Software di fatturazione obbligatorio nel 2025: le regole da conoscere

Quali aziende dovranno utilizzare un software di fatturazione elettronica entro il 2025?

La riforma prevede che tutte le imprese soggette all'IVA siano in grado di ricevere fatture elettroniche da 1° luglio 2024 .

L'obbligo di inviare delle fatture elettroniche varia a seconda delle dimensioni dell'azienda. Questo calendario del governo riassume i punti chiave:

• Grandi aziende

  • Più di 5.000 dipendenti

  • Ou ricavi maggiore di 1,5 miliardi di euro

  • Et totale bilan maggiore di 2 miliardi di euro → Obbligo di emissione da 1° luglio 2024 .

• Aziende di medie dimensioni (ETI)

  • Forza lavoro tra 250 e 5.000 dipendenti

  • O vendite inferiori a 1,5 miliardi di euro

  • E attività totali inferiori a 2 miliardi di euro → Obbligo di emissione da 1° gennaio 2025 .

• Piccole e medie imprese (PMI)

  • Forza lavoro tra 10 e 250 dipendenti

  • O vendite inferiori a 50 milioni di euro

  • E attività totali inferiori a 43 milioni di euro → Obbligo previsto dalla 2026 .

• Microimprese

  • Meno di 10 dipendenti

  • Vendite inferiori a 2 milioni di euro

  • O totale di bilancio inferiore a 2 milioni di euro → Les imprenditori autonomi beneficiando di esenzione IVA di base o di effettuare solo operazioni esenti da IVA sono esente l'obbligo di utilizzare un software di fatturazione elettronica.

Posso continuare a fatturare utilizzando Word o Excel?

Il microimprese e TPE non soggette all'obbligo di fatturazione elettronica possono continuare ad utilizzare Excel o Parola per emettere le loro fatture.

Tuttavia, questi strumenti non garantisce la conformità richiesto dalla riforma. Si raccomanda quindi vivamente di utilizzare un software certificato.

Il contesto della riforma della fatturazione elettronica

L'obbligo di utilizzare un software di fatturazione entro il 2025 deriva dalla legge finanziaria per il 2020, che prevede l'introduzione generalizzata del sistema di "fatturazione elettronica". fatturazione elettronica tra società soggette a IVA.

I suoi obiettivi sono chiari:

• Lotta alle frodi IVA stimato in 20 miliardi di euro all'anno in Francia secondo il Corte dei conti .

• Semplificare l'amministrazione grazie all'automazione dei processi di fatturazione.

• Modernizzare gli scambi e una migliore tracciabilità dei flussi finanziari.

Quali sono le caratteristiche obbligatorie di un software di fatturazione?

A partire dal 2025, l'utilizzo di un software conforme non si limiterà alla semplice emissione di fatture, ma dovrà rispettare precisi standard tecnici stabiliti dalla Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

L'obiettivo è garantire trasparenza il tracciabilità e il autenticità transazioni.

Conformità con il formato Factur-X o XML UBL/CII

Tutti i software devono essere in grado di produrre fatture in uno dei tre formati standard riconosciuti dalla riforma:

• Fattore-X formato ibrido che comprende un PDF leggibile e un XML strutturato . Questo è il formato più accessibile, in particolare per TPE-PME .

• UBL (linguaggio commerciale universale) formato XML standardizzato, ampiamente utilizzato nel Unione Europea .

• CII (Fattura intersettoriale) formato consigliato per transazioni internazionali basato su UN/CEFATTO .

Esempio: una PMI che invia una fattura a un cliente B2B deve generare un file Factur-X o UBL in modo che il cliente possa integrarlo automaticamente nel proprio sistema contabile.

Collegamento a una piattaforma di dematerializzazione (PDP o PPF)

Il software deve essere in grado di inviare fatture elettroniche attraverso due tipi di piattaforma:

• Le Portale di fatturazione pubblica (PPF) creato dal governo francese. Gratuito, ma con funzionalità limitate.

• A Piattaforma di dematerializzazione dei partner (PDP) approvato dalle autorità fiscali, consentendo una maggiore integrazione con gli strumenti di gestione interna.

Il software deve inoltre garantire :

• La tracciabilità operazioni (storico delle spedizioni e degli incassi).

• L' archiviazione sicura bollette per almeno 6 anni come richiesto da Codice generale delle imposte (CGI) - Articolo L102 B .

Conformità alle informazioni obbligatorie sulle fatture

Il software deve generare automaticamente tutti i avvisi legali richiesto dalla riforma :

• Il numero SIRENA l'emittente e il cliente.

• La natura dell'operazione vendita di beni, fornitura di servizi o una combinazione di entrambi.

• L'importo dell'IVA applicabile, o la menzione dell'esenzione se necessaria ("TVA non applicabile - articolo 293 B del CGI").

Esempio: una fattura emessa da un imprenditore autonomo esente da IVA deve riportare la dicitura specifica, pena lo scarto o la sanzione.

Firme elettroniche e autenticazione dei documenti

Sebbene sia facoltativo, il firma elettronica si raccomanda di garantire :

• L' integrità della fattura (non è possibile apportare modifiche dopo l'emissione).

• L' autenticità del trasmettitore.

È obbligatorio in alcuni casi specifici, in particolare per documenti scambiati nell'ambito di contratti di appalto pubblico (B2G.

Come scegliere il software di fatturazione giusto per quest'anno?

La scelta di un pacchetto software di fatturazione non si limita alla sola conformità tecnica. Deve anche essere adatto alle esigenze e alle dimensioni dell'azienda.

Verificare l'approvazione del PDP o il collegamento con il PPF

Prima di tutto, è necessario assicurarsi che il file :

• Est PDP approvato Ciò significa che può inviare le fatture direttamente alle autorità fiscali e ai clienti.

• O che è interoperabile con il PPF che consente di inviare e ricevere fatture tramite il portale pubblico.

Esempio: Sage sta per ottenere l'accreditamento PDP e offre già un collegamento con il PPF, garantendo la conformità ai propri utenti.

Confrontare le funzionalità in base alle esigenze aziendali

• Per il grandi aziende si dovrebbe optare per soluzioni con Integrazione ERP , gestione multi-entità e e-reporting automatico .

• Il TPE-PME cercherà un software semplice, con creazione automatizzata di fatture , monitoraggio dei pagamenti e archiviazione conforme .

Esempio: Pennylane è pensato per le PMI, con offerte a partire da 39/mese integrare la contabilità e la fatturazione elettronica.

Costi del software e modelli di prezzo

Le tariffe variano a seconda dell'ambito funzionale:

• Soluzioni di base (ad esempio Evoliz, QuickBooks): da 10 € / mese .

• Soluzioni PDP complete (ad esempio Cegid, Sage): da 50/mese con opzioni avanzate come la firma elettronica e l'integrazione con l'ERP.

Nota bene: alcuni fornitori di servizi addebitano le spese in base alla volume di fatture emesse o il numero di utenti .

Quali sono le sanzioni per i software di fatturazione non conformi?

Il mancato rispetto dei nuovi obblighi di fatturazione elettronica espone le aziende ai seguenti rischi rischi finanziari , commerciale e fiscale .

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) ha introdotto sanzioni specifiche:

Rischi per le imprese

Un'azienda che non utilizza un software di fatturazione conforme può trovarsi ad affrontare :

• Rifiuto di pagare i clienti possono rifiutare le fatture non conforme, che ritardi nelle riscossioni .

• Perdita del diritto alla detrazione dell'IVA una fattura non corretta o non inviata in conformità alle regole impedisce il recupero dell'IVA .

• Blocco del flusso di cassa I ritardi nell'elaborazione delle fatture possono destabilizzare la gestione finanziaria dell'azienda.

Multe amministrative

• 15 di multa per ogni fattura non conforme con un tetto massimo di 15 000 € par an (fonte: articolo 1737 del Codice tributario generale).

• Amende de 250 € in caso di mancata trasmissione dei dati di e-reporting alle autorità fiscali (per trasmissione o per periodo di riferimento), fino a un massimo di 15 000 € par an .

• Mancata osservanza della legge contro le frodi IVA una sanzione di 7.500 per ogni software o sistema non conforme rinnovabile ogni 60 giorni se la situazione non viene regolarizzata (fonte: articolo 1770 del CGI).

👉 Esempio: una PMI che continua a utilizzare un software di fatturazione non certificato è esposta ai seguenti rischi una doppia sanzione rifiuto di fatture e ammenda di 7 500 euro .

Controlli da parte delle autorità fiscali

Le autorità fiscali sono autorizzate a :

• Software di controllo Verificare che si stia utilizzando un software approvato dal PDP o un software collegato al PPF.

• Esaminare i formati delle fatture Devono essere in Factur-X, UBL o CII con informazioni obbligatorie e un orodatazione conforme.

• Controllare l'archiviazione obbligo di conservare le fatture per 6 anni in condizioni che ne garantiscano l'integrità (fonte: CGI, articolo L102 B).

Per esempio: durante un'ispezione, un'azienda dovrà fornire un certificato di conformità o un prova dell'approvazione del PDP . Altrimenti si rischia sanzioni immediate .

Quali sono i migliori pacchetti software per la fatturazione obbligatoria?

Alcune soluzioni si distinguono già per conformità ai formati richiesti loro facile integrazione con PDP e PPF e le loro caratteristiche adatte ad aziende di tutte le dimensioni .

Il miglior software compatibile con la riforma

Ecco un elenco di software di fatturazione compatibili con la riforma del 2025. Alcuni sono già PDP approvati altri sono collegato al PPF :

Esempio Una PMI con 50 dipendenti può scegliere Cegid se ha bisogno di una soluzione integrata con il proprio ERP, mentre un lavoratore autonomo può optare per QuickBooks semplice ed economico.

4 criteri da considerare nella scelta

Ecco 4 criteri da considerare al momento della scelta:

• PDP o PPF? Per avere più servizi (archiviazione, automazione, reportistica), optate per un PDP approvato . Altrimenti, un semplice connessione al PPF può essere sufficiente.

• Le funzioni più importanti firma elettronica, gestione di più partite IVA, promemoria automatici.

• Adattamento alle dimensioni dell'azienda Si va dalle soluzioni leggere per le piccole imprese alle piattaforme più complete per le grandi organizzazioni.

• Listino prezzi Da adattare in base alla frequenza di fatturazione e al volume delle fatture.

Heropay vi aiuta con la fatturazione elettronica

La transizione verso un software di fatturazione conformi entro il 2025 sta diventando un passo fondamentale per tutte le imprese soggette a IVA.

Per semplificare questa transizione e garantire la conformità fin dall'inizio, Heropay offre una soluzione completa progettata per soddisfare le esigenze di aziende di ogni dimensione.

Con Heropay, beneficiate di :

• Da giugno 2025, da la possibilità di emettere fatture fatturazione elettronica nei formati Factur-X, UBL o CII direttamente dall'area clienti. La vostra fatturazione rimane semplice, ma pienamente conforme ai requisiti di legge.

• A partire dall'estate 2025, sarete in grado di ricevere, elaborare e pagare le vostre fatture con il monitoraggio in tempo reale dall'interfaccia di Hero.

• A partire da settembre 2025, vi permetteremo di finanziare le vostre fatture elettroniche in pochi clic grazie alle nostre soluzioni di finanziamento integrate. Potrete migliorare il vostro flusso di cassa e anticipare il vostro fabbisogno di liquidità senza alcuna complessità.

• Entro la fine del 2025, saremo sostenuto da un partner PDP per garantire l'invio delle fatture alle autorità fiscali e alle piattaforme dei vostri clienti.

• Nel 2026, Heropay diventerà PDP approvato In questo modo avrete una soluzione completa di dematerializzazione, centralizzata su un unico strumento.

Heropay vi aiuta a passare alla fatturazione elettronica senza complessità o perdite di tempo. Rispettate gli obblighi di legge, semplificando al contempo la gestione quotidiana delle vostre fatture.