Tout savoir sur la carte bancaire professionnelle

Qu'est-ce qu'une carte bancaire professionnelle ?

Une carte bancaire professionnelle est un moyen de paiement mis à disposition des collaborateurs d'une entreprise. Ils peuvent utiliser cette carte pour régler leurs dépenses professionnelles. Connue aussi sous l’appellation carte business, elle est idéale pour toute personne qui désire simplifier la gestion comptable de son entreprise.

Il faut noter que l'utilisation d'une carte bancaire professionnelle est obligatoire pour toute forme de société (SA, SARL, SAS, EURL,...) et facultative pour les micro entreprises et les entreprises individuelles.

Elle est rattachée au compte professionnel de l'entreprise.

Les types de cartes bancaires pour entreprises

On distingue 3 types de cartes bancaires professionnelles : 

La carte de débit

C'est le type de carte bancaire professionnelle le plus courant en France. La carte de débit est rattachée au compte courant de l'entreprise. 

On distingue 3 modes de fonctionnement d'une carte de débit : 

• Le débit immédiat : le compte de votre entreprise est débité au fur et à mesure que des achats sont effectués avec la carte

• Le débit différé : les opérations sont cumulées et votre compte est débité à chaque fin de mois ou à une autre date convenue entre votre entreprise et la banque

• L’autorisation systématique : à chaque paiement, la banque est interrogée pour savoir si le solde du compte permet cette opération sans quoi le paiement sera refusé 

La carte de crédit

Contrairement à la carte de débit, une carte de crédit professionnelle n'est pas rattachée au compte courant de l'entreprise mais à une réserve d'argent. La banque avance une somme d'argent affectée dans la carte que votre entreprise devra rembourser ultérieurement.Le crédit est renouvelable, d'où le terme credit revolving.

Elle permet d'effectuer des achats et des retraits d'argent jusqu'à un certain plafond appelé crédit plafond selon les conditions de la banque. 

Une carte de crédit fonctionne par débit différé : la somme des dépenses est débitée sur le compte de l'entreprise en une seule fois. Généralement, le remboursement du crédit se fait par prélèvement automatique dans le compte courant à une date fixée en amont dans le contrat. 

La carte prépayée

La carte prépayée est une carte bancaire qui doit obligatoirement être approvisionnée en fonds pour être utilisable. Ce qui la différencie d’une carte de crédit, c’est que la somme est payée avant l’utilisation de la carte.

Ainsi, les collaborateurs ne pourront utiliser que le fonds qui a été attribué à la carte. Il est donc impossible d'être à découvert car une fois le plafond atteint, la carte sera hors service. Le solde de la carte se renouvelle tous les mois néanmoins. Son réapprovisionnement peut se faire en fonction des besoins réels des utilisateurs.

Ce type de carte professionnelle est utilisé pour contrôler les dépenses des collaborateurs et éviter les abus.

Les avantages d'une carte bancaire d’entreprise

L'utilisation de carte bancaire professionnelle présente plusieurs avantages pour votre entreprise. Voici les principaux :

Simplification des paiements et des dépenses

L'un des avantages de la carte bancaire entreprise est qu'elle simplifie les paiements et les dépenses.

Au lieu de payer avec votre propre carte personnelle et se faire rembourser ensuite, vos collaborateurs et vous-même pourrez régler directement avec votre carte bancaire entreprise.Ainsi, toutes les dépenses professionnelles seront automatiquement à la charge de votre entreprise et elles seront comptabilisées sur un compte unique. Vous pourrez alors mieux contrôler vos dépenses mensuelles.

En outre, le paiement par carte bancaire est un gain de temps car il permet une autonomie aux collaborateurs.Lors d'une mission ou d'un voyage d'affaire, un salarié peut directement réserver son vol et sa chambre d'hôtel ou encore louer une voiture par lui-même sans qu'un responsable n'ait besoin d'intervenir, ni qu’il doivent soumettre de note de frais par la suite.

Suivi et contrôle des transactions

Ce mode de paiement vous permet de mieux gérer les dépenses de votre entreprise. 

Une carte bancaire professionnelle inclut des fonctionnalités qui vous permettent de contrôler les dépenses de vos salariés.Par exemple, certaines cartes professionnelles autorisent les dirigeants d'entreprise de limiter l'heure d'utilisation de la carte, de fixer une limitation géographique ou encore de déterminer à l'avance les dépenses autorisées avec la carte. 

De plus, pour chaque carte professionnelle, vous pouvez vous procurer un relevé détaillé de toutes les transactions. Vous pouvez ainsi suivre toutes les dépenses de vos salariés et repérer plus rapidement les abus.

Bénéficier d’une assurance sur le matériel du collaborateur avec la carte

Comme les cartes bancaires sont reliées à un compte pro, ce mode de paiement est généralement associé à des assurances de tout genre.

Par exemple, il y a l'assurance voyage qui permet d'assurer les professionnels lors des déplacements en France ou à l'étranger. Cette assurance inclut notamment :

• L'hospitalisation

• Le rapatriement sanitaire 

• La responsabilité civile 

• La compensation en cas de retard d'annulation d'un vol, etc. 

Une assurance sur les matériels prend en charge la réparation ou le remboursement en cas de perte des smartphones, des ordinateurs portables ou autre matériel d'usage.

