni fase del processo di elaborazione dell'ordine.

Integrazione di soluzioni di pagamento e spedizione

Come vedete, la combinazione di diverse soluzioni software consente di ottimizzare il processo di gestione degli ordini. Il software di cui avete bisogno comprende anche soluzioni di pagamento.

L'utilizzo di questo tipo di soluzione consente di :

• Risparmiare tempo . Queste soluzioni automatizzano la riscossione dei pagamenti e i solleciti ai clienti in caso di ritardo nei pagamenti.

• Facilitare la fatturazione . Le soluzioni di pagamento elaborano e archiviano automaticamente le fatture dei clienti.

Per confrontare tali soluzioni, è necessario considerare :

• I vari costi associati all'utilizzo del servizio

• Garanzie di sicurezza dei pagamenti e conservazione dei dati

• Le funzioni offerte

• Facilità di implementazione e utilizzo

• Carte di credito compatibili.

Le soluzioni di spedizione offrono vantaggi reali anche per quanto riguarda l'ottimizzazione dell'elaborazione degli ordini:

• Automazione delle attività di spedizione ripetitive

• Un'esperienza cliente ottimizzata.

Strategie per migliorare l'elaborazione degli ordini

Come abbiamo già detto, l'elaborazione degli ordini gioca un ruolo importante nella soddisfazione dei clienti. È quindi nel vostro interesse ottimizzare il processo per garantire la completa soddisfazione del cliente.

Ecco alcuni modi per raggiungere questo obiettivo:

Automazione dei processi

L'automazione del processo consente di risparmiare tempo e di evitare errori umani. Qualsiasi errore può avere gravi conseguenze e portare a una cattiva esperienza del cliente.

Ecco i nostri consigli per automatizzare il processo di gestione degli ordini:

• Utilizzo di un software di gestione degli ordini e affidare l'elaborazione di un ordine e il suo instradamento al centro di preparazione più vicino

• Consentire ai clienti di sapere dove si trovano del suo ordine e il tempo di consegna previsto, inviando loro un link per la tracciabilità dell'ordine.

• Utilizzo di uno scanner di codici a barre localizzare le scorte in un magazzino affollato

Ottimizzare la comunicazione con i clienti

Indipendentemente dalle misure messe in atto per ottimizzare l'evasione degli ordini, un'azienda non può essere completamente esente da intoppi. I ritardi nelle consegne possono anche essere dovuti a cause che sfuggono al controllo dell'azienda. limitare le conseguenze spiacevoli assicurando una comunicazione trasparente con i clienti.

Anche se una consegna è in ritardo, il cliente può essere indulgente se è chiaro che vuole essere consegnato in tempo. informata in anticipo delle cause del ritardo, tramite SMS o e-mail.

Monitoraggio e analisi delle prestazioni

Il monitoraggio regolare delle prestazioni dell'elaborazione degli ordini vi permette di identificare i possibili guasti e apportare le modifiche necessarie.

Per farlo, è necessario selezionare i KPI pertinenti ai vostri obiettivi e alle caratteristiche della vostra azienda. Questi indicatori consentono di valutare i punti di forza e di debolezza dell'elaborazione degli ordini.

Ecco alcuni esempi di KPI che potete monitorare:

• Tasso di rotazione delle scorte . Questo KPI si riferisce alla percentuale di beni acquistati dall'azienda e convertiti in ordini in un determinato periodo di tempo.

• Il tasso di esaurimento delle scorte. Questo indicatore mostra la percentuale di ordini che non possono essere evasi a causa della carenza di scorte.

• Tasso di arretrati . Si tratta della percentuale di ordini arretrati rispetto al numero totale di ordini ricevuti. Questa situazione è generalmente dovuta a una carenza di scorte.

• Costo per ordine. Si tratta del costo finanziario delle operazioni di elaborazione degli ordini, dal ricevimento dell'ordine fino alla consegna al cliente.

• Tasso di consegna puntuale. È la percentuale di ordini consegnati entro i tempi concordati con il cliente.

Errori comuni da evitare nell'elaborazione degli ordini

Ecco gli errori più comuni commessi dalle aziende che possono compromettere il buon funzionamento del processo di elaborazione degli ordini:

Cattiva gestione delle scorte

Una cattiva gestione delle scorte può avere diverse conseguenze:

• Una situazione di overstock . Nel magazzino dell'azienda è stoccata una grande quantità di prodotti di varie referenze. Questa situazione è problematica perché aumenta i costi di stoccaggio. Allo stesso tempo, l'eccesso di scorte mette a rischio l'organizzazione dello spazio di stoccaggio, con conseguenti ritardi nelle consegne.

• Esaurito . È l'opposto dell'overstocking, in quanto si tratta di un'assenza temporanea di un prodotto o di un marchio.

Oltre a comportare costi o perdite di guadagno per l'azienda, ognuna di queste situazioni può sconvolgere il processo di gestione degli ordini. Uno stoccaggio non ottimizzato può causare ritardi nelle consegne.

Errori nelle informazioni sull'ordine

Inserimento errato dei dati del cliente o errore di battitura L'indirizzo di consegna inserito potrebbe essere errato, ad esempio. In questo caso, la consegna viene effettuata all'indirizzo sbagliato, il che non solo comporta un viaggio inutile, con tutto ciò che ne consegue in termini di costi aggiuntivi. Ma comporta anche consegna tardiva .

Ma la qualità dell'esperienza del cliente dipende da un processo di elaborazione degli ordini preciso.

Un modo per evitare questi errori è utilizzare un software di gestione degli ordini. La funzione di automazione di questo tipo di software riduce al minimo il rischio di errore umano.

Ritardi nella spedizione

I ritardi nella consegna possono essere dovuti a diverse cause, tra cui :

• Cause interne alla compagnia di navigazione . Gli errori nell'elaborazione dei dati di consegna, ad esempio, possono essere la causa dei ritardi. Possono anche essere dovuti a uno stoccaggio non ottimizzato o a un carico inadeguato dei prodotti.

• Cause legate a fattori esterni all'azienda . Anche il traffico o altri ostacoli nell'ultimo chilometro sono un fattore determinante. Anche le variazioni meteorologiche possono causare ritardi nella consegna.

Oltre a rischi di insoddisfazione del cliente I ritardi nella consegna possono anche portare a costi finanziari per l'azienda . Ciò avviene in particolare quando il cliente richiede il risarcimento o il rimborso di una certa percentuale dei costi di consegna.

D'altra parte, un ritardo nella consegna può avere un effetto domino sulle operazioni logistiche dell'azienda.

In che modo Hero migliora l'elaborazione degli ordini?

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È inoltre possibile accedere a una carta bancaria gratuita con possibilità di pagamento. Questo può essere uno strumento per una gestione agevole degli ordini.