Nouvelles mentions obligatoires en facturation électronique + la liste complète

Pourquoi des mentions obligatoires en facturation électronique ?

L’ajout de mentions spécifiques sur les factures électroniques vise à assurer leur conformité fiscale et à standardiser les échanges entre entreprises et administration.

Les objectifs de la réglementation

L’instauration de mentions obligatoires dans la facturation électronique répond à plusieurs enjeux :

• Assurer la validité légale des factures et éviter toute contestation en cas de litige.

• Lutter contre la fraude à la TVA, estimée à plus de 20 milliards d’euros par an en France (source : Cour des comptes, 2022).

• Faciliter l’automatisation et les contrôles fiscaux, en standardisant les informations à transmettre à l’administration.

• Garantir l’acceptation des factures sur les plateformes de dématérialisation, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation (PPF) ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Quelles différences entre facturation classique et facturation électronique ?

Contrairement aux factures papier ou PDF simples, la facturation électronique impose des formats structurés (Factur-X, UBL, CII). Ces formats permettent :

• Une lecture automatisée par les logiciels comptables et fiscaux.

• L’intégration de métadonnées spécifiques, telles que l’identifiant unique de la facture ou le numéro de transmission à l’administration fiscale.

• Une piste d’audit sécurisée, garantissant la traçabilité des modifications et transmissions.

Une facture papier ou PDF pouvait être modifiée après son émission sans laisser de traces. Avec la facturation électronique, chaque modification est enregistrée et datée, empêchant toute fraude ou altération.

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires avec la réforme ?

Les factures électroniques devront comporter de nouvelles informations pour garantir leur acceptation par l’administration fiscale et les clients.

Les identifiants et les métadonnées fiscales

La réforme impose l’ajout de nouvelles informations pour un meilleur suivi des transactions :

• Un identifiant unique de la facture électronique, généré automatiquement par le PPF ou la PDP.

• Un numéro de transmission à l’administration fiscale qui prouve que la facture a bien été déclarée.

• L’horodatage (date et heure d’émission) et piste d’audit sécurisée pour tracer l’ensemble du cycle de vie de la facture.

Ainsi, une entreprise qui émet une facture en janvier 2027. Grâce à l’identifiant unique et l’horodatage, l’administration fiscale peut vérifier immédiatement si la transaction a bien été enregistrée et déclarée.

Le type et la nature de la transaction

Chaque facture devra mentionner précisément la nature de la transaction :

• Si c’est une vente de biens ou une prestation de services (distinction obligatoire).

• Si c’est une transaction B2B, B2C ou une exportation, avec des obligations spécifiques pour chaque cas.

• Obligation de e-reporting pour les transactions non soumises à la facturation électronique (B2C et échanges internationaux).

Les autres mentions spécifiques à intégrer

• L’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse de facturation.

• Le numéro SIREN ou SIRET du client, pour identifier précisément l’acheteur professionnel (il n’était pas obligatoire jusqu’à maintenant).

• La catégorie de commande, qui doit préciser si la facture concerne une livraison de bien, une prestation de services ou une transaction mixte (les deux).

Ces nouvelles mentions renforcent la transparence des échanges et garantissent une meilleure conformité fiscale pour toutes les entreprises concernées par la réforme.

La liste complète des mentions obligatoires en facturation électronique

Au-delà des nouvelles obligations, une facture électronique conforme en 2026 doit toujours contenir les mentions traditionnelles exigées par l’administration fiscale. Voici un récapitulatif global des informations à inclure.

Les informations sur l’émetteur et le destinataire

• Le nom ou la raison sociale des deux parties.

• L’adresse complète du fournisseur et du client.

• Le numéro SIREN/SIRET de l’émetteur (et désormais du client en B2B).

• Le numéro de TVA intracommunautaire si applicable.

Les détails de la facture

• Le numéro unique de facture : attribué de manière chronologique.

• La date d’émission et date de livraison/prestation.

• La description précise des produits ou services, avec quantité et prix unitaire.

• Les montants HT, la TVA applicable et le montant TTC.

