Comment payer un fournisseur chinois en toute sécurité et efficacité ?

Les options pour payer un fournisseur chinois

Il existe de nombreux modes de paiement fiables pour régler un fournisseur situé en Chine.

Nous vous avons sélectionné les 4 suivants :

Utiliser le virement bancaire international

C’est le mode de paiement le plus plébiscité. Il s’agit d’un paiement télégraphique ou transfert de fonds d’un compte bancaire à un autre. En l’occurrence, on parle de virement bancaire international hors zone SEPA. La banque exige généralement une autorisation spéciale pour pouvoir réaliser cette transaction.

Il suffit alors de vous rendre dans votre agence et d'ajouter votre fournisseur chinois dans la liste de vos fournisseurs.

Le virement bancaire présente l’avantage d’être simple et peu onéreux. Comptez environ 40 euros par transaction pour une banque classique et un peu moins pour les banques digitales. Ce coût est à répartir entre le vendeur et l’acheteur, sauf pour les petits montants où le vendeur exige une prise en charge intégrale par le client.

Payer via une plateforme de paiement en ligne

Vous pouvez aussi choisir de régler votre fournisseur chinois via une plateforme en ligne comme PayPal, Wechat et Alipay par exemple. Elles sont appréciées pour leur délai de traitement court. De plus, en cas de litiges, vous pouvez bénéficier d’un certain niveau de protection en fonction de la fintech choisie.

Paypal est surtout privilégié pour les petites commandes en raison des frais de transaction élevés. D’ailleurs, elle est rarement privilégiée pour les commandes de marchandises.

Wechat Pay et Alipay, en revanche, sont largement utilisés en Chine. Leur avantage ? Ils sont largement acceptés par les fournisseurs chinois et permettent de faciliter les paiements instantanés. En revanche, la navigation sur ces outils peut être complexe car il faut comprendre le chinois.

Il existe d’autres plateformes de paiement comme Wise ou Veem par exemple. Prenez donc le temps de les comparer en termes de coût et de disponibilité en Chine avant d’en choisir une. Il faut par ailleurs s’assurer que la plateforme choisie figure sur le registre des agents financiers autorisés en France.

Utiliser une lettre de crédit

Il s’agit d’une opération qui permet à votre banque de donner une garantie à la banque du fournisseur que le montant prévu en contrat sera réglé à condition que les documents exigés soient fournis. Ce moyen de paiement offre donc plus de sécurité qu’un transfert bancaire par exemple. En effet, il oblige le fournisseur à remplir certaines exigences pour débloquer les fonds.

Les documents à fournir préalablement par le fournisseur peuvent être :

• Des rapports de contrôle qualité

• Un connaissement pour attester de l’expédition des marchandises

• Des rapports d’essais de laboratoire (qui permettent d’éviter de recevoir des produits non conformes), etc. 

De plus, elle est coûteuse avec des coûts allant de 200 à 500 euros. C’est pourquoi elle est surtout utilisée pour les montants importants.

Payer avec des services de transfert d’argent comme Western Union

Moyen de paiement internationalement connu, Western Union peut aussi être utilisé pour payer vos fournisseurs chinois. En effet, la plateforme est connue pour sa vitesse de traitement et sa simplicité. C’est ainsi qu’elle peut être privilégiée pour les échanges simples à petite échelle. En effet, les coûts de transaction peuvent être élevés.

Comparatif des méthodes de paiement pour un fournisseur chinois

Voici un comparatif des différentes méthodes de paiement du point de vue de leur coût, de la sécurité offerte et de la rapidité de traitement.

Sécurité des transactions

Voici ce que vaut chaque méthode de paiement que nous avons citées plus haut du point de vue de leur sécurité :

• Le virement reste un moyen de paiement sécurisé. Cependant, il est supplanté par la lettre de crédit qui offre une réelle garantie à condition de bien en définir les termes.

• La sécurité des transactions via les plateformes en ligne dépend de la protection offerte par chaque plateforme.

• Les paiements via Western Union sont, eux, peu recommandés. En effet, elle offre peu de garanties au niveau de la traçabilité des transactions. De plus, les données exigées auprès du destinataire restent trop superficielles pour garantir une réelle sécurité des transactions.

Rapidité du paiement

Le virement bancaire est une méthode de paiement rapide à traiter, d'autant plus lorsqu’il s’agit d’un virement via une néobanque.

En revanche, il faut en moyenne 4 jours pour que les fonds arrivent sur le compte du fournisseur. Il faut toutefois veiller à bien remplir les informations complètes du fournisseur. 

Les banques chinoises sont en effet très exigeantes sur ce point. Cela vous évitera ainsi de subir des coûts ou des délais supplémentaires.

La mise en place d’une lettre de crédit, en revanche, est plus longue en raison de la complexité de la procédure. Elle implique en effet de lourdes procédures juridiques et administratives.

De son côté, les paiements via les plateformes de paiement sont aussi appréciés pour leur rapidité. C’est aussi l’un des avantages offerts par Western Union.

Coûts et frais associés

Du point de vue des coûts, le virement bancaire peut revenir cher à cause des frais fixes. Il n’est donc pas approprié pour les petites sommes.

De même, on n’utilise la lettre de crédit que pour les grosses sommes en raison des frais associés qui peuvent être élevés.

Le coût de transaction varie d’une plateforme de paiement en ligne à une autre. Vous devez donc bien les comparer avant d’en choisir une.

De son côté, Western Union n’est pas approprié pour les grosses transactions car les coûts peuvent revenir chers.

