Qu’est-ce qu’une carte bancaire virtuelle d’entreprise et comment ça fonctionne ?

Qu'est-ce qu'une carte bancaire virtuelle entreprise ?

La carte bancaire virtuelle d’entreprise est un moyen de paiement associé à un compte professionnel. Elle s’oppose à la carte bancaire physique et offre une meilleure sécurité par rapport à celle-ci.

Comme son nom l’indique, la carte virtuelle est donc dématérialisée. Autrement dit, elle n’a pas de support physique. Elle s’utilise via un smartphone ou un ordinateur pour réaliser des paiements en ligne. 

Comment ça fonctionne ?

Il existe deux types de carte virtuelle : 

La carte à usage unique

On l’appelle aussi carte éphémère ou carte « jetable ». Comme son nom l’indique, elle est générée pour un achat unique. Elle est donc idéale pour payer des dépenses ponctuelles.Ce type de carte permet de se prémunir contre les risques de piratage. Elle devient inutilisable dès lors que la transaction a été réalisée.

Ainsi, une nouvelle carte est générée à chaque transition. Pour l’utiliser, il suffit de renseigner le numéro de la carte afin de valider le paiement.

Ce type de carte est idéal pour limiter les coûts de l’entreprise car une carte est créée pour chaque type de dépense et le montant autorisé est défini dans l’ensemble.

La carte à usage récurrent

Comme son nom l’indique, elle sert à régler des paiements récurrents, réguliers ou automatiques, au même montant.Elle est ainsi adaptée pour régler des dépenses automatiques ou pour le règlement de factures fournisseurs régulières.

Ici également, il est possible de fixer une date de validité au-delà de laquelle la carte virtuelle devient caduque.

Pour l’utiliser, il suffit de fournir le code de la carte lors du premier paiement. Les autres paiements s’effectuent ensuite automatiquement.

Fonctionnement d’une carte bancaire virtuelle

La carte bancaire virtuelle est associée à un compte pro. Elle peut être paramétrée en temps réel.Vous pouvez ainsi :

• Fixer un plafond

• Créditer un montant

• Fixer une durée de validité

• Etc.

Vous pouvez aussi paramétrer les jours autorisés pour effectuer les transactions ou le type d’achat autorisé.

Les possibilités de paramétrage sont ainsi larges et diversifiées en fonction du prestataire choisi. Tout se fait depuis l’interface d’un outil dédié.

La carte bancaire offre ainsi une réelle flexibilité et l’entreprise garde un contrôle total sur son utilisation.

Les avantages d'une carte bancaire virtuelle pour entreprise

Comme vous l’avez sûrement déjà compris, la carte bancaire virtuelle pour entreprise offre de nombreux avantages. Voici les principaux :

Une sécurité renforcée

C’est l’un des tout premiers avantages de la carte bancaire virtuelle. En utilisant une carte virtuelle, l’utilisateur n’est pas tenu de divulguer son numéro de compte. Il suffit de renseigner le numéro de la carte. Il y a donc moins de risque de fuite d’informations.

De plus, cette caractéristique de sécurité est d’autant plus évidente lorsque vous utilisez une carte à usage unique. Elle n’est pas susceptible d’être détournée car elle n’est utilisable qu’une fois. Cela réduit ainsi les risques de fraude.

Par ailleurs, la durée de validité de la carte virtuelle à usage unique est trop courte pour donner aux pirates la possibilité d’intercepter toute donnée liée à l’utilisateur. En cas de doute, il reste possible de suspendre ou de désactiver une carte virtuelle, ce qui n’est pas possible avec une carte physique.

Comme elle est dématérialisée, la carte virtuelle ne peut pas non plus être perdue. Un vol reste possible, mais vous pouvez le contrecarrer en désactivant la carte ou en en faisant le suivi en ligne.

La flexibilité des paiements en ligne

La carte virtuelle offre également une réelle flexibilité. Vous pouvez créer une carte virtuelle à usage unique à tout moment pour régler vos achats.

