Nuove informazioni obbligatorie per la fatturazione elettronica + elenco completo

Perché è necessario includere informazioni obbligatorie nella fatturazione elettronica?

L'aggiunta di informazioni specifiche sulle fatture elettroniche mira a garantire la conformità fiscale e a standardizzare gli scambi tra le aziende e le autorità.

Gli obiettivi dei regolamenti

L'introduzione di informazioni obbligatorie nella fatturazione elettronica comporta una serie di sfide:

• Assicurare la validità legale delle fatture ed evitare eventuali controversie in caso di contenzioso.

• Lotta alle frodi IVA stimato in oltre 20 miliardi di euro all'anno in Francia (fonte: Cour des Comptes, 2022).

• Facilitare l'automazione e le verifiche fiscali standardizzando le informazioni da inviare alle autorità.

• Garanzia di accettazione della fattura sulle piattaforme di dematerializzazione, sia che si tratti della Portale di fatturazione pubblica (PPF) o Piattaforme di dematerializzazione partner (PDP) .

Quali sono le differenze tra la fatturazione tradizionale e quella elettronica?

A differenza delle semplici fatture cartacee o in PDF, la fatturazione elettronica richiede quanto segue formati strutturati (Factur-X, UBL, CII). Questi formati consentono :

• A lettura automatica software per la contabilità e la fiscalità.

• L'integrazione di metadati specifici Questi includono l'identificativo unico della fattura e il numero utilizzato per inviare la fattura alle autorità fiscali.

• A tracciabilità sicura Questo garantisce la tracciabilità delle modifiche e delle trasmissioni.

Una fattura cartacea o in PDF può essere modificata dopo l'emissione senza lasciare alcuna traccia. Con la fatturazione elettronica, ogni modifica viene registrata e datata, impedendo così qualsiasi frode o alterazione.

Quali sono le nuove informazioni richieste dalla riforma?

Le fatture elettroniche dovranno includere nuove informazioni per essere accettate dalle autorità fiscali e dai clienti.

Identificatori fiscali e metadati

La riforma richiede l'aggiunta di nuove informazioni per monitorare meglio le transazioni:

• Un identificativo unico per le fatture elettroniche generato automaticamente dal PPF o dal PDP.

• Un numero per l'inoltro alle autorità fiscali che dimostra che la fattura è stata dichiarata.

• Timbratura del tempo (data e ora di emissione) e tracciabilità sicura per tracciare l'intero ciclo di vita della fattura.

Ad esempio, un'azienda che emette una fattura nel gennaio 2027. Grazie all'identificativo univoco e al timestamp, le autorità fiscali possono verificare immediatamente se la transazione è stata registrata e dichiarata correttamente.

Il tipo e la natura della transazione

Ogni fattura deve includere precisamente la natura della transazione :

• Se si tratta di una vendita di beni o di una fornitura di servizi (distinzione obbligatoria).

• Che si tratti di una transazione B2B, B2C o di esportazione con obblighi specifici per ogni caso.

• Obbligo di comunicazione elettronica per le transazioni non soggette a fatturazione elettronica (B2C e commercio internazionale).

Altri termini specifici da includere

• Indirizzo di consegna se è diverso dall'indirizzo di fatturazione.

• Numero SIREN o SIRET del cliente per identificare con precisione l'acquirente professionale (finora non era obbligatorio).

• La categoria dell'ordine che deve specificare se la fattura è per un consegna della merce a fornitura di servizi o un transazione mixte (entrambi).

Questi nuovi dettagli aumentano la trasparenza degli scambi e garantiscono una maggiore conformità fiscale per tutte le aziende interessate dalla riforma.

L'elenco completo delle informazioni obbligatorie per la fatturazione elettronica

Oltre ai nuovi obblighi, una fattura elettronica conforme al 2026 deve comunque contenere le informazioni tradizionali richieste dalle autorità fiscali. Ecco una panoramica delle informazioni che devono essere incluse.

Informazioni sul mittente e sul destinatario

• Nome o ragione sociale di entrambe le parti.

• Indirizzo completo fornitore e cliente.

• Il numero SIREN/SIRET dell'emittente (e ora del cliente nel B2B).

• Il numero di partita IVA intracomunitario se applicabile.

Dettagli della fattura

• Il numero unico della fattura assegnazione cronologica.

• Data di emissione e data di consegna/servizio .

• Una descrizione precisa dei prodotti o dei servizi con quantità e prezzo unitario.

