Factura electrónica en España: todo lo que debes saber sobre normativa y cumplimiento

Requisitos legales de la factura electrónica en España

La reforma de la facturación electrónica en España forma parte de un esfuerzo por mejorar la calidad del servicio. Armonización europea y modernización administrativa .

A través de la ley Crea y Crece El Gobierno español está introduciendo gradualmente la facturación electrónica para las empresas.

Reforma gradual de la facturación electrónica

España introduce la factura electrónica obligatorio para todas las empresas B2B y B2G con la adopción de la Crea y Crece publicado en el BOE de 29 de septiembre de 2022 .

Esta reforma tiene varios objetivos:

• Reducir el fraude del IVA estimado en 35.000 millones de euros al año en la Unión Europea, según la Comisión Europea.

• Facilitar las auditorías fiscales imponiendo un formato normalizado para todas las transacciones.

• Acelerar la tramitación de los pagos limitando los litigios y errores relacionados con las facturas en papel o PDF.

Empresas afectadas y calendario de aplicación

La introducción de la factura electrónica en España sigue un calendario progresivo en función del tamaño de la empresa:

Las empresas que no han sin presencia fiscal en España no se ven afectados por esta obligación, salvo que se adopten nuevas directivas.

Excepciones a la facturación electrónica

Determinadas empresas y transacciones quedan temporalmente excluidas del régimen:

• Microempresas en régimen fiscal simplificado podría beneficiarse de un aplazamiento (que se confirmará en la próxima legislación).

• Transacciones B2C aún no se ven afectados por esta reforma, pero su integración podría preverse a medio plazo.

• Determinadas profesiones reguladas podrán quedar exentos, previa validación por parte del Agencia Tributaria .

Cómo funciona la factura electrónica en España

Para garantizar transparencia total de los intercambios España impone un formato normalizado y plataformas oficiales de emisión y recepción de facturas electrónicas.

Formato obligatorio de factura electrónica

España exige el uso de formato Facturae un estándar XML desarrollado por la Agencia Tributaria . Este formato estructurado garantiza :

• Integración automática de facturas en programas de contabilidad.

• Controles rápidos de las autoridades fiscales .

• Compatibilidad con los sistemas europeos de facturación electrónica .

El papel de la red FACe (Factura Electrónica)

El Gobierno español ha creado FACe una plataforma dedicada a la gestión de facturas electrónicas.

• Para el sector público (B2G) Todas las empresas deben enviar sus facturas a través de FACe.

• Para el sector privado (B2B) Actualmente se está desarrollando un sistema similar para permitir la transmisión centralizada de facturas entre empresas.

Garantías FACe trazabilidad de las transacciones y permite a las autoridades fiscales llevar a cabo controles en tiempo real .

Información obligatoria en una factura electrónica en España

Para ser válida, una factura electrónica en España debe contener la siguiente información información precisa y normalizada .

Esta información garantiza que cumplimiento de las obligaciones fiscales para evitar el rechazo de las autoridades y garantizar la trazabilidad de las transacciones .

Información esencial

Cada factura electrónica debe incluir la siguiente información:

• Información sobre el remitente y el destinatario :

  • Nombre o razón social

  • El número de identificación fiscal (NIF)

  • Dirección completa

• Información específica de la transacción :

  • El número único de factura asignados cronológicamente

  • Fecha de emisión de la factura

  • El importe sin IVA, el tipo de IVA aplicable y el importe con IVA.

  • Una descripción detallada de los productos o servicios suministrados

• Autenticación y seguridad :

  • La firma electrónica para garantizar la integridad y autenticidad del documento

  • El código único de transacción concedido por la plataforma gubernamental

Requisitos específicos para B2G y B2B

Las obligaciones difieren en función de si la factura se emite a un organismo público (B2G) o empresa privada (B2B) .

• Para el sector público (B2G) :

  • Todas las facturas deben ser transmitida a través de FACe .

  • Se genera un identificador único para cada transacción con el fin de garantizar su seguimiento.

• Para el sector privado (B2B) :

  • Las empresas deben utilizar una plataforma de facturación electrónica cumple los requisitos de las autoridades fiscales.

  • La integración con los programas de contabilidad se está volviendo esencial para automatizar la transmisión y gestión de las facturas.

De este modo, España se adapta a la normativa europea, facilitando interoperabilidad entre distintos sistemas de facturación dentro de la UE.

Facturación electrónica para empresas extranjeras en España

Las empresas no residentes deben comprobar si les afecta la obligación de utilizar la factura electrónica en España.

La normativa distingue entre empresas con establecimiento permanente en España y las que operan a escala internacional sin presencia local.

¿A quién afecta entre las empresas no españolas?

Las obligaciones varían en función de la estructura de la empresa:

• Empresas con establecimiento permanente en España

  • Obligación de facturación electrónica de la misma manera que las empresas españolas.

  • Utilización del Facturae y transmisión a través de la plataforma FACe (B2G) o futuras plataformas B2B.

• Empresas extranjeras sin establecimiento en España

  • Si facturan a una empresa española no se preocupan facturación electrónica obligatoria.

  • No obstante, deben asegurarse de que cumplen las obligaciones fiscales relativas al IVA intracomunitario.

