Fatturazione elettronica in Spagna: tutto quello che c'è da sapere su normative e conformità

Requisiti legali per la fatturazione elettronica in Spagna

La riforma della fatturazione elettronica in Spagna fa parte di un'iniziativa volta a migliorare la qualità del servizio. Armonizzazione europea e modernizzazione amministrativa .

Attraverso la legge Creare e crescere Il governo spagnolo sta introducendo gradualmente la fatturazione senza carta per le imprese.

Riforma graduale della fatturazione elettronica

La Spagna introduce la fatturazione elettronica obbligatorio per tutte le aziende B2B e B2G con l'adozione del Creare e crescere pubblicato nel Gazzetta ufficiale spagnola (BOE) del 29 settembre 2022 .

Questa riforma ha diversi obiettivi:

• Riduzione delle frodi IVA stimato in 35 miliardi di euro all'anno nell'Unione Europea, secondo la Commissione Europea.

• Facilitare le verifiche fiscali imponendo un formato standardizzato per tutte le transazioni.

• Velocizzare l'elaborazione dei pagamenti limitando le controversie e gli errori legati alle fatture cartacee o in PDF.

Le aziende interessate e il calendario di attuazione

L'introduzione della fatturazione elettronica in Spagna segue un calendario progressivo a seconda delle dimensioni dell'azienda:

Le aziende che non hanno nessuna presenza fiscale in Spagna non sono interessati da questo obbligo, a meno che non vengano adottate nuove direttive.

Eccezioni alla fatturazione elettronica

Alcune società e transazioni sono temporaneamente escluse dal regime:

• Microimprese sotto regime fiscale semplificato potrebbe beneficiare di un rinvio (da confermare nella prossima legislazione).

• Transazioni B2C non sono ancora interessati da questa riforma, ma la loro integrazione potrebbe essere prevista nel medio termine.

• Alcune professioni regolamentate possono essere esentati, previa convalida da parte dell'Autorità di vigilanza. Agenzia delle Entrate .

Come funziona la fatturazione elettronica in Spagna

Per garantire trasparenza totale degli scambi La Spagna impone un formato standardizzato e piattaforme ufficiali per l'emissione e la ricezione di fatture elettroniche.

Formato obbligatorio della fattura elettronica

La Spagna richiede l'uso di formato Facturae , un standard XML sviluppato dal Agenzia delle Entrate . Questo formato strutturato garantisce :

• Integrazione automatica delle fatture nel software di contabilità.

• Controlli rapidi da parte delle autorità fiscali .

• Compatibilità con i sistemi di fatturazione elettronica europei .

Il ruolo della rete FACe (Factura Electrónica)

Il governo spagnolo ha istituito FACe una piattaforma dedicata alla gestione delle fatture elettroniche.

• Per il settore pubblico (B2G) Tutte le aziende devono inviare le fatture tramite FACe.

• Per il settore privato (B2B) Un sistema simile è attualmente in fase di sviluppo per consentire la trasmissione centralizzata delle fatture tra le aziende.

Garanzie FACe tracciabilità delle transazioni e consente alle autorità fiscali di effettuare controlli in tempo reale .

Informazioni obbligatorie sulla fattura elettronica in Spagna

Per essere valida, una fattura elettronica in Spagna deve contenere le seguenti informazioni informazioni precise e standardizzate .

Queste informazioni assicurano che conformità fiscale per evitare il rigetto da parte delle autorità e per garantire la tracciabilità delle transazioni .

Informazioni essenziali

Ogni fattura elettronica deve contenere le seguenti informazioni:

• Informazioni sul mittente e sul destinatario :

  • Nome o ragione sociale

  • Il codice fiscale (TIN)

  • Indirizzo completo

• Informazioni specifiche sulla transazione :

  • Il numero unico della fattura assegnati cronologicamente

  • Data di emissione della fattura

  • L'importo al netto dell'IVA, l'aliquota IVA applicabile e l'importo comprensivo di IVA.

  • Una descrizione dettagliata dei prodotti o dei servizi forniti

• Autenticazione e sicurezza :

  • La firma elettronica per garantire la integrità e autenticità del documento

  • Il codice univoco della transazione assegnato dalla piattaforma governativa

Requisiti specifici per B2G e B2B

Gli obblighi variano a seconda che la fattura sia emessa nei confronti di un ente pubblico (B2G) o azienda privata (B2B) .

• Per il settore pubblico (B2G) :

  • Tutte le fatture devono essere trasmesso tramite FACe .

  • Per garantire la tracciabilità, viene generato un identificativo unico per ogni transazione.

• Per il settore privato (B2B) :

  • Le aziende devono utilizzare una piattaforma di fatturazione elettronica soddisfa i requisiti delle autorità fiscali.

  • L'integrazione con il software di contabilità sta diventando essenziale per automatizzare la trasmissione e la gestione delle fatture.

In questo modo, la Spagna si sta allineando alle normative europee, agevolando interoperabilità tra diversi sistemi di fatturazione all'interno dell'UE.

Fatturazione elettronica per le aziende straniere in Spagna

Le imprese non residenti devono verificare se sono interessate dall'obbligo di fatturazione elettronica in Spagna.

I regolamenti distinguono tra società con stabile organizzazione in Spagna e quelli che operano a livello internazionale senza una presenza locale.

Chi è interessato tra le aziende non spagnole?

Gli obblighi variano a seconda della struttura dell'azienda:

• Società con stabile organizzazione in Spagna

  • Obbligo di fatturazione elettronica allo stesso modo delle imprese spagnole.

  • Uso del Facturae e la trasmissione tramite la piattaforma FACe (B2G) o le future piattaforme B2B.

• Imprese straniere senza stabilimento in Spagna

  • Se fatturano a un'azienda spagnola non si preoccupano fatturazione elettronica obbligatoria.

  • Tuttavia, devono assicurarsi di rispettare gli obblighi fiscali relativi all'IVA intracomunitaria.

Obblighi in materia di IVA e di e-reporting

Alcune operazioni richiedono dichiarazioni fiscali aggiuntive, in particolare per le transazioni intra-UE.

• la dichiarazione di TVA tramite il SII (Fornitura immediata di informazioni)

  • Per le grandi aziende (fatturato > 6 milioni di euro) : segnalazione en in tempo quasi reale transazioni.

  • Per altre aziende dichiarazione mensile o trimestrale, a seconda del sistema fiscale.

• Trasmissione delle transazioni alle autorità fiscali spagnole

  • La Spagna impone controlli più severi sulle transazioni B2B transfrontaliero .

  • Le imprese spagnole devono dichiarare i loro rapporti con i clienti stranieri anche se non sono soggetti a fatturazione elettronica.

Le aziende straniere devono quindi essere ben preparate implicazioni fiscali e obblighi di rendicontazione prima di operare in Spagna.

Sanzioni per la non conformità alla fatturazione elettronica

Il mancato rispetto degli obblighi di fatturazione elettronica in Spagna espone le aziende a sanzioni finanziarie e amministrative.

Le autorità fiscali spagnole applicano sanzioni proporzionate alla gravità dell'infrazione.

Multe e sanzioni

Le aziende che non rispettano i regolamenti possono incorrere in sanzioni che possono arrivare fino a 10 000 € a seconda della natura del reato:

• Nessuna fatturazione elettronica quando è obbligatorio:

  • Ammenda fino a 10 000 € .

• Mancato invio delle fatture tramite FACe o il futuro sistema B2B :

  • Le sanzioni sono calcolate sulla importo delle fatture interessate .

• Dati errati o fattura non in formato Facturae :

  • Multa proporzionale fino a 1% dell'importo della fattura .

Rischi per le imprese

Oltre alle sanzioni finanziarie, non rispettare gli obblighi di fatturazione elettronica può avere gravi conseguenze per le aziende:

• Rifiuto di fatture non conformi Ciò impedisce il recupero dell'IVA.

• Blocco dei pagamenti dai clienti spagnoli in caso di fattura non valida.

• Rischio aggiuntivo di verifica fiscale per le aziende che non si conformano alle nuove regole.

La conformità è quindi essenziale per evitare queste sanzioni e garantire il corretto svolgimento delle transazioni commerciali in Spagna.

Come si fa a rispettare le normative spagnole?

Per evitare sanzioni e garantire la validità delle transazioni, le aziende devono implementare soluzioni adatte alla fatturazione elettronica in Spagna.

Ciò comporta l'utilizzo di software compatibili, l'integrazione con le piattaforme ufficiali e il continuo monitoraggio normativo.

Scegliere un software compatibile con Facturae

La Spagna richiede l'uso di formato Facturae un file XML standardizzato. Per rispettarlo, è essenziale :

• Utilizzare un software di fatturazione certificato in grado di generare fatture in Facturae 3.2.x la versione attualmente richiesta dalle autorità fiscali.

• Verificare la compatibilità con l’Agencia Tributaria e piattaforme ufficiali come FACe per le transazioni con il settore pubblico.

• Assicurarsi che il software incorpori un firma elettronica che è necessario per garantire l'autenticità e l'integrità delle fatture.

Collegamento alle piattaforme ufficiali

Le aziende devono inviare le fatture attraverso i canali ufficiali istituiti dal governo spagnolo:

• FACe Una piattaforma obbligatoria per le transazioni con il settore pubblico.

• La futura rete B2B Fatturazione elettronica: in fase di sviluppo per centralizzare la fatturazione elettronica tra aziende private.

Per garantire la conformità, si raccomanda di :

• Controllare se il suo Software ERP o di contabilità consente l'integrazione con queste piattaforme.

• Eseguire test di trasmissione per garantire che le fatture siano correttamente accettate dal sistema.

Anticipare i futuri cambiamenti della legislazione

Il quadro normativo della fatturazione elettronica in Spagna è ancora in evoluzione. Per evitare spiacevoli sorprese, si consiglia di :

• Annunci di Monitor Agencia Tributaria e il governo spagnolo in merito all'obbligo di fatturazione elettronica nel B2B.

• Tenetevi aggiornati su aggiornamenti del formato Facturae e nuovi requisiti tecnici.

• Impostare un vigilanza normativa o collaborare con un esperto fiscale spagnolo per anticipare i cambiamenti.

Grazie a queste best practice, le aziende possono garantire una transizione senza problemi alla fatturazione elettronica ed evitare complicazioni amministrative.

Heropay vi aiuta con la fatturazione elettronica in Spagna

La fatturazione elettronica sta diventando un requisito imprescindibile per tutte le aziende che operano in Spagna, con scadenze fondamentali già a partire da 2025 per le grandi aziende e 2026 per le PMI.

Per far fronte a questi nuovi obblighi, Heropay vi offre una soluzione semplice e progressiva, conforme al 100% ai requisiti delle autorità fiscali spagnole.

Ecco come Hero vi accompagna passo dopo passo:

• Da giugno 2025 è possibile emettere fatture elettroniche in formato Facturae direttamente dal vostro conto Heropay con facilità. La nostra soluzione integra firma elettronica obbligatoria e sarà conforme allo standard XML imposto dall'Agencia Tributaria.

• Dall'estate 2025 è possibile anche ricevere e pagare le bollette per via elettronica garantendo al contempo la loro tracciabilità attraverso piattaforme ufficiali come FACe per il settore pubblico, o la futura rete B2B spagnola.

• Da settembre 2025 accesso le nostre soluzioni di finanziamento sui vostri crediti B2B spagnoli per migliorare il vostro flusso di cassa, senza aspettare i termini di pagamento.

• Fine 2025 Heropay sarà collegato a un Partner PDP per garantire la trasmissione delle fatture alle autorità fiscali spagnole e alla futura rete B2B centralizzata.

• E in 2026 , Heropay diventa PDP consentendo di centralizzare l'emissione, la ricezione e il finanziamento delle vostre fatture elettroniche sia in Spagna che a livello internazionale.