Fatturazione elettronica in Germania: cosa deve sapere la vostra azienda

Perché la Germania sta passando alla fatturazione elettronica

La Germania si allinea con Regolamenti europei in termini di digitalizzazione delle transazioni . Questo passaggio mira a rafforzare la trasparenza fiscale e semplificare scambio commerciale . Molti paesi europei hanno già adottato questi sistemi per migliorare il loro efficacia delle verifiche fiscali e limitare errori contabili .

Perché la Germania è rimasta indietro rispetto agli altri Paesi europei?

La struttura federale della Germania ha frenare la standardizzazione regole. Ogni Land ha deciso i propri requisiti per la fatturazione alle amministrazioni pubbliche (B2G).

Tuttavia, il Direttiva europea 2014/55/UE richiede un'armonizzazione. La Germania sta quindi seguendo il suo esempio con un piano progressivo. A differenza di Francia e Italia, che hanno centralizzato i loro processi, La Germania ha lasciato gli Stati regionali liberi di adottare le proprie soluzioni. Ciò ha portato a discrepanze nell'attuazione degli obblighi di fatturazione elettronica.

Le fasi del calendario per anticipare la transizione

• 1° gennaio 2025 le aziende devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche e integrarli nella loro sistemi di contabilità .

• 1° gennaio 2027 aziende il cui vendite superiori a 800.000 euro mosto emettere fatture elettroniche per tutte le loro transazioni B2B .

• 1° gennaio 2028 : tutte le aziende mosto emissione e ricezione di fatture elettroniche indipendentemente dal loro fatturato.

L'obiettivo è quello di consentire un'adozione graduale e dare alle aziende il tempo di modernizzare i propri sistemi di gestione contabile.

Come possiamo prepararci all'obbligo generale del 2028?

Le aziende devono :

• Adattare il software di fatturazione

• Formare i propri team

• Testate i nuovi formati prima della scadenza per evitare errori amministrativi e ritardi.

Il primo passo è quindi quello di investire in soluzioni di gestione compatibili con i nuovi requisiti e garantire un monitoraggio rigoroso della transizione.

È possibile eseguire audit internes per garantire che i sistemi attuali soddisfino già alcuni degli standard previsti.

Chi è interessato dalla fatturazione elettronica in Germania?

Tutte le aziende che operano in Germania Sia le aziende nazionali che quelle straniere devono conformarsi alle nuove norme sulla fatturazione elettronica.

Questo vale per le strutture di tutte le dimensioni, dalle grandi aziende ai lavoratori autonomi, nonché per le aziende straniere con clienti in Germania.

La vostra azienda è soggetta alle nuove regole?

Tutte le aziende che fatturano a clienti in Germania devono rispettare queste norme .

Le transazioni B2G (Business to Government) sono già coperte, mentre quelle B2B seguiranno.

Anche le piccole imprese dovranno adattare i loro processi e utilizzare software compatibili.

Obblighi specifici per le transazioni con lo Stato (B2G)

Dall'aprile 2020, i fornitori della pubblica amministrazione devono inviare le loro fatture in Fattura .

Il le amministrazioni federali richiedono ora un formato strutturato e standardizzati per semplificare i pagamenti ed evitare errori nella gestione della spesa pubblica.

Come adattarsi ai requisiti B2B

Le aziende devono assicurarsi che i loro sistemi contabili siano in grado di emettere e ricevere fatture conformi ai nuovi standard.

Quali formati devo utilizzare per inviare le fatture elettroniche?

Germania impone formati specifici per garantire la perfetta integrazione nei sistemi contabili e la compatibilità con gli standard europei.

XRechnung, il formato obbligatorio per le amministrazioni pubbliche

XRechnung è un formato XML che possono essere letti ed elaborati automaticamente dalle autorità pubbliche.

La sua adozione velocizzerà l'elaborazione delle fatture e ridurrà il rischio di errori associati all'inserimento manuale dei dati.

ZUGFeRD e Factur-X per una maggiore compatibilità

Questi formati ibridi includere un File XML in un PDF . Sono leggibili e facili da integrare nei sistemi di fatturazione.

Offrono soluzione flessibile per le aziende che desiderano mantenere una presentazione leggibile pur rispettando i requisiti di digitalizzazione.

Verificate che le vostre fatture siano conformi allo standard europeo EN16931

La norme EN16931 garantisce l'interoperabilità delle fatture a livello europeo. Definisce le informazioni minime che una fattura elettronica deve contenere per soddisfare i requisiti di legge.

Come impostare un sistema di fatturazione conforme alle norme

Le aziende devono adattare le proprie infrastrutture per conformarsi ai nuovi obblighi.

Scegliere la soluzione giusta per la generazione e l'invio di fatture elettroniche

L'uso di un software di fatturazione compatibile è il primo passo per evitare il rifiuto amministrativo.

Soluzioni come SAP, Datev o Edicom automatizzare la generazione e l'invio delle fatture nei formati richiesti.

Rispettare le regole di archiviazione e conservazione dei documenti.

Le fatture devono essere conservato per 10 anni in un formato sicuro e accessibile. La creazione di un sistema di archiviazione elettronica conforme è essenziale per soddisfare i requisiti delle verifiche fiscali.

Proteggete i vostri scambi con le firme elettroniche

Anche se non è obbligatorio, il La firma elettronica rafforza l'autenticità documenti e previene le frodi. Assicura l'integrità delle transazioni e velocizza la convalida dei pagamenti.

Quali sono i rischi di non conformità?

La mancata osservanza può comportare sanzioni finanziarie e complicazioni amministrative.

Multe e sanzioni

Le aziende che non rispettano i regolamenti rischiano sanzioni pecuniarie fino a 100.000 euro a seconda della gravità del reato.

Le autorità fiscali possono anche applicare sanzioni aggiuntive in caso di recidiva o di prolungata inosservanza degli obblighi.

Errori IVA

Una fattura non conforme alle norme può comportare rifiuto della detrazione dell'IVA da parte delle autorità fiscali tedesche . Ciò può comportare perdite finanziarie significative per l'azienda interessata.

Strozzature amministrative e complicazioni contabili

L'assenza di una fatturazione elettronica conforme può portare a ritardi nei pagamenti e a complicazioni durante le verifiche fiscali .

Le autorità possono richiedere ulteriori documenti di supporto, il che aumenta l'onere amministrativo e ritarda la convalida delle transazioni.

Inoltre, le fatture non conformi possono essere rifiutato dai suoi partner .

Perché la fatturazione elettronica è un'opportunità per la vostra azienda?

Al di là degli obblighi di legge, la fatturazione elettronica offre una serie di vantaggi, soprattutto in termini di produttività, sicurezza e riduzione degli errori contabili.

Automatizzare la gestione delle fatture e aumentare la produttività

Uno studio di PwC rivela che la fatturazione elettronica riduce i tempi di elaborazione delle fatture del 60 in media, facendo risparmiare alle aziende migliaia di ore di lavoro all'anno.

Automatizzando la creazione e l'invio delle fatture, i team contabili possono concentrarsi su compiti a più alto valore aggiunto .

L'integrazione di un sistema di fatturazione elettronica riduce il tempo dedicato alla gestione amministrativa ed elimina le attività ripetitive. Le aziende possono ottimizzare le proprie risorse e migliorare la propria efficienza contabile.

Transazioni sicure e tracciabilità dei pagamenti semplificata

Grazie al tracciabilità digitale Le aziende possono tracciare i pagamenti in tempo reale e ridurre il rischio di contenzioso o errori di fatturazione.

Secondo uno studio dell'Associazione Europea per la Fatturazione Elettronica, 80 % delle aziende che hanno adottato questi sistemi, hanno visto una miglioramento significativo nella gestione dei pagamenti .

Ridurre le frodi e garantire la conformità fiscale

Formati standardizzati e controlli automatizzati limitano le frodi fiscali e facilitano le verifiche.

Secondo un'indagine condotta da Deloitte il La fatturazione elettronica riduce le frodi IVA del 30 consentendo un monitoraggio dettagliato delle transazioni ed eliminando le incongruenze di fatturazione.

Formati standardizzati e controlli automatizzati limitano le frodi fiscali e facilitano le verifiche.

Heropay vi aiuta a passare alla fatturazione elettronica

Con la Germania che impone fatturazione elettronica diffusa entro il 2028 Di conseguenza, le aziende devono adattarsi rapidamente ai nuovi obblighi fiscali e tecnici.

Che siate un PMI francese esportazione verso la Germania o un Azienda tedesca con sede a Berlino o a Monaco, Heropay semplifica la transizione.

• Da giugno 2025 è possibile emettere fatture in formato elettronico in formato XRechnung, ZUGFeRD o Factur-X direttamente dal vostro conto Heropay, nel pieno rispetto dei requisiti europei e tedeschi (standard EN16931).

• Dall'estate 2025 è possibile anche ricevere e gestire le fatture elettroniche dei vostri fornitori tedeschi tramite Heropay, con una facile integrazione nei vostri processi contabili.

• Da settembre 2025 Hero vi offrirà soluzioni di finanziamento per le vostre fatture elettroniche per ottimizzare il flusso di cassa, anche per le transazioni B2B transfrontaliere.

• Et fine 2025 Heropay sarà collegato a un Partner PDP per garantire la conformità e l'invio dei dati fiscali alle autorità fiscali tedesche, preparandosi al contempo a ottenere il proprio status di PDP nel 2026.

La Germania introduce gradualmente la fatturazione elettronica Questo diventerà obbligatorio nel 2028. Adottando ora questa riforma, potrete evitare le sanzioni e migliorare l'efficienza della vostra azienda. Anticipando questi cambiamenti, la vostra organizzazione beneficerà di una migliore gestione finanziaria e di procedure amministrative semplificate.