Les précautions à prendre avant de payer un fournisseur chinois

Compte tenu de la distance et de la barrière linguistique notamment, il peut être challengeant d’échanger avec des fournisseurs chinois. Vous devez donc prendre certaines précautions afin d’éviter toute déconvenue.

Vérifier la fiabilité du fournisseur

Voici les points à vérifier pour vous assurer de la fiabilité d’un fournisseur chinois :

• Les documents juridiques liés à la situation juridique du fournisseur et aux autorisations légales nécessaires pour commercialiser les marchandises qu’il propose.

Il faut d'ailleurs traduire ces documents en français pour s'assurer de leur authenticité.

• La réputation en ligne. Vous pouvez facilement obtenir des renseignements sur le fournisseur en ligne en vérifiant tous les sites chinois ou en anglais où il apparaît.

• Les certifications. Il existe différents types de certifications que vous pouvez exiger comme la norme ISO 9001, la certification FSC ou encore la certification BSCI. La première chose à faire est ici de consulter la Douane et l’Afnor. Puis, lorsque le fournisseur vous délivre les certifications, vous devez les vérifier auprès des laboratoires censés les avoir délivrés pour voir si elles sont à jour.

• La performance commerciale du fournisseur. Vous devez vous assurer que le fournisseur sera à la hauteur pour respecter ses engagements dans le cahier de charges, notamment en termes de délai de livraison. 

Réaliser un audit sur site peut aussi être un moyen efficace de s’assurer de la fiabilité du fournisseur. Vous pouvez alors vous rendre en Chine pour visiter l’usine du fournisseur et vérifier vous-même la qualité du produit.

Utiliser des contrats clairs et détaillés

En règle juridique, on dit qu’un contrat est une loi entre les deux parties. En l’occurrence, ici, le contrat doit établir les bases légales et formelles de la relation entre le fournisseur et le client.

Il convient donc de bien le rédiger de façon à y faire apparaître tous ces détails et exigences pour que le partenariat commercial se déroule au mieux. 

Pour ce faire, il doit faire apparaître :

• Les spécifications du produit

• Les quantités convenues

• Les délais de livraison

• Les prix

• Les normes de qualité

• Les modalités de paiement

Le contrat peut aussi inclure des clauses qui prévoient les sanctions en cas de non-respect des termes par l’une ou l’autre partie. Des clauses de confidentialité peuvent aussi être incluses afin de protéger les informations stratégiques sur le client et la propriété intellectuelle.

Du point de vue formel, le contrat doit aussi respecter les exigences légales pour assurer sa validité.

S’assurer de la conformité douanière

Comme il s’agit d’échanges internationaux, la douane est forcément impliquée dans la transaction. Il faut notamment fournir certains documents pour que le processus de dédouanement se produise sans faille :

• Un certificat d’origine. Il indique le pays d’origine des produits importés.

• La facture de marchandises qui spécifie le type de produits, la quantité et les prix

• L’assurance de chargement en cas d’incidents du transport

• La liste d’emballage qui décrit le produit et les quantités par colis ou conteneur

• Les autorisations spécifiques pour les produits contrôlés ou réglementés

• Les licences ou certificats de qualité et de marque qui garantissent l’authenticité des produits et leur conformité aux normes légales

• La facture d’expédition qui détaille les frais de l’expédition

• Le connaissement qui atteste de la réception et de l’embarquement de la cargaison.

Vous devez donc vous assurer que le fournisseur est en mesure de vous fournir ces documents.

Les avantages d’utiliser Hero pour payer vos fournisseurs

Vous pouvez aussi utiliser Hero pour le paiement de vos fournisseurs chinois. Voici les avantages de cette option :

• Un moyen de paiement fiable et rapide

• Des coûts abordables

• Optimisation de la gestion de trésorerie grâce aux facilités de paiement offertes par la plateforme. Hero vous permet de payer vos fournisseurs en différé ou en 2 ou 3 fois tout en avançant le paiement intégral au fournisseur.

Comment fonctionnent les termes de paiement avec la Chine ?

Voici 4 options de paiement couramment utilisés pour les transactions en Chine :

• Dépôt 30 % et paiement des 70 % avant l’expédition. Vous payez donc un acompte de 30 % lors de la commande puis réglez le solde avant l’expédition de la marchandise. Or, l’expédition par voie maritime prend généralement entre 30 et 40 jours. Vous devrez attendre ce délai pour vendre les marchandises et récupérer votre capital.

• Dépôt de 30 % et paiement du solde de 70 % lors du connaissement. C’est la méthode la plus utilisée car vous ne payez le solde qu’une fois les marchandises arrivées à bon port.

• Aucun acompte, règlement intégral contre le connaissement. Cette condition de paiement ne sera acceptée qu’une fois que vous aurez tissé des liens solides avec votre fournisseur.

• Le paiement O/A. Vous payez le solde intégral après la réception des marchandises, voire jusqu’à 30 jours après la réception. Cette condition de paiement n’est possible que si le fournisseur a contracté une assurance. En cas de défaillance du client, il reçoit 80 à 90 % de la valeur de la commande. Le client, quant à lui, aura un mauvais historique de crédit.

En résumé, vous disposez de nombreux moyens de paiement pour vos transactions avec vos fournisseurs chinois. Pensez toutefois à bien les comparer pour choisir celui qui vous convient le mieux en termes de coût, de rapidité et de sécurité. Vous pouvez également payer vos fournisseurs chinois via Hero pour optimiser la gestion de votre trésorerie.