Comprendere il formato della fatturazione elettronica

Perché un formato standardizzato per le fatture elettroniche?

Lo Stato impone formati specifici per le fatture elettroniche per armonizzare gli scambi tra le aziende e con le autorità fiscali.

L'obiettivo è eliminare gli errori e semplificare la gestione della contabilità.

Obiettivi dell'armonizzazione

• Migliorare la contabilità tra i software Imponendo formati comuni, tutte le aziende, indipendentemente dal loro software di fatturazione, potranno scambiarsi le fatture senza preoccuparsi della compatibilità.

• Automatizzare i processi contabili Fatturazione elettronica: le fatture elettroniche possono essere integrate direttamente nel software di contabilità, senza doverle reinserire manualmente.

• Migliorare l'efficacia delle verifiche fiscali Grazie alla standardizzazione dei formati, le autorità possono analizzare automaticamente le transazioni e individuare le frodi IVA.

Oggi, un'azienda che riceve una fattura in formato PDF deve spesso reinserire le informazioni nel proprio software di contabilità.

Con un formato strutturato come Factur-X, i dati vengono estratti e integrati automaticamente. Questo evitare gli errori e velocizzare la gestione.

Quali formati di fattura elettronica saranno accettati nel 2026?

Non appena la riforma entrerà in vigore, soltanto saranno accettati tre formati di fattura elettronica in Francia.

Ognuno di essi ha caratteristiche specifiche e soddisfa esigenze diverse a seconda delle dimensioni e dell'attività dell'azienda.

Lo standard Factur-X: un formato ibrido

Factur-X è un formato misto che combina un PDF leggibile con dati XML integrati. È particolarmente indicato per le PMI e le VSE, in quanto consente una transizione graduale alla fatturazione elettronica.

• Lettura umana e software Factur-X: a differenza di altri formati XML, Factur-X visualizza un PDF convenzionale, pur incorporando dati utilizzabili dal software di contabilità.

• Compatibile con la maggior parte degli strumenti contabili Molti pacchetti software francesi hanno già integrato Factur-X come standard.

• Facilita l'automazione senza interruzioni tecnologiche PDF: le aziende che utilizzano ancora i PDF non saranno completamente perse.

Esempio Una piccola agenzia di comunicazione che invia fatture ai propri clienti può continuare a fornire loro un PDF leggibile, assicurandosi che il software di contabilità recuperi automaticamente le informazioni.

Il formato UBL (Universal Business Language)

UBL è un formato XML strutturato, ampiamente utilizzato in Europa per gli scambi B2B. Consente di automatizzare completamente i processi di fatturazione.

• Adottato da molti paesi europei per il commercio transfrontaliero.

• Progettato per grandi aziende e piattaforme EDI che automatizzano l'intero ciclo di fatturazione.

• Facile integrazione con ERP e sistemi di contabilità avanzati.

Esempio Un fornitore di automobili che invia fatture a un produttore può utilizzare UBL per trasmettere automaticamente i documenti al sistema ERP del cliente, senza alcun intervento umano.

Formato CII (Fattura intersettoriale)

Il CII è uno standard internazionale delle Nazioni Unite progettato per le aziende che operano a livello internazionale.

• Ideale per le multinazionali che devono commerciare con diversi Paesi con requisiti fiscali differenti.

• Ottimizzato per le transazioni complesse in particolare nell'industria e nella logistica.

• Obbligatorio per alcuni scambi internazionali.

Esempio Un'azienda che esporta prodotti al di fuori dell'Unione Europea dovrà utilizzare il CII per garantire che la sua fattura sia riconosciuta nei Paesi partner.

Come si sceglie il formato giusto?

Le scelta del formato di fatturazione elettronica dipende principalmente dalle dimensioni dell'azienda, dal modo in cui opera e dai requisiti dei suoi partner commerciali.