• Gli importi al netto dell'IVA, l'IVA applicabile e l'importo comprensivo di IVA. .

IVA e dati di pagamento

• L'aliquota IVA applicabile e l'importo dell'IVA riscossa .

• Condizioni di pagamento scadenze, sanzioni per ritardi di pagamento, eventuali sconti.

• Informazioni specifiche in caso di esenzione IVA (esempio: "IVA non applicabile - articolo 293 B del CGI").

Questo elenco consente alle aziende di garantire che le loro fatture siano conformi ai requisiti di legge e siano pronte per la trasmissione tramite piattaforme certificate.

Quali sono le sanzioni per il mancato rispetto delle informazioni obbligatorie?

L'omissione di una o più informazioni obbligatorie può avere conseguenze fiscali e commerciali significative.

Multe e rischi fiscali

Le autorità fiscali impongono sanzioni finanziarie per le fatture non conformi:

• 15 di multa per ogni voce mancante con un tetto massimo di 25% dell'importo totale della fattura .

• Rifiuto dell'IVA detraibile se le fatture non contengono tutte le informazioni necessarie.

Ad esempio, un'azienda che dimentica di fornire il numero di partita IVA del proprio cliente può vedersi rifiutare il diritto alla detrazione dell'IVA sui propri acquisti aziendali.

Le conseguenze commerciali

Una fattura non conforme può anche comportare complicazioni nei rapporti commerciali con i clienti:

• Rischio di rifiuto del pagamento se il cliente non può registrare la fattura nel proprio sistema contabile.

• Periodi di liquidazione più lunghi per correggere e restituire la fattura.

Un fornitore che emette una fattura senza numero SIRET rischia di doverla rifare e di ritardare il pagamento di diverse settimane.

Come potete assicurarvi che le informazioni sulle vostre fatture elettroniche siano corrette?

Per evitare errori e garantire la conformità delle fatture elettroniche, le aziende devono affidarsi a strumenti adeguati e a controlli rigorosi.

Verificare la conformità al formato richiesto (Factur-X, XML, CII)

Ogni fattura deve essere in un formato strutturato in modo che i dati possano essere letti e integrati automaticamente:

• Fattore-X un formato ibrido che combina un PDF leggibile e un file XML strutturato.

• XML UBL e CII formati standardizzati per gli scambi business-to-business.

Un fornitore di servizi che utilizza ancora fatture PDF non strutturate dovrà passare a Factur-X per conformarsi agli obblighi del 2026.

Automatizzare l'emissione delle fatture utilizzando un software conforme

Utilizzare un software di fatturazione approvato permette di evitare errori e di integrare automaticamente le informazioni obbligatorie. ll :

• Assicura la generazione di un numero di fattura univoco, con indicazione del tempo .

• Controllare il presenza di tutte le informazioni obbligatorie prima della spedizione.

• Semplifica l'archiviazione e la trasmissione alle piattaforme PPF o PDP.

Creazione di un sistema di controllo interno

Prima di inviare una fattura elettronica, vi consigliamo di effettuare una verifica sistematica informazioni obbligatorie, tra cui

• Un audit interno regolare di fatture inviate.

• Formazione del team ai nuovi requisiti.

• Test di trasmissione tramite PPF o PDP prima della scadenza legale.

Heropay vi aiuta a passare alla fatturazione elettronica

Il passaggio a fatturazione elettronica nel 2026 impone nuove e severe regole, in particolare su informazioni obbligatorie da inserire in ogni fattura. Dimenticare di inserire informazioni essenziali può portare a sanzioni e rallentare i pagamenti.

Con HeroPay si può essere certi di emettere Fatture elettroniche conformi al 100% senza complessità:

• Da giugno 2025 è possibile emettere fatture in formato elettronico direttamente dal vostro account Hero, con tutte le informazioni legali obbligatorie integrati automaticamente (SIRET del cliente, natura della transazione, identificativo fiscale, ecc.)

• Dall'estate 2025 è possibile ricevere, controllare e pagare le fatture elettroniche in piena conformità, tramite il vostro account Hero.

• Settembre 2025 avrete accesso a soluzioni di finanziamento : Hero vi permette di anticipare i pagamenti prefinanziando le vostre fatture elettroniche.

• Fine 2025 L'eroe si baserà su un Partner approvato dal PDP per garantire la conformità con Modello Y e la trasmissione dei dati fiscali.

• E da 2026 Hero mira a diventare Piattaforma di dematerializzazione dei partner (PDP) per offrirvi un servizio completo, senza intermediari.