Facture électronique en Allemagne : ce que votre entreprise doit savoir

Pourquoi l’Allemagne passe à la facturation électronique

L’Allemagne s’aligne sur les réglementations européennes en matière de digitalisation des transactions. Ce passage vise à renforcer la transparence fiscale et à simplifier les échanges commerciaux. De nombreux pays européens ont déjà adopté ces systèmes pour améliorer l’efficacité des contrôles fiscaux et limiter les erreurs comptables.

Pourquoi l’Allemagne a pris du retard par rapport aux autres pays européens ?

La structure fédérale de l'Allemagne a freiné l'uniformisation des règles. Chaque Land a décidé de ses propres exigences pour la facturation des administrations publiques (B2G).

Cependant, la directive européenne 2014/55/UE impose une harmonisation. L'Allemagne suit donc le mouvement avec un plan progressif. Contrairement à la France ou à l’Italie, qui ont centralisé leurs processus, l’Allemagne a laissé aux États régionaux la liberté d’adopter leurs propres solutions, ce qui a entraîné des écarts dans l’implémentation des obligations de facturation électronique.

Les étapes du calendrier pour anticiper la transition

• 1er janvier 2025 : les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques et les intégrer dans leurs systèmes comptables.

• 1er janvier 2027 : les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 800 000 euros doivent émettre des factures électroniques pour toutes leurs transactions B2B.

• 1er janvier 2028 : toutes les entreprises doivent émettre et recevoir des factures électroniques, quel que soit leur chiffre d’affaires.

L’objectif est de permettre une adoption progressive et de laisser aux entreprises le temps de moderniser leurs systèmes de gestion comptable.

Comment se préparer à l’obligation généralisée en 2028 ?

Les entreprises doivent :

• Adapter leurs logiciels de facturation

• Former leurs équipes

• Tester les nouveaux formats avant la date limite pour éviter les erreurs et retards administratifs.

La première étape est donc d’investir dans des solutions de gestion compatibles avec les nouvelles exigences et assurer un suivi rigoureux de la transition.

Vous pouvez d’effectuer des audits internes pour s’assurer que les systèmes actuels respectent déjà une partie des normes attendues.

Qui est concerné par la facturation électronique en Allemagne ?

Toutes les entreprises opérant en Allemagne, qu'elles soient nationales ou étrangères, doivent se conformer aux nouvelles règles de facturation électronique. 

Cela concerne les structures de toutes tailles, des grandes entreprises aux indépendants, ainsi que les entreprises étrangères ayant des clients en Allemagne.

Est-ce que votre entreprise est soumise aux nouvelles règles ?

Toutes les entreprises qui facturent des clients en Allemagne doivent respecter cette réglementation.

Les transactions B2G (Business to Government) sont déjà concernées, et celles entre entreprises (B2B) suivront.

Même les petites entreprises devront adapter leurs processus et utiliser des logiciels compatibles.

Les obligations spécifiques pour les transactions avec l’État (B2G)

Depuis avril 2020, les fournisseurs de l'administration publique doivent envoyer leurs factures sous format XRechnung.

Les administrations fédérales exigent maintenant un format structuré et standardisé pour simplifier les paiements et éviter les erreurs dans la gestion des dépenses publiques.

Comment s’adapter aux exigences pour le commerce entre entreprises (B2B)

Les entreprises doivent vérifier que leurs systèmes comptables peuvent émettre et recevoir des factures conformes aux nouveaux standards.

Quels formats utiliser pour envoyer des factures électroniques ?

L’Allemagne impose des formats spécifiques pour garantir une intégration fluide dans les systèmes comptables et assurer la compatibilité avec les normes européennes.

XRechnung, le format obligatoire pour les administrations publiques

XRechnung est un format XML qui assure une lecture et un traitement automatisé par les administrations publiques.

Son adoption permet d’accélérer le traitement des factures et de réduire les risques d’erreurs liées à la saisie manuelle.

ZUGFeRD et Factur-X pour une compatibilité plus large

Ces formats hybrides intègrent un fichier XML dans un PDF. Ils permettent une lecture humaine et une intégration facile dans les systèmes de facturation.

Ils offrent une solution flexible pour les entreprises souhaitant conserver une présentation lisible tout en respectant les exigences de digitalisation.

Vérifier que vos factures respectent la norme européenne EN16931

La norme EN16931 garantit l’interopérabilité des factures au niveau européen. Elle définit les informations minimales qu’une facture électronique doit contenir pour être conforme aux exigences légales.

Comment mettre en place un système de facturation conforme

Les entreprises doivent adapter leur infrastructure pour se conformer aux nouvelles obligations.

Choisir une solution adaptée pour générer et envoyer des factures électroniques

L’utilisation d’un logiciel de facturation compatible est la première étape pour éviter tout rejet administratif.