Questa tabella riassume i formati e le modalità di che tipo di azienda sono i più adatti:

È possibile scegliere il formato in base a 4 criteri:

Dimensione e struttura dell'azienda

• Un'azienda di piccole dimensioni con esigenze di automazione limitate può optare per Fattore-X che mantiene l'aspetto PDF pur integrando dati strutturati in XML.

• Un'azienda più grande, con un volume elevato di fatture e un ERP (come SAP o Oracle), trarrà maggiori vantaggi dai formati UBL o CII che consentono l'integrazione della contabilità senza l'inserimento manuale.

La natura del commercio

• Factur-X è ideale se lavorate con PMI o VSE che utilizzano un software di contabilità standard.

• UBL è una scelta appropriata se i vostri fornitori o clienti si trovano in diversi paesi dell'Unione Europea, in quanto segue gli standard europei.

• Il CII è consigliato se avete partner extraeuropei e volete garantire la compatibilità con gli standard internazionali.

Il grado di automazione richiesto

• Factur-X è una soluzione intermedia che mantiene un formato leggibile pur soddisfacendo i requisiti della fatturazione elettronica.

• UBL e CII consentono la trasmissione completamente automatizzata tra i sistemi contabili, eliminando qualsiasi rischio di errore manuale.

Vincoli legali e normativi

• In Francia, Fattore-X è particolarmente indicato per le aziende che desiderano effettuare una transizione graduale (microimprese, VSE e PMI) .

• Alcune aziende che hanno a che fare con le autorità pubbliche o con i mercati internazionali dovranno optare per UBL o CII per soddisfare gli standard dei loro partner.

3 esempi concreti da 3 aziende diverse

• Un grafico freelance che lavora con clienti francesi sceglierà Fattore-X per emettere fatture di facile lettura e conformi alle normative.

• Una PMI specializzata nella vendita di componenti industriali in Germania e Spagna adottante UBL per facilitare il commercio intraeuropeo.

• Un esportatore di prodotti elettronici negli Stati Uniti e in Cina dovrebbe dare priorità a CII per garantire la compatibilità con gli standard internazionali.

Qual è la differenza tra i formati PDF e XML obbligatori?

Con la riforma della fatturazione elettronica le aziende non potranno più inviare semplicemente le fatture in formato PDF .

Il nuovo quadro normativo richiede l'utilizzo di formati strutturati che consentano la completa automazione dell'elaborazione contabile.

Perché il solo PDF non è più sufficiente?

Il PDF classico è un formato fisso Visualizza le informazioni della fattura, ma non può essere interpretato automaticamente dal software di contabilità.

Finora le aziende potevano inviare le fatture in questa forma, ma ciò richiedeva un inserimento manuale e comportava il rischio di errori.

Dal 2026, un semplice PDF non sarà più considerato una fattura elettronica valida . Deve contenere dati strutturati che possano essere utilizzati dai software contabili e dalle autorità fiscali.

Confronto tra un PDF tradizionale e un formato ibrido come Factur-X :

XML strutturato: il nuovo standard

Formati UBL e CII sono strutturate interamente in XML, senza alcun PDF allegato. Ciò significa che queste fatture sono progettate per essere integrate direttamente nel software di contabilità senza alcun intervento umano.

I vantaggi dell'XML strutturato :

• Automazione completa non è necessario l'inserimento manuale.

• Riduzione degli errori : elimina gli errori di battitura.

• Interoperabilità Le fatture possono essere scambiate direttamente tra i sistemi.

Come possiamo adattarci?

• Verificate se il vostro software di fatturazione vi permette di emettere le fatture in Factur-X, UBL o CII .

• Se questo non è il caso, si consideri la possibilità di passare attraverso una Piattaforma di dematerializzazione dei partner (PDP) che può convertire le vostre fatture nel formato corretto.

Come potete adattare il vostro software di fatturazione ai nuovi formati?

