Fatturazione elettronica: funzionamento e obblighi

Perché un sistema di fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica diventerà gradualmente obbligatoria in Francia tra il 2026 e il 2028.

Per garantire un'applicazione efficace e coerente, le autorità fiscali stanno imponendo un regime di trasmissione delle fatture standardizzato, noto come "regime di trasmissione delle fatture standardizzato". "Modello Y .

Questo modello mira a garantire la tracciabilità delle transazioni semplificare le verifiche fiscali e automatizzare i processi contabili delle aziende.

Gli obiettivi della sua attuazione

Il diagramma a Y ha 4 obiettivi:

• Lotta alle frodi IVA In Francia, le frodi sull'IVA rappresentano una perdita stimata di 20 miliardi di euro all'anno (fonte: Cour des Comptes). Grazie alla trasmissione centralizzata delle fatture, le autorità fiscali potranno monitorare più efficacemente le transazioni e ridurre le dichiarazioni fraudolente.

• Armonizzazione del commercio tra aziende Con formati standardizzati e un unico metodo di trasmissione, le aziende potranno scambiare le fatture più facilmente, senza incompatibilità di software.

• Automatizzare la gestione della contabilità Fatturazione elettronica: la fatturazione elettronica consente una migliore integrazione con i software ERP e di contabilità. L'obiettivo è ridurre gli errori di inserimento dei dati e accelerare l'elaborazione dei pagamenti.

• Garantire maggiore trasparenza e tracciabilità Ogni fattura passerà attraverso un punto di controllo convalidato dalle autorità fiscali. In questo modo sarà impossibile apportare modifiche non autorizzate dopo l'emissione.

Le sfide della fatturazione elettronica

Sebbene questa riforma porterà benefici tangibili, comporterà anche una serie di cambiamenti. sfide tecniche e organizzative per le aziende :

• Unificare i flussi tra aziende e autorità fiscali Oggi ogni azienda utilizza un proprio software di fatturazione. Il passaggio a un sistema unico comporta la necessità di aggiornare questi strumenti e di adeguarli ai nuovi standard.

• Garantire la conformità degli scambi Le aziende devono assicurarsi che le loro fatture siano conformi a formati rigorosi (Factur-X, UBL, CII) e siano inviate tramite piattaforme certificate.

• Gestire la transizione graduale A seconda delle dimensioni dell'azienda, l'obbligo si applicherà tra il 2026 e il 2028. È fondamentale anticipare questi cambiamenti per evitare ostacoli amministrativi o fiscali.

Comprendere lo schema Y per la fatturazione elettronica

Le Modello Y è il modello utilizzato dalle autorità fiscali per organizzare la circolazione delle fatture elettroniche. Esso definisce le modalità di trasmissione delle fatture tra le imprese e le autorità fiscali garantendo la loro conformità e tracciabilità.

Definizione del diagramma a Y

Lo schema Y si basa su tre attori principali :

1. L'emittente della fattura (fornitore) Crea la fattura elettronica in un formato conforme (Factur-X, UBL o CII).

2. Una piattaforma intermedia L'azienda sceglie di inviare la fattura tramite :

   • Il portale di fatturazione pubblica (PPF) gestiti dallo Stato.

   • Una piattaforma di dematerializzazione partner (PDP) una soluzione privata approvata.

3. Il destinatario della fattura (cliente commerciale) e le autorità fiscali Il PPF o il PDP invia la fattura al cliente e trasmette le informazioni fiscali alle autorità.

I due circuiti possibili nel diagramma a Y

1. Trasmissione tramite il portale di fatturazione pubblica (PPF)

• L'azienda presenta le fatture direttamente al PPF .

• Il PPF verifica la conformità del documento e invia la fattura al destinatario.

• Allo stesso tempo, i dati fiscali vengono inviati automaticamente alle autorità fiscali.

✅ Vantaggi è una soluzione gratuite semplice conformità. ❌ Svantaggi Le funzionalità sono limitate e non esiste un'integrazione avanzata con il software di contabilità.

2. Trasmissione tramite una piattaforma di dematerializzazione del partner (PDP).

• L'azienda passa attraverso un PDP privato che è responsabile per formattazione archiviazione e trasmissione delle fatture.

• La PDP quindi invia la fattura al cliente e trasmette informazioni fiscali al PPF.

✅ Vantaggi servizi avanzati, Integrazione ERP automazione dei processi contabili. ❌ Svantaggi Il costo varia (e può essere elevato: fino a diverse centinaia di euro al mese) a seconda del fornitore del servizio.

Illustrazione del diagramma a Y

Ce regime di amministrazione fiscale mostra visivamente il diagramma a Y:

Quali aziende dovrebbero seguire questo schema?

La diffusione della fatturazione elettronica riguarda tutte le società soggette a IVA in Francia .

Tuttavia, lo schema Y sarà applicato come segue gradualmente a seconda delle dimensioni dell'azienda.

Aziende coperte dal sistema

Tutte le aziende devono trasmettere e ricevere fatture elettroniche seguendo lo schema a Y, ma con diverse scadenze diverse :

• Grandi aziende (+5000 dipendenti o fatturato >1,5 miliardi di euro) → 1° settembre 2026

• Aziende di medie dimensioni (ETI) → 1° settembre 2027

• PMI e VSE → 1° settembre 2028

Pertanto, un fornitore che lavora con grandi aziende dovrà essere pronto per il 2026 anche se si tratta di un'azienda molto piccola.

Calendario di attuazione

Le aziende devono anticipare queste scadenze per evitare qualsiasi interruzione del loro ciclo di fatturazione.

Obblighi di fatturazione nello schema Y

Seguendo questo modello, le aziende devono rispettare quanto segue obblighi specifici in termini di trasmissione e formato delle fatture.

L'obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica

Solo transazioni B2B nazionali (tra società francesi con partita IVA) deve seguire il modello Y.

Le operazioni interessate sono :

• Tutte le vendite e servizi tra aziende in Francia.

• Alcune operazioni con l'estero attraverso l'e-reporting.

Le operazioni escluse sono :

• Vendite a privati (B2C) → Nessuna fatturazione elettronica, ma obbligo di e-reporting per alcune transazioni.

• Operazioni con società estere → È necessario trasmettere solo alcuni dati.

Esempio Un libero professionista che fattura a un privato non deve utilizzare una fattura elettronica ma deve dichiarate le vostre vendite tramite l'e-reporting .

Requisiti del formato della fattura

Le fatture elettroniche devono essere conformi a tre formati ufficiali per garantire l'automazione dei processi contabili:

Esempio Una PMI che desidera facilitare la gestione della contabilità può favorire Fattore-X mentre un'azienda con commercio internazionale può optare per CII .

Sanzioni in caso di non conformità

Le aziende che non rispettano le nuove regole rischiano sanzioni pari a sanzioni finanziarie e fiscali :

• Una multa di 15 euro per ogni fattura non conforme con un tetto massimo di 15 000 € par an .

• Il rischio di rivalutazione fiscale in caso di errore o omissione.

• Rifiuto di fatture da parte dei clienti se non sono conformi ai nuovi standard.

Esempio Un'azienda che continua a emettere fatture convenzionali in PDF dopo il 2026 si espone a penali e ritardi nei pagamenti se i suoi clienti li rifiutano.

Come potete preparare la vostra azienda a questa nuova situazione?

L'introduzione dello schema Y ha comportato importanti cambiamenti nel modo in cui vengono gestite le fatture. Per evitare ritardi o blocchi nella fatturazione, Le aziende devono pensare al futuro e adattare i propri strumenti e processi.

Verificate la conformità del vostro software di fatturazione

Non tutti i software di fatturazione sono compatibili con il formati richiesti dalla riforma. È quindi essenziale verificare alcuni punti:

Criteri da verificare sono :

• Compatibilità con Factur-X, UBL o CII → Lo strumento deve essere in grado di generare questi formati.

• Collegamento con un PDP o PPF → Deve essere in grado di inviare e ricevere fatture tramite piattaforme approvate.

• Archiviazione sicura → Le fatture devono essere conservate per 6 anni minimo in conformità agli obblighi fiscali.

Un'azienda che utilizza Excel o Word per le sue fatture dovrà passare a un sistema di software di fatturazione certificato come Sage, Cegid o QuickBooks .

Scelta tra PPF e PDP

Le aziende hanno due opzioni per l'invio delle fatture:

📌 Esempio Una grande azienda che gestisce un elevato volume di fatture sarà in grado di optare per un PDP al fine di razionalizzare i propri scambi, mentre una Aziende molto piccole con poche fatture dovrà accontentarsi del PPF gratuit .

Formazione dei team

L'adozione dello schema Y implica nuovi strumenti e nuove procedure. A formazione adeguata è essenziale per evitare errori e garantire la continuità della fatturazione.

Cosa aspettarsi :

• Formazione su nuovi formati e piattaforme (PPF o PDP).

• Aggiornamento dei processi interni per integrare la fatturazione elettronica.

• Sensibilizzazione sui rischi di non conformità (penali, fatture rifiutate).

Un contabile abituato a inviare Fatture in PDF via e-mail deve imparare a trasmetterli tramite una piattaforma approvata .

Heropay vi aiuta a passare alla fatturazione elettronica

Le Modello Y diventerà essenziale per tutte le imprese con partita IVA entro il 2026. Ciò significa ripensare gli scambi di fatture, scegliere una piattaforma certificata (PPF o PDP) e garantire la conformità dei formati di fattura (Factur-X, UBL o CII).

Con Hero, potete anticipare questi cambiamenti con facilità:

• Giugno 2025 Hero: emettete le vostre prime fatture elettroniche in formato Factur-X direttamente dal vostro account Hero. Soddisfate i requisiti dello schema Y fin dall'inizio.

• Estate 2025 Hero permette di ricevere e pagare fatture elettroniche con una tracciabilità sicura e automatizzata.

• Settembre 2025 beneficiate di Soluzioni di finanziamento Hero accelerando i vostri pagamenti con il prefinanziamento elettronico delle fatture.

• Fine 2025 : Hero è basato su un Partner approvato dal PDP per garantire che i vostri dati fiscali siano trasmessi correttamente alle autorità fiscali.

• 2026 : Hero mira a diventare Piattaforma di dematerializzazione dei partner (PDP) per offrirvi un servizio integrato al 100% per la gestione delle vostre fatture.