Notez que ces avantages diffèrent selon les cartes bancaires et les offres des différentes banques.

Les inconvénients

Bien que très utile, le recours à une carte bancaire peut présenter des inconvénients pour une entreprise. 

Les risques de fraude

Les salariés peuvent utiliser la carte professionnelle pour effectuer des dépenses personnelles. Pour l'entreprise, un tel acte frauduleux représente une perte d'argent sans parler de l'incohérence au niveau de la comptabilisation des dépenses qui serait mal vu en cas de contrôle fiscal par exemple.

Comparatif entre une carte bancaire professionnelle et les notes de frais

Les notes de frais, tout comme les cartes bancaires professionnelles, permettent de régler les dépenses professionnelles des employés. 

Avec une note de frais, les dépenses sont réglées par l'employé puis remboursées ensuite par l'entreprise. En revanche, avec une carte bancaire, les frais sont directement à la charge de l'entreprise.

Techniquement, le recours à un paiement par carte bancaire professionnelle engage moins de temps qu'une note de frais : il suffit de brancher la carte à un terminal de paiement électronique (TPE) pour effectuer un paiement.Pour une note de frais, il faut tout d'abord remplir un formulaire et apporter des justificatifs des dépenses tels que les reçus.En cas de perte d'un justificatif, la dépense sera non remboursable. De plus, le remboursement peut prendre du temps car une note de frais doit passer par plusieurs services avant sa validation et son remboursement.

De plus, les flux des dépenses de l'entreprise sont centralisés avec le mode de paiement par carte bancaire professionnelle tandis qu'ils sont dispersés avec les notes de frais. 

Quelles dépenses peuvent être effectuées avec une carte bancaire professionnelle ?

Les cartes bancaires professionnelles sont destinées exclusivement à payer les dépenses professionnelles. 

Les dépenses professionnelles incluent notamment :

• Les frais de péage

• Les frais de repas 

• Les frais de déplacement

• Les frais de logement

• Les frais de déménagement si la raison de déménagement est professionnelle

• Les frais de télétravail 

• Les frais liés au télétravail

• Etc

Comment choisir la meilleure carte bancaire pour votre entreprise ?

Plusieurs choix de cartes bancaires professionnelles s'offrent à vous. Voici les critères à prendre en compte pour choisir la meilleure offre pour votre entreprise. 

Les tarifs

L'octroi d'une carte bancaire professionnelle engendre des frais bancaires et chaque banque a ses propres tarifs. Vous devez vous pencher sur :

• Les frais d’émission des cartes physiques

• Les frais de transaction à l'étranger 

• Les commissions pour certains services, etc.

Les services

Vous pouvez aussi comparer les offres bancaires selon les services qu'elles proposent comme :

• Le service client disponible 24H/24 7j/7 

• Les assurances

• Les programmes de fidélité

• La synchronisation des comptes avec la comptabilité de l'entreprise 

Les besoins de l’entreprise

Votre carte bancaire doit être adaptée à vos activités.

Pour cela, vous devez vous poser un certain nombre de questions :

• Est-ce que vos collaborateurs doivent souvent se rendre à l'étranger ? Dans ce cas vous devrez choisir une carte bancaire qui permet les transactions en devise à des coûts abordables

• A combien de collaborateurs allez-vous donner une carte bancaire professionnelle ?

• Faut-il choisir pour une carte à débit immédiat ou à débit différé ?

• Quels types de dépenses vont être effectuées avec la carte ?

• Quel budget affecter à chaque carte ? 

• Quelles fonctionnalités pour sécuriser les paiements et gérer les dépenses ? 

En évaluant les offres disponibles selon ces quelques critères, vous serez apte à trouver la meilleure option qui facilitera vos activités professionnelles. 

Combien coûte une carte bancaire professionnelle ?

Le coût d'une carte bancaire peut varier selon les banques. En général , une carte bancaire varie :

• Selon le type de banque choisie : banque traditionnelle ou néobanque 

• Selon le type de carte bancaire : carte de débit ou carte de crédit ou carte prépayée

• Selon les fonctionnalités associées et leur coût : transaction à l'étranger, frais de tenue de compte, frais d'émission de carte, etc 

Dans l'ensemble, une carte basique chez une banque traditionnelle vous coûtera environ 80 euros par mois.D'un autre côté, une carte pro incluant le paiement à l'étranger et autres fonctionnalités vous coûtera environ 20 euros chez une néobanque. 

Heropay : la carte bancaire avec le compte pro gratuit

Vous êtes à la recherche d’une carte bancaire professionnelle adaptée aux besoins de votre entreprise ?

Chez Hero, on propose :

• Un compte pro gratuit avec cartes bancaires physiques et numériques et une option de différé de paiement

• Une solution d’encaissement en ligne à des tarifs qui défient toute concurrence

• Des solutions de financement flexibles et sans engagement (BNPL en B2B, paiement accéléré sur les marketplaces (Amazon…), le financement des créances ete des dettes)

En résumé, la carte professionnelle offre de réels avantages à une entreprise et a ses collaborateurs.Elle permet une meilleure maîtrise des dépenses et les collaborateurs évitent d'avancer leurs dépenses professionnelles sur leurs finances personnelles.Heropay propose une carte bancaire gratuite, associée à un compte professionnel gratuit.