La création d’une carte est rapide puisqu’il suffit de se connecter à l’application du prestataire bancaire. Il est possible de fixer/modifier les plafonds à tout moment ou de créditer la carte. Le dirigeant d’entreprise a une mainmise totale sur le gestion de la carte et son utilisation.

De plus, les données des cartes peuvent être transférées de manière automatique vers le logiciel de comptabilité de l’entreprise.

La carte virtuelle peut d’ailleurs aussi être un moyen de se protéger lorsque vous faires vos achats sur un site à risque. Il suffit de créer une carte à usage unique qui disparaît une fois la transaction réalisée.

Le contrôle des dépenses

L’usage de cartes virtuelles permet d’optimiser la gestion des dépenses. On dit adieu aux notes de frais et leur lot de contrainte aussi bien du côté du collaborateur qui doit avancer ses frais professionnels que pour les équipes comptables dont le travail et alourdit.

D’autre part, le dirigeant d’entreprise peut garder une visibilité en temps réel des dépenses à travers une plateforme dédiée.Il est libre de fixer des plafonds quotidiens, hebdomadaires ou annuels. Il peut également mettre en place d’autres paramètres qui permettent de mieux limiter les risques de fraude.

Il peut par exemple bloquer la carte virtuelle les weekends. 

Les inconvénients d'une carte bancaire virtuelle

Malgré ses nombreux avantages, il faut bien admettre que la carte bancaire virtuelle possède aussi certains inconvénients :

Les limites d'utilisation

Les limites d'utilisation peuvent également être un frein au bon fonctionnement de l'entreprise. En effet, comme ils ne disposent pas de carte bancaire en permanence, les collaborateurs sont obligés d'attendre la décision du dirigeant et la création d'une carte virtuelle pour pouvoir agir.

Cela peut nuire à l'efficacité et à la réactivité des collaborateurs.

Des frais supplémentaires possibles

L'utilisation d'une carte virtuelle peut engendrer des frais supplémentaires. C'est pour cette raison qu'il faut prendre le temps de bien décrypter les différentes offres avant de choisir votre carte virtuelle.

Comparaison entre carte bancaire physique et carte virtuelle

La carte bancaire virtuelle possède des points communs et des différences avec la carte physique.

Au niveau des différences, la carte virtuelle n'a pas de support physique, contrairement à la carte physique. 

Par ailleurs, la carte virtuelle est généralement temporaire. Ce n'est pas le cas d'une carte physique.

Tout comme une carte physique, cependant, elle sert à réaliser des transactions en ligne comme les achats de fournitures ou à régler des abonnements à un service en ligne, etc.

La carte virtuelle comporte également les mêmes caractéristiques que la carte physique avec un numéro de carte, une date de validité et un code de vérification de carte (CV ).

Les usages courants d'une carte bancaire virtuelle entreprise

Les entreprises utilisent généralement la carte bancaire virtuelle pour des types d’achats spécifiques :

Les achats en ligne

La carte bancaire virtuelle est particulièrement adaptée pour régler des achats en ligne. Face aux risques de sécurité sur la Toile, la carte bancaire virtuelle peut être une parade efficace.Avec notamment la carte virtuelle à usage unique, vous pouvez éviter de divulguer vos informations de compte pour éviter les piratages.

Les cartes virtuelles sont donc une solution sécurisée adaptée pour réaliser vos achats en ligne en toute sérénité. 

Les abonnements et services récurrents

Pour régler vos abonnements et vos services récurrents, vous pouvez également utiliser une carte bancaire virtuelle à usage récurrent. Cela vous permet ainsi d’automatiser vos paiements récurrents et de les centraliser depuis une interface unique.

La gestion des dépenses ponctuelles

Utiliser une carte bancaire virtuelle à usage unique vous permet de paramétrer une carte de paiement pour vos dépenses ponctuelles. Il vous suffit alors de configurer une carte à chaque nouvel achat.