IVA y obligaciones de declaración electrónica

Algunas operaciones requieren declaraciones fiscales adicionales, sobre todo en el caso de las transacciones intracomunitarias.

• la déclaration de TVA via le SII (Suministro Inmediato de Información)

  • Para grandes empresas (facturación > 6 millones de euros) : presentación de informes es casi en tiempo real transacciones.

  • Para otras empresas declaración mensual o trimestral, según el régimen fiscal.

• Transmisión de operaciones a las autoridades fiscales españolas

  • España impone controles más estrictos a las transacciones B2B transfronterizo .

  • Las empresas españolas deben declarar sus relaciones con clientes extranjeros aunque no estén sujetos a facturación electrónica.

Por tanto, las empresas extranjeras deben estar bien preparadas implicaciones fiscales y obligaciones de información antes de operar en España.

Sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica

El incumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica en España expone a las empresas a sanciones económicas y administrativas.

Las autoridades fiscales españolas aplican sanciones proporcionales a la gravedad de la infracción.

Multas y sanciones

Las empresas que incumplan la normativa pueden enfrentarse a sanciones de hasta 500 euros. 10 000 € en función de la naturaleza del delito :

• Sin facturación electrónica cuando sea obligatorio:

  • Multa de hasta 10 000 € .

• No envío de facturas a través de FACe o del futuro sistema B2B :

  • Sanciones calculadas sobre el importe de las facturas en cuestión .

• Datos incorrectos o factura no en formato Facturae :

  • Multa proporcional de hasta 1% del importe de la factura .

Riesgos para las empresas

Además de las sanciones económicas, incumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica puede tener graves consecuencias para las empresas:

• Rechazo de facturas no conformes Esto impide que se reclame el IVA.

• Bloqueo de pagos por los clientes españoles en caso de factura no válida.

• Riesgo adicional de auditoría fiscal para las empresas que no cumplan las nuevas normas.

Por lo tanto, su cumplimiento es esencial para evitar estas sanciones y garantizar el buen funcionamiento de las transacciones comerciales en España.

¿Cómo se cumple la normativa española?

Para evitar sanciones y garantizar la validez de las transacciones, las empresas necesitan implantar soluciones adaptadas a la facturación electrónica en España.

Esto implica el uso de programas informáticos compatibles, la integración con plataformas oficiales y la supervisión reglamentaria permanente.

Elegir un software compatible con Facturae

España exige el uso de formato Facturae un archivo XML normalizado. Para cumplirlo, es imprescindible :

• Utilizar programas de facturación certificados capaz de generar facturas en Facturae 3.2.x la versión exigida actualmente por las autoridades fiscales.

• Compruebe la compatibilidad con la Agencia Tributaria y plataformas oficiales como FACe para las transacciones con el sector público.

• Asegúrese de que el software incorpora un firma electrónica necesaria para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.

Conexión a plataformas oficiales

Las empresas deben enviar sus facturas a través de los canales oficiales establecidos por el Gobierno español:

• FACe Una plataforma obligatoria para las transacciones con el sector público.

• Futura red B2B Facturación electrónica: se está desarrollando para centralizar la facturación electrónica entre empresas privadas.

Para garantizar el cumplimiento, se recomienda :

• Compruebe si su ERP o software de contabilidad permite la integración con estas plataformas.

• Realizar pruebas de transmisión para garantizar que el sistema acepta correctamente las facturas.

Anticiparse a futuros cambios legislativos

El marco reglamentario de la facturación electrónica en España sigue evolucionando. Para evitar sorpresas desagradables, es aconsejable :

• Anuncios de Monitor Agencia Tributaria y el Gobierno español sobre la obligación de facturación electrónica en B2B.

• Manténgase al día actualizaciones del formato Facturae y nuevos requisitos técnicos.

• Establezca un vigilancia reglamentaria o trabajar con un experto fiscal español para anticiparse a los cambios.

Con estas buenas prácticas, las empresas pueden garantizar una transición fluida a la facturación electrónica y evitar complicaciones administrativas.

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La factura electrónica se está convirtiendo en un requisito ineludible para todas las empresas que operan en España, con plazos clave tan pronto como 2025 para grandes empresas y 2026 para las PYME.

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Así es como Hero te lleva paso a paso:

• A partir de junio de 2025 puedes emitir facturas electrónicas en formato Facturae directamente desde su cuenta Heropay con facilidad. Nuestra solución integrará firma electrónica obligatoria y cumplirá la norma XML impuesta por la Agencia Tributaria.

• A partir del verano de 2025 también puede reciba y pague sus facturas electrónicamente garantizando al mismo tiempo su trazabilidad a través de plataformas oficiales como FACe para el sector público, o la futura red B2B española.

• A partir de septiembre de 2025 acceda a nuestras soluciones de financiación sobre sus cobros B2B españoles para mejorar su flujo de caja, sin esperar plazos de pago.

• Finales de 2025 Heropay se conectará a un Socio del PPD garantizar la transmisión de sus facturas a las autoridades fiscales españolas y a la futura red B2B centralizada.

• Y en 2026 , Heropay deviendra PDP permitiéndole centralice la emisión, recepción y financiación de sus facturas electrónicas tanto en España como a escala internacional.