Logiciel de facturation obligatoire en 2025 : les règles à connaître

Quelles entreprises sont concernées par l'obligation d'utiliser un logiciel de facture électronique en 2025 ?

La réforme impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA de pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024.

L’obligation d’émettre des factures électroniques, elle, s’échelonne selon la taille des entreprises. Ce calendrier du gouvernement résume ce qu’il faut retenir :

• Les grandes entreprises

  • Effectif supérieur à 5 000 salariés

  • Ou chiffre d'affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros

  • Et total de bilan supérieur à 2 milliards d’euros → Obligation d’émission dès le 1er juillet 2024.

• Entreprises de taille intermédiaire (ETI)

  • Effectif compris entre 250 et 5 000 salariés

  • Ou chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliard d’euros

  • Et total de bilan inférieur à 2 milliards d’euros → Obligation d’émission à partir du 1er janvier 2025.

• Petites et moyennes entreprises (PME)

  • Effectif compris entre 10 et 250 salariés

  • Ou chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros

  • Et total de bilan inférieur à 43 millions d’euros → Obligation prévue en 2026.

• Microentreprises

  • Effectif inférieur à 10 salariés

  • Chiffre d’affaires inférieur à 2 millions d’euros

  • Ou total de bilan inférieur à 2 millions d’euros → Les auto-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA ou réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA sont exemptés de l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation électronique.

Peut-on continuer à facturer avec Word ou Excel ?

Les micro-entreprises et TPE non soumises à l'obligation de facturation électronique peuvent continuer à utiliser Excel ou Word pour éditer leurs factures.

Cependant, ces outils ne garantissent pas la conformité exigée par la réforme. Il est donc fortement recommandé d’adopter un logiciel certifié.

Le contexte de la réforme de la facturation électronique

L'obligation d'utiliser un logiciel de facturation en 2025 découle de la loi de finances pour 2020, qui prévoit la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA.

Ses objectifs sont clairs :

• Lutter contre la fraude à la TVA, estimée à 20 milliards d’euros par an en France selon la Cour des comptes.

• Simplifier l’administratif grâce à l’automatisation des processus de facturation.

• Moderniser des échanges commerciaux et meilleure traçabilité des flux financiers.

Quelles sont les fonctionnalités obligatoires d’un logiciel de facturation ?

Dès 2025, utiliser un logiciel conforme ne se limite pas à éditer des factures : il doit respecter des normes techniques précises, fixées par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

L’objectif est de garantir la transparence, la traçabilité et l’authenticité des transactions.

La conformité au format Factur-X ou XML UBL/CII

Tous les logiciels doivent être capables de produire des factures selon l’un des trois formats normalisés reconnus par la réforme :

• Factur-X : format hybride comprenant un PDF lisible et un fichier XML structuré. C'est le format le plus accessible, particulièrement pour les TPE-PME.

• UBL (Universal Business Language) : format XML standardisé, largement utilisé dans l’Union Européenne.

• CII (Cross Industry Invoice) : format recommandé pour les transactions internationales, basé sur les normes de l'ONU/CEFACT.

Exemple : une PME qui envoie une facture à un client B2B doit générer un fichier Factur-X ou UBL pour que son client puisse l'intégrer automatiquement dans son système comptable.

La connexion à une plateforme de dématérialisation (PDP ou PPF)

Le logiciel doit être en mesure de transmettre les factures électroniques via deux types de plateformes :

• Le Portail Public de Facturation (PPF), mis en place par l’État. Gratuit, mais avec des fonctionnalités limitées.

• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’administration fiscale, permettant une intégration plus poussée avec les outils de gestion internes.

Le logiciel doit également assurer :

• La traçabilité des opérations (historique des envois et réceptions).

• L’archivage sécurisé des factures pendant au moins 6 ans, comme l’exige le Code général des impôts (CGI) - Article L102 B.

Le respect des mentions obligatoires sur les factures

Les logiciels doivent générer automatiquement toutes les mentions légales requises par la réforme :

• Le numéro SIREN de l’émetteur et du client.

• La nature de l’opération : vente de biens, prestation de services, ou mixte.

• Le montant de TVA applicable, ou la mention d'exonération si nécessaire ("TVA non applicable - article 293 B du CGI").

Exemple : une facture émise par un auto-entrepreneur exonéré de TVA doit impérativement porter la mention spécifique sous peine de rejet ou de sanction.

La signature électronique et l’authentification des documents

Bien qu’optionnelle, la signature électronique est recommandée pour garantir :

• L'intégrité de la facture (pas de modification possible après émission).

• L'authenticité de l’émetteur.

Elle est obligatoire pour certains cas spécifiques, notamment pour les documents échangés dans le cadre de marchés publics (B2G.

Comment choisir un logiciel de facturation conforme pour cette année ?

Le choix d’un logiciel de facturation ne se limite pas à une simple conformité technique. Il doit aussi s’adapter aux besoins et à la taille de l’entreprise.

Vérifier l’agrément PDP ou la connexion avec le PPF

Avant tout, il faut s’assurer que le logiciel :

• Est PDP agréé, ce qui signifie qu’il peut transmettre les factures directement à l’administration fiscale et aux clients.

• Ou qu’il est interopérable avec le PPF, permettant d’envoyer et de recevoir des factures via le portail public.

Exemple : Sage est en cours d’agrément PDP et propose déjà une connexion avec le PPF, garantissant la conformité de ses utilisateurs.

Comparer les fonctionnalités selon les besoins de l’entreprise

• Pour les grandes entreprises, vous devez privilégier des solutions avec intégration ERP, gestion multi-entités et e-reporting automatisé.

• Les TPE-PME rechercheront plutôt des logiciels simples, avec création de factures automatisée, suivi des paiements, et archivage conforme.

Exemple : Pennylane est adapté aux PME avec des offres dès 39 €/mois, intégrant la comptabilité et la facturation électronique.

Le coût du logiciel et les modèles tarifaires

Les tarifs varient selon le périmètre fonctionnel :

• Les solutions de base (exemple : Evoliz, QuickBooks) : à partir de 10 € / mois.

• Les solutions complètes PDP (exemple : Cegid, Sage) : à partir de 50 € / mois, avec des options avancées comme la signature électronique et l’intégration ERP.

À noter : certains prestataires facturent en fonction du volume de factures émises ou du nombre d’utilisateurs.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité du logiciel de facturation ?

Ne pas respecter les nouvelles obligations en matière de facturation électronique expose les entreprises à des risques financiers, commerciaux et fiscaux.

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a prévu des sanctions précises :

Les risques pour les entreprises

Une entreprise qui n’utilise pas un logiciel de facturation conforme peut faire face à :

• Un refus de paiement : les clients peuvent refuser les factures non conformes, ce qui retarde les encaissements.

• Une perte du droit à déduction de TVA : une facture incorrecte ou non transmise dans les règles empêche la récupération de la TVA.

• Le blocage de la trésorerie : des retards de traitement des factures peuvent déstabiliser la gestion financière de l’entreprise.

Les amendes administratives

• Amende de 15 € par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an (source : Article 1737 du Code Général des Impôts).

• Amende de 250 € en cas de non-transmission des données de e-reporting à l’administration fiscale (par transmission ou par période de référence), avec un plafond de 15 000 € par an.

• Non-respect de la loi anti-fraude à la TVA : une sanction de 7 500 € par logiciel ou système non conforme, renouvelable tous les 60 jours si la situation n'est pas régularisée (source : Article 1770 du CGI).

👉 Exemple : une PME qui continue d’utiliser un logiciel de facturation non certifié s’expose à une double peine : rejet des factures et amende de 7 500 €.

Les contrôles de l’administration fiscale

L’administration fiscale est habilitée à :

• Contrôler les logiciels : vérifier l’usage d’un logiciel agréé PDP ou relié au PPF.

• Examiner les formats de factures : elles doivent être en Factur-X, UBL ou CII, avec les mentions obligatoires et un horodatage conforme.

• Vérifier l’archivage : obligation de conserver les factures 6 ans minimum dans des conditions garantissant leur intégrité (source : CGI, Article L102 B).

Exemple : lors d’un contrôle, une entreprise devra fournir une attestation de conformité ou une preuve d’agrément PDP. Sans cela, elle risque des sanctions immédiates.

Quels sont les meilleurs logiciels de facturation obligatoires pour ?

Certaines solutions se démarquent déjà par leur conformité aux formats requis, leur facilité d’intégration avec les PDP et le PPF, et leurs fonctionnalités adaptées aux entreprises de toutes tailles.

Les meilleurs logiciels compatibles avec la réforme

Voici une liste des logiciels de facturation compatibles avec la réforme 2025. Certains sont déjà PDP agréés, d’autres sont connectés au PPF :

Exemple : une PME de 50 salariés peut choisir Cegid si elle a besoin d’une solution intégrée à son ERP, tandis qu’un indépendant peut opter pour QuickBooks, simple et économique.

4 critères à prendre en compte pour faire son choix

Voici 4 critères à prendre en compte pour bien choisir :

• PDP ou PPF ? : Pour plus de services (archivage, automatisation, reporting), privilégier un PDP agréé. Sinon, une simple connexion au PPF peut suffire.

• Les fonctionnalités les plus importantes: signature électronique, gestion multi-TVA, automatisation des relances.

• L’adaptation à la taille de l’entreprise : des solutions légères pour les TPE, des plateformes plus complètes pour les grandes structures.

• Les tarifs : à adapter selon la fréquence de facturation et le volume de factures.

Heropay vous accompagne pour la facturation électronique

Le passage à un logiciel de facturation conforme en 2025 devient une étape clé pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Pour simplifier cette transition et assurer votre conformité dès les premières échéances, Heropay propose une solution complète, pensée pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprise.

Avec Heropay, vous bénéficiez :

• Dès juin 2025, de la possibilité d’émettre des factures électroniques aux formats Factur-X, UBL ou CII directement depuis votre espace client. Votre facturation reste simple, mais parfaitement conforme aux exigences légales.

• À partir de l’été 2025, vous pourrez recevoir, traiter et payer vos factures électroniques, avec un suivi en temps réel depuis votre interface Hero.

• Dès septembre 2025, nous vous permettrons de financer vos factures électroniques en quelques clics grâce à nos solutions de financement intégrées. Vous améliorez votre trésorerie et anticipez vos besoins de cash sans complexité.

• Fin 2025, nous serons adossés à un PDP partenaire, pour garantir la transmission de vos factures à l’administration fiscale et aux plateformes de vos clients.

• En 2026, Heropay deviendra PDP agréé, ce qui vous offrira une solution complète de dématérialisation, centralisée sur un seul outil.

Heropay vous aide à passer à la facturation électronique sans complexité ni perte de temps. Vous respectez les obligations légales, tout en simplifiant la gestion quotidienne de vos factures.