C’est un moyen idéal pour limiter les coûts de la carte et pour mieux gérer les dépenses.

Comment choisir la meilleure carte bancaire virtuelle pour votre entreprise ?

Compte tenu de son importance stratégique pour le bon fonctionnement de votre entreprise, il est important de bien choisir sa carte bancaire virtuelle. Voici les principaux critères de choix :

Les tarifs

Le coût est un facteur fondamental de choix pour tout type de service nécessaire au sein d’une entreprise. Pour maximiser sa rentabilité, une entreprise doit toujours opter pour les services offrant le meilleur rapport qualité-prix.

Le cas des cartes bancaires virtuelles n’est pas en reste. Il existe de plus en plus de banques qui proposent une carte virtuelle gratuite dans leur offre. D’autres facturent des services spécifiques comme les opérations en devises étrangères, les frais d’incident, etc. 

Outre les frais de tenue de compte, il faut aussi prendre en compte les frais supplémentaires.

D’autre part, il faut aussi rester attentif aux autres services et fonctionnalités offerts et associés à l’offre bancaire.

Les services

Certaines cartes virtuelles proposent une panoplie complète de services intégrant des assurances, la gestion des plafonds, le suivi des dépenses en temps réel, la disponibilité du service client, etc.

Les cartes les plus basiques sont généralement gratuites. Aussi, si vous êtes à la recherche de services plus haut de gamme, il faut vous tourner vers les cartes bancaires plus chères. Il faut cependant toujours se demander si tous les services offerts correspondent bien aux besoins de votre entreprise.

Les besoins de l’entreprise

En réalité, c’est la toute première chose à faire avant de choisir une banque et une carte bancaire virtuelle pour votre entreprise. Vous devez notamment vous poser les bonnes questions.

Quels sont les services nécessaires à votre entreprise ? Quels sont les types de transactions les plus courantes que vous réalisez ? Avez-vous plutôt besoin de cartes à usage unique ou de cartes bancaires à usage récurrent ?

Répondre à ces questions préliminaires vous permettra de mieux choisir votre carte virtuelle entreprise et à mieux décrypter les différentes offres disponibles sur le marché.

Quelles banques proposent des cartes virtuelles pour entreprise ?

Plusieurs types de banques proposent désormais la carte bancaire virtuelle. Nous pouvons les catégoriser en 3 types :

• Les banques traditionnelles comme Crédit Agricole, BNP Paribak ou la Société Générale

• Les banques en ligne comme Fortuneo, Boursorama, ING ou Hello Bank.

• Les néobanques comme Hero, Revolut, N26 ou Qonto.

Les caractéristiques, services et fonctionnalités varient cependant d’une enseigne à une autre. Il convient ainsi de bien lire et comparer les différentes offres pour en choisir une qui soit adaptée aux besoins de votre entreprise.

Heropay : la carte bancaire avec le compte pro gratuit

Heropay offre un compte pro avec une carte virtuelle gratuite.

Nous disposons de 3 offres adaptées à différents besoins, dont l’une gratuite. La carte virtuelle est disponible dès l’offre gratuite.

En résumé, Hero c’est :

• Un compte pro gratuit avec cartes bancaires physiques et numériques et une option de différé de paiement

• Une solution d’encaissement en ligne à des tarifs qui défient toute concurrence

• Des solutions de financement flexibles et sans engagement (BNPL en B2B, paiement accéléré sur les marketplaces (Amazon…), le financement des créances ete des dettes)

Ainsi, une carte bancaire virtuelle d’entreprise offre de nombreux avantages. Elle offre notamment une meilleure sécurité des transactions en ligne et permet un contrôle plus efficace des dépenses de l’entreprise. Retrouvez tous ces avantages de la carte bancaire virtuelle gratuitement avec le compte pro gratuit de Heropay.