Guía completa para la contratación de proveedores

¿Qué es la contratación de proveedores?

La contratación es un proceso que implica buscar, identificar y comparar proveedores potenciales para firmar un contrato de suministro en condiciones óptimas .

Se trata de localizar posibles proveedores y evaluarlos para encontrar el o los que ofrezcan la mejor relación calidad-precio.

Encontrar el proveedor adecuado permite a su empresa :

• Reducir costes . El objetivo de toda contratación es encontrar un proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-precio. Por esta razón, el aprovisionamiento debe ser un proceso regular y continuo dentro de una empresa. Es una de las estrategias aplicadas por la empresa para garantizar su competitividad.

• Desarrollo de la empresa . El ahorro generado por una elección óptima del proveedor puede canalizarse hacia otros proyectos.

• Productos y servicios fiables . La calidad de los productos suministrados por su proveedor determina su propia imagen de marca.

¿Por qué es esencial el aprovisionamiento para su empresa?

La contratación de proveedores es un verdadero reto para cualquier empresa. Elegir un proveedor fiable, que respete los plazos de entrega y suministre productos de calidad es un factor clave para el éxito. una garantía de rendimiento y éxito para una empresa .

Es un eslabón importante en el buen funcionamiento de la empresa y en la creación de un círculo virtuoso.

Comercializar productos de calidad es bueno para su imagen de marca. Y cuando sus productos se entregan a tiempo, usted mismo puede cumplir sus compromisos de respetar los plazos de entrega.

Una contratación eficaz también le permite reducir sus costes y, por tanto, asegurarse un margen óptimo.

Así pues, la contratación de proveedores ofrece ventajas reales a la empresa:

• Independencia de los proveedores . Un buen aprovisionamiento le permite competir y trabajar con los mejores proveedores, limitando al mismo tiempo las posibles consecuencias de un cese de actividades.

• Aumento de los márgenes seleccionando a los proveedores que ofrezcan la mejor relación calidad-precio.

• Mejor previsión de los posibles riesgos de perturbación del existencias.

Fases clave de la contratación de proveedores

He aquí las etapas clave del proceso de contratación de proveedores:

Identificar sus necesidades específicas

El primer paso en la contratación es definir las necesidades de la empresa . Una vez identificados, puede elaborar una lista de criterios de selección pertinentes para su organización.

Por ejemplo, puede utilizar los siguientes criterios:

• Calidad del producto

• Capacidad de respuesta del servicio de atención al cliente

• Plazos de entrega

• Situación geográfica

• La capacidad de producir y responder a los pedidos

• Cumplimiento de las normas medioambientales y/o sociales, etc.

Búsqueda de posibles proveedores

Estas son las formas más habituales de encontrar proveedores:

• Investigar en Internet especialmente en redes sociales como LinkedIn o mercados como Alibaba

• Participación en ferias y exposiciones

• Seguir recomendaciones de terceros en redes sociales o de amigos y familiares

• Reseñas y recomendaciones en las redes sociales

• Asociaciones profesionales (si trabaja en un campo específico y existe una asociación dedicada a ese campo).

• Directorios.

Evaluación y selección de proveedores

Una vez elaborada la lista de posibles proveedores, hay que evaluarlos y compararlos. A continuación, puede clasificarlos según los criterios que haya identificado.

En particular, debe evaluar a cada proveedor en función de su reputación, experiencia, resultados, etc. . Para ello, puede preguntar a otros clientes del proveedor.

También puede solicitar la certificación de calidad como la certificación ISO. Son criterios clave para elegir entre dos posibles proveedores. Un proveedor con certificación ISO es una garantía de la seriedad y profesionalidad del proveedor que la posee.

Negociar condiciones y redactar contratos

Una vez elaborada la lista de proveedores, es hora de negociar.

Se trata de entablar conversaciones con cada proveedor para ver cuál ofrece las mejores condiciones contractuales (mejor relación calidad-precio, servicios, etc.). Ten en cuenta tu lista de criterios a la hora de hacer tu elección final.