Tutte le aziende dovranno assicurarsi che il loro software di fatturazione sia compatibile con i nuovi formati richiesti dalle autorità fiscali.

Verificare la compatibilità con gli standard

I software di fatturazione conformi devono essere in grado di emettere e ricevere fatture nei seguenti formati Factur-X, UBL o CII .

Prima del 2026, le aziende devono verificare che i loro attuali strumenti supportino questi standard e, in caso contrario, pianificare l'aggiornamento o la modifica del software.

4 criteri per la scelta di un software conforme

• Gestione di formati richiesti (Factur-X, UBL, CII)

• Integrazione con il software ERP o di contabilità esistente

• Può essere collegato a un Piattaforma di dematerializzazione dei partner (PDP)

• Archiviazione di fatture per un periodo legale di 6 anni minimo

Esempio: un consulente freelance che utilizza Excel o Word per la fatturazione dovrà passare a un software di fatturazione conforme, come Sage Business Cloud, Cegid o QuickBooks France.

Utilizzo di una piattaforma di dematerializzazione partner (PDP)

Il PDP sono piattaforme private certificate dall'Agenzia delle Entrate per facilitare la gestione e la trasmissione delle fatture elettroniche. Consentono di :

• Conversione di un file nel formato corretto (Factur-X, UBL, CII)

• Controllare la correttezza delle fatture prima dell'invio

• Inviare le fatture ai clienti e alle autorità fiscali

• Gestire l'archiviazione e lo storico degli scambi

Esempi di PDP e loro caratteristiche :

Quanto tempo ci vorrà per adottare i nuovi formati?

Il passaggio alla fatturazione elettronica avverrà gradualmente tra il 2026 e il 2028 a seconda delle dimensioni dell'azienda.

Calendario di conformità

Le aziende devono quindi anticipare ora questa transizione testando i propri strumenti e aggiornando il software di fatturazione.

Cosa succede alle aziende che non sono pronte entro il 2026?

Le aziende che non rispettano i nuovi obblighi rischiano :

• A 15 di multa per ogni fattura non conforme con un tetto massimo di 15 000 € par an .

• Da ritardi nei pagamenti se i clienti rifiutano fatture non conformi.

• A esclusione dagli appalti pubblici per i fornitori che non rispettano lo standard.

Esempio: Una PMI che continuerà a inviare fatture in semplice formato PDF dopo il 2028 vedrà i propri documenti rifiutati dai clienti e sarà passibile di sanzioni.

Per evitare questi rischi, si consiglia di testare la fatturazione elettronica con alcuni clienti prima delle scadenze ufficiali per verificare che tutto funzioni correttamente.

Heropay vi aiuta a passare alla fatturazione elettronica

L'uso diffuso della fatturazione elettronica si avvicina. Hero vi offre una soluzione semplice e progressiva, conforme ai nuovi requisiti.

• Da giugno 2025 è possibile emettere fatture elettroniche nei formati Factur-X, UBL o CII direttamente dal vostro conto Hero. La vostra fatturazione continuerà a svolgersi senza problemi, nel rispetto della legge.

• Estate 2025 , Hero vous permettra de ricevere e pagare le bollette per via elettronica dalla piattaforma. Gestione centralizzata per semplificare le attività quotidiane.

• Settembre 2025 Hero sarà caratterizzato da un soluzione di finanziamento delle fatture . Sarete in grado di accelerare gli incassi e migliorare il vostro flusso di cassa.

• Fine 2025 L'eroe si baserà su un Partner PDP per garantire la trasmissione delle vostre fatture e dei dati fiscali alle autorità.

• Nel 2026 L'eroe diventerà se stesso Piattaforma di dematerializzazione dei partner (PDP) . Potrete beneficiare di un servizio completo, senza intermediari.

Preparatevi subito alle nuove regole della fatturazione elettronica. Con Hero, potete essere sicuri di rispettare le scadenze e di scegliere i formati più adatti alla vostra attività.