Des solutions comme SAP, Datev ou Edicom permettent d’automatiser la génération et l’envoi des factures selon les formats requis.

Respecter les règles d’archivage et de conservation des documents

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans dans un format sécurisé et accessible. La mise en place d’un système d’archivage électronique conforme est indispensable pour répondre aux exigences des contrôles fiscaux.

Sécuriser vos échanges grâce à la signature électronique

Bien que non obligatoire, la signature électronique renforce l’authenticité des documents et prévient les fraudes. Elle permet d’assurer l’intégrité des transactions et d’accélérer la validation des paiements.

Quels risques en cas de non-respect des obligations ?

L’absence de mise en conformité peut entraîner des sanctions financières et des complications administratives.

Des amendes et des pénalités

Les entreprises qui ne respectent pas la réglementation risquent des sanctions financières pouvant aller jusqu'à 100 000 euros en fonction de la gravité de l'infraction.

Les autorités fiscales peuvent également appliquer des pénalités supplémentaires en cas de récidive ou de non-respect prolongé des obligations.

Des erreurs sur la TVA

Une facture non conforme peut entraîner le rejet de la déduction de TVA par l'administration fiscale allemande. Cela peut entraîner des pertes financières importantes pour l’entreprise concernée.

Des blocages administratifs et des complications comptables

L'absence de facturation électronique conforme peut entraîner des retards dans les paiements et des complications lors des contrôles fiscaux.

Les autorités peuvent exiger des justificatifs supplémentaires, ce qui alourdit la charge administrative et retarde la validation des transactions.

De plus, les factures non conformes pourront être refusées par ses partenaires.

Pourquoi la facturation électronique est aussi une opportunité pour votre entreprise ?

Au-delà des obligations légales, la facturation électronique offre de nombreux avantages, notamment en termes de productivité, de sécurité et de réduction des erreurs comptables.

Automatiser la gestion des factures et gagner en productivité

Une étude de PwC révèle que la facturation électronique réduit le temps de traitement des factures de 60 % en moyenne, ce qui permet aux entreprises d'économiser des milliers d'heures de travail chaque année.

En automatisant la création et l'envoi des factures, les équipes comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L'intégration d'un système de facturation électronique permet de réduire le temps consacré à la gestion administrative et d'éliminer les tâches répétitives. Les entreprises optimisent ainsi leurs ressources et améliorent leur efficacité comptable.

Sécuriser les transactions et simplifier le suivi des paiements

Grâce à la traçabilité numérique, les entreprises peuvent suivre les paiements en temps réel et réduire les risques de litiges ou d'erreurs de facturation.

Selon une étude de l'Association Européenne de la Facturation Électronique, 80 % des entreprises qui ont adopté ces systèmes ont constaté une amélioration significative de leur gestion des paiements.

Réduire les fraudes et garantir votre conformité fiscale

Les formats normalisés et les contrôles automatisés limitent les fraudes fiscales et facilitent les audits.

D'après une enquête menée par Deloitte, la facturation électronique réduit de 30 % les fraudes à la TVA en permettant un suivi détaillé des transactions et en supprimant les incohérences de facturation.

Les formats normalisés et les contrôles automatisés limitent les fraudes fiscales et facilitent les audits.

Heropay vous accompagne pour passer à la facturation électronique

Avec l’Allemagne qui impose la facturation électronique généralisée d’ici 2028, les entreprises doivent s’adapter rapidement aux nouvelles obligations fiscales et techniques. 

Que vous soyez une PME française exportant en Allemagne ou une société allemande basée à Berlin ou Munich, Heropay simplifie votre transition.

• Dès juin 2025, vous pourrez émettre vos factures électroniques au format XRechnung, ZUGFeRD ou Factur-X directement depuis votre compte Heropay, en toute conformité avec les exigences européennes et allemandes (norme EN16931).

• À partir de l’été 2025, vous pourrez également recevoir et gérer les factures électroniques de vos fournisseurs allemands via Heropay, avec une intégration facilitée dans vos processus comptables.

• Dès septembre 2025, Hero vous proposera des solutions de financement de vos factures électroniques pour optimiser votre trésorerie, y compris dans le cadre de transactions B2B transfrontalières.

• Et fin 2025, Heropay sera connecté à un PDP partenaire pour garantir la conformité et l’envoi des données fiscales à l’administration allemande, tout en préparant son propre statut de PDP en 2026.

L’Allemagne impose progressivement la facturation électronique, avec une obligation généralisée en 2028. Adopter cette réforme dès maintenant permet d'éviter les sanctions et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise. En anticipant ces évolutions, votre structure pourra bénéficier d’une meilleure gestion financière et d’une simplification des échanges administratifs.