El objetivo debe ser establecer contratos ventajosos para todas las partes con el fin de establecer una relación de confianza y duradera . Trabajar juntos debe redundar en beneficio de ambas partes.

Una vez concluidas las negociaciones, se formaliza el contrato. Una vez firmado, se establece un acuerdo de suministro entre las partes.

Nuestros consejos para una buena contratación de proveedores

Estos son nuestros consejos para una buena contratación de proveedores:

Mantenga relaciones sólidas con sus proveedores

Mantener una auténtica relación de confianza es esencial para que la colaboración se desarrolle sin problemas y sea duradera. Hay que aspirar a la estabilidad para para evitar cualquier riesgo de interrupción de la cadena de suministro, por ejemplo.

Para ello, cultivar el diálogo y comunicarse con regularidad . Si su situación cambia o sus necesidades evolucionan, no olvide ajustar los términos de su acuerdo.

Errores comunes que hay que evitar en la contratación de proveedores

Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas a la hora de buscar proveedores. Hay que evitarlos para garantizar el éxito de la contratación:

Basarse únicamente en el precio

Favorecer a un proveedor basándose únicamente en el precio es una estrategia condenada al fracaso. Por supuesto, hay que intentar asegurarse el mayor margen posible. Sin embargo, hay otros criterios que deben tenerse en cuenta acumulativamente .

Imagine un proveedor que ofrece precios competitivos pero no cumple las normas de calidad ni los plazos de entrega.

Una contratación eficaz debe tener en cuenta una serie de criterios clave para encontrar proveedores realmente adaptados a las necesidades de la empresa.

Descuidar los controles y la supervisión

La contratación de proveedores debe ser una estrategia continua. Debe evaluarse periódicamente el cumplimiento de los términos del contrato por parte del proveedor. El propio contrato también debe prever medidas en caso de incumplimiento de los compromisos.

Sólo una vigilancia constante le permitirá reaccionar de forma proactiva y a tiempo para evitar las consecuencias perjudiciales.

Herramientas para facilitar la contratación de proveedores

Ahora que ya sabe lo que tiene que hacer para llevar a cabo su proceso de búsqueda de proveedores, aquí tiene las herramientas que le facilitarán el trabajo:

Uso de plataformas de redes profesionales

Existen plataformas que pueden ayudarle a encontrar proveedores fácilmente. Toda una lista de ellas está a un solo clic en Internet. Sólo tienes que asegurarte de elegir una plataforma que se ajuste a los criterios que hayas definido en cuanto a sectores de actividad, normas de calidad, etc.

Las plataformas más populares son las siguientes Alibaba . En efecto la solución de referencia para encontrar proveedores de todo el mundo . Sin embargo, la mayoría de los proveedores que encontrará en Alibaba son chinos o de otros países asiáticos.

Sin embargo, existen otras plataformas como ThomasNet, DinoDirect y Global Sources .

Adopción de programas informáticos de gestión de la cadena de suministro

Se trata de soluciones informáticas diseñadas para ayudar a las empresas a optimizar su proceso de gestión de existencias de productos . El software de gestión de la cadena de suministro le permite automatizar el seguimiento y el control de los movimientos de existencias .

Además de la elección del proveedor, la utilización de este tipo de software le permite optimizar el rendimiento de su empresa.

Utilizar este tipo de software ofrece una serie de ventajas:

• Visibilidad en tiempo real de las cantidades disponibles, los movimientos, los niveles y la ubicación de las existencias.

• Optimización de las existencias . Gracias a la supervisión en tiempo real de los niveles de existencias, puede tomar medidas para evitar el agotamiento y el exceso de existencias.

• Alertas cuando es necesario reabastecerse

• Reducción de costes .

En resumen, la contratación de proveedores es esencial para el rendimiento de una empresa. Trabajar con un proveedor fiable es sinónimo de optimizar el proceso de suministro.