Schema der elektronischen Rechnung: Funktionsweise und Pflichten

Warum ein Schema für die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung wird in Frankreich zwischen 2026 und 2028 schrittweise zur Pflicht.

Um eine effiziente und einheitliche Einführung zu gewährleisten, schreibt die Steuerverwaltung ein standardisiertes Schema für die Übermittlung von Rechnungen vor, das als "Y-Schema" .

Dieses Modell zielt darauf ab die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen gewährleisten Die meisten von ihnen sind in der Lage, die Steuerprüfung zu vereinfachen und die Buchführungsprozesse der Unternehmen zu automatisieren.

Die Ziele seiner Einführung

Das Y-Schema hat vier Ziele:

• Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug : In Frankreich verursacht der Mehrwertsteuerbetrug einen geschätzten Verlust von 20 Milliarden Euro pro Jahr (Quelle: Rechnungshof). Dank der zentralen Übermittlung von Rechnungen können die Steuerbehörden die Transaktionen besser überwachen und betrügerische Erklärungen reduzieren.

• Harmonisierung des Handels zwischen Unternehmen : Mit standardisierten Formaten und einer einheitlichen Übertragungsart können Unternehmen ihre Rechnungen leichter austauschen, ohne dass es zu Software-Inkompatibilitäten kommt.

• Automatisierung der Buchhaltung : Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine bessere Integration mit ERP- und Buchhaltungssoftware. Ziel ist es, Eingabefehler zu reduzieren und die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen.

• Für mehr Transparenz und Rückverfolgbarkeit sorgen : Jede Rechnung durchläuft einen von der Steuerbehörde bestätigten Kontrollpunkt. Dadurch wird es unmöglich, dass nach der Ausstellung unerlaubte Änderungen vorgenommen werden.

Die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung

Auch wenn diese Reform konkrete Vorteile mit sich bringt, bedeutet sie auch mehