Contratación electrónica de proveedores: encontrar los mejores socios para su empresa

¿Qué es la contratación electrónica de proveedores?

Al igual que la contratación, la contratación electrónica implica identificar a los proveedores que ofrezcan la mejor relación calidad-precio y las mejores condiciones .

Esto es de suma importancia porque, según ADEME, las compras suponen 50% de la facturación de una empresa .

Su diferencia con el e-sourcing radica en el uso de Internet y las tecnologías de la información en el proceso .

E-sourcing significa suministro electrónico . En francés, se denomina búsqueda electrónica de proveedores. Se trata de una forma de abastecimiento que utiliza herramientas digitales para optimizar los procesos de adquisición y compra en una empresa.

La contratación electrónica simplifica el trabajo del departamento de compras de una empresa. Utilizan plataformas especializadas y mercados B2B para encontrar a los proveedores más eficaces.

Un proveedor de éxito tiene 3 características:

• Fiabilidad del suministro

• Calidad del producto

• Costes asequibles

El aprovisionamiento consiste en identificar a los proveedores adecuados. La contratación electrónica es un mecanismo para optimizar este proceso.

Ventajas de la contratación electrónica

La contratación electrónica ofrece las siguientes ventajas:

• Simplificar y mejorar el proceso de contratación tradicional para lograr la máxima eficacia . El uso de herramientas de alto rendimiento automatiza el proceso de contratación.

• Fomentar una mejor colaboración con el proveedor . Las herramientas de contratación electrónica pueden utilizarse para fomentar las relaciones con los proveedores.

• Ahorre tiempo buscando proveedores . La plataforma de contratación electrónica centraliza la información sobre los distintos proveedores de servicios disponibles. Así resulta más fácil y rápido compararlos.

• Acceso a una amplia gama de profesionales . La contratación tradicional enfrentaba a 5 ó 6 proveedores. Con el e-sourcing, tiene acceso a cientos de proveedores.

Con el e-sourcing, puede decir adiós a las dificultades de suministro, porque tiene alternativas a su alcance que pueden sustituir a su proveedor actual en caso de fallo.

• Competir con otros posibles proveedores. La contratación electrónica le da acceso a una amplia gama de socios comerciales. Esto le da la oportunidad de seleccionar al que le ofrezca la mejor relación calidad-precio.

• Fomento de criterios de sostenibilidad y responsabilidad social . Las empresas pueden identificar mejor a los proveedores con las mejores prácticas medioambientales y sociales.

• Mejor gestión de los riesgos de contratación. La contratación electrónica ofrece mejores herramientas para evaluar a los proveedores en términos de estabilidad financiera y capacidad de entrega. Así, la función de compras puede tomar las medidas oportunas a tiempo.

Las etapas clave del proceso de contratación electrónica

He aquí las principales etapas del proceso de contratación electrónica:

Identificar las necesidades de su empresa

Como en cualquier proceso de contratación, el primer paso en la contratación electrónica es identificar las necesidades específicas de la empresa . A partir de ellos, podrá elaborar una lista de criterios pertinentes para seleccionar a sus proveedores.

En función de sus necesidades, puede establecer criterios como :

• Calidad del producto

• Situación geográfica

• Capacidad de respuesta del servicio de atención al cliente

• Capacidad de producción

• Plazos de entrega

• El grado de cumplimiento

• Las competencias requeridas

• Cumplimiento de las normas laborales y/o medioambientales etc.

Esta lista de criterios es el primer paso para precalificar a los proveedores.

Búsqueda de proveedores en línea

Al tratarse de e-sourcing, la búsqueda se realiza principalmente en Internet o a través de medios tecnológicos.

He aquí los distintos canales utilizados para ello:

• Directorios en línea como Alibaba, Amazon, Europages, Kompass o Pagespro. Estos directorios pueden ser generales o específicos de determinados sectores.

• Motores de búsqueda y el más popular de todos: Google. Basta con teclear las palabras clave adecuadas para encontrar proveedores en su sector de actividad. Y no tengas miedo de buscar a lo largo y ancho, porque los sitios web de los proveedores rara vez están optimizados.

• Mercados como Alibaba

• Redes profesionales como LinkedIn

Evaluación de posibles proveedores

Las herramientas de contratación electrónica deben permitirle encontrar una lista de proveedores que satisfagan las necesidades de su empresa. Es decir evaluar a cada proveedor con arreglo a la lista de criterios que ha elaborado, incluyendo en particular :

• Precio propuesto

• Calidad del producto/servicio

• Cumplimiento de las normas

• Plazos de entrega

Negociación y selección de proveedores

Una vez elaborada la lista de proveedores preseleccionados, llega el momento de las negociaciones finales de selección. En esta fase para ajustar e igualar ofertas y condiciones.

Al final de esta fase, se selecciona al proveedor final tras un análisis coste-beneficio .

Herramientas y plataformas de contratación electrónica

El e-sourcing utiliza plataformas electrónicas.

Las principales plataformas de contratación electrónica

Estas son las principales plataformas de contratación electrónica que puede utilizar:

• Alibaba . Es una de las plataformas clave para encontrar proveedores internacionales. Incluye millones de proveedores en sectores que van desde la confección hasta los productos industriales y la electrónica.

Puede encontrar proveedores utilizando filtros: palabras clave, recomendaciones personalizadas, categorías de productos, etc. Puede seleccionar proveedores basándose en los comentarios y valoraciones dejados por otros usuarios.

• ThomasNet . ThomasNet es el directorio ideal para encontrar proveedores en Estados Unidos y Canadá. Contiene casi 50.000 proveedores. Sin embargo, la gama de productos que ofrece es limitada. Ofrece principalmente suministros industriales y agrícolas y equipos electrónicos.

• GlobalSources. Es una gran alternativa a Alibaba para encontrar proveedores de todo el mundo. Sus productos son menos variados que los del gigante chino. Sin embargo, la plataforma se centra en la calidad y la conformidad.

La fuerza de GlobalSources reside también en su sistema de verificación de proveedores, que hace que su búsqueda sea más segura.

Criterios para elegir una plataforma de contratación electrónica

Cada plataforma tiene sus puntos fuertes y débiles. Si sopesas los pros y los contras de cada una, podrás elegir con conocimiento de causa.

Estos son los criterios que puede utilizar para elegir su plataforma de contratación electrónica:

• Tipo de productos requeridos . Las plataformas tienen sus propias políticas de selección de proveedores y productos. Así que hay que preguntarse si se necesita acceso a una amplia gama de proveedores o si basta con un puñado de proveedores de alta calidad.

• El volumen de pedidos . ¿Busca proveedores con gran capacidad de producción?

• Tolerancia al riesgo . ¿Está dispuesto a correr el riesgo de encontrar proveedores poco fiables o quiere trabajar con una plataforma que aplique una estricta política de verificación de proveedores?

• Presupuesto . ¿Es el precio el factor decisivo para usted, o está dispuesto a pagar más por una calidad y conformidad garantizadas?

Integración de la contratación electrónica en el proceso de compra

Dadas las numerosas ventajas del e-sourcing, muchas empresas ya han decidido adoptarlo como parte de su proceso de compra. Todo lo que hay que hacer es adoptar las herramientas tecnológicas necesarias incluyendo software de gestión de compras, software de contratación electrónica, etc.

Estas diferentes herramientas le permitirán automatizar varios aspectos de su proceso de compra, entre ellos :

• Lanzar licitaciones

• La negociación

• Recopilación de información sobre proveedores

• Etc.

Mejores prácticas para el éxito de la contratación electrónica de proveedores

He aquí una recopilación de las mejores prácticas para el éxito de la contratación electrónica de proveedores:

Desarrollar relaciones de confianza con los proveedores

Elegir un proveedor fiable es una cosa. Del mismo modo, buscar constantemente proveedores competitivos es una necesidad. Sin embargo, no existe que una asociación sólida y a largo plazo con sus proveedores actuales. Es una base de estabilidad para la empresa, que puede contar con un proveedor de calidad que cumple sus compromisos.

Por otro lado, también es la clave para relaciones comerciales basadas en la confianza . Puede obtener fácilmente facilidades de pago de un proveedor de toda la vida o cualquier otro acuerdo ventajoso.

Garantizar la conformidad y la calidad de los productos

La calidad y conformidad de los productos comercializados es crucial para una empresa que quiere desarrollar su reputación y preservar su imagen. Por eso debe poner en marcha un marco permanente para evaluar a sus proveedores en términos de calidad y cumplimiento de las normas.

Se trata de realizar una auditoría de proveedores. En otras palabras, se trata de realizar un diagnóstico para evaluar la capacidad del proveedor para garantizar la calidad de los productos/servicios que suministra . En caso de incumplimiento, deben proponerse medidas correctoras para rectificar la situación.

Supervisión y evaluación del rendimiento de los proveedores

El aprovisionamiento es un proceso continuo dentro de una empresa. Debe evaluar constantemente si sus proveedores cumplen sus especificaciones. El buen funcionamiento de su proceso de aprovisionamiento depende de ello.

Cualquier fallo debe ser castigado y la empresa debe ser capaz de reaccionar a tiempo. De ahí la importancia del abastecimiento continuo para encontrar proveedores realmente fiables.

Errores a evitar en la contratación electrónica de proveedores

También debe evitar ciertos escollos en el proceso de selección de proveedores.

Basarse únicamente en el precio

Reducir costes es sin duda uno de los objetivos clave del proceso de selección de proveedores . Sin embargo, el precio por sí solo no basta para demostrar la calidad de un proveedor. El criterio del precio debe combinarse con otros criterios como :

• Cumplimiento de los plazos de entrega

• Calidad y conformidad

• Situación geográfica

• Etc.

Privilegiar el precio frente a la calidad parece una estrategia condenada al fracaso.

Ignorar los aspectos culturales y lingüísticos

Si utiliza la plataforma Alibaba, por ejemplo, es muy probable que se encuentre con proveedores chinos. Las barreras lingüísticas y culturales son tales que necesitas adoptar una estrategia de comunicación específica para tratar con ellos.

Si quiere maximizar la eficacia de su proceso de selección de proveedores, este es un aspecto importante a tener en cuenta.

En pocas palabras, e-sourcing mejora la eficacia de la contratación de proveedores. Ahorra tiempo, reduce costes, mejora la gestión de riesgos y optimiza el proceso. Sin embargo, es necesario definir claramente los criterios de selección para garantizar que el proceso de contratación de proveedores se dirija con eficacia y eficiencia.