Les mentions liées à la TVA et aux paiements

• Le taux de TVA applicable et le montant de TVA collectée.

• Les conditions de paiement : délais, pénalités en cas de retard, escompte éventuel.

• La mention spécifique en cas d’exonération de TVA (exemple : “TVA non applicable – article 293 B du CGI”).

Cette liste permet aux entreprises de s’assurer que leurs factures respectent les exigences légales et sont prêtes à être transmises via les plateformes certifiées.

Quelles sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires ?

L’omission d’une ou plusieurs mentions obligatoires peut entraîner des conséquences fiscales et commerciales importantes.

Les amendes et les risques fiscaux

L’administration fiscale impose des sanctions financières en cas de factures non conformes :

• 15 € d’amende par mention manquante, avec un plafond de 25 % du montant total de la facture.

• Rejet de la TVA déductible si les factures ne comportent pas toutes les informations nécessaires.

Ainsi, une entreprise qui oublie d’indiquer le numéro de TVA de son client risque de se voir refuser la déduction de la TVA sur ses achats professionnels.

Les conséquences commerciales

Une facture non conforme peut également entraîner des complications dans la relation commerciale avec les clients :

• Risque de refus de paiement si le client ne peut pas comptabiliser la facture dans son propre système comptable.

• Allongement des délais de règlement, le temps de corriger et renvoyer la facture.

Un fournisseur qui émet une facture sans numéro SIRET risque de devoir la refaire et de retarder le paiement de plusieurs semaines.

Comment garantir la conformité des mentions sur vos factures électroniques ?

Pour éviter les erreurs et assurer la conformité des factures électroniques, les entreprises doivent s’appuyer sur des outils adaptés et des contrôles rigoureux.

Vérifier l’adéquation avec le format imposé (Factur-X, XML, CII)

Chaque facture doit respecter un format structuré permettant la lecture et l’intégration automatique des données :

• Factur-X : un format hybride combinant un PDF lisible et un fichier XML structuré.

• XML UBL et CII : formats standardisés pour les échanges interentreprises.

Un prestataire qui utilise encore des factures en PDF non structuré devra passer à Factur-X pour respecter les obligations de 2026.

Automatiser l’émission des factures via un logiciel conforme

Utiliser un logiciel de facturation agréé permet d’éviter les erreurs et d’intégrer automatiquement les mentions obligatoires. ll :

• Assure la génération d’un numéro de facture unique et horodaté.

• Vérifie la présence de toutes les mentions obligatoires avant l’envoi.

• Simplifie l’archivage et la transmission aux plateformes PPF ou PDP.

Mettre en place un contrôle interne

Avant de transmettre une facture électronique, il est recommandé d’effectuer une vérification systématique des mentions obligatoires, avec notamment :

• Un audit interne régulier des factures envoyées.

• La formation des équipes comptables aux nouvelles obligations.

• Des tests de transmission via PPF ou PDP avant l’échéance légale.

Heropay vous accompagne pour passer à la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique en 2026 impose de nouvelles règles strictes, notamment sur les mentions obligatoires à faire figurer sur chaque facture. Oublier une information essentielle peut entraîner des sanctions et ralentir vos paiements.

Avec HeroPay, vous avez l’assurance d’émettre des factures électroniques 100 % conformes, sans complexité :

• Dès juin 2025, vous pourrez émettre vos factures électroniques directement depuis votre compte Hero, avec toutes les mentions légales obligatoires intégrées automatiquement (SIRET client, nature de l’opération, identifiant fiscal, etc.).

• À partir de l’été 2025, vous pourrez recevoir, contrôler et payer des factures électroniques, en toute conformité, via votre compte Hero.

• En septembre 2025, vous aurez accès à des solutions de financement : Hero vous permet d'anticiper vos paiements grâce au préfinancement de vos factures électroniques.

• Fin 2025, Hero s’appuiera sur un PDP partenaire agréé pour garantir le respect du schéma en Y et la transmission des données fiscales.

• Et dès 2026, Hero ambitionne de devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour vous offrir un service complet, sans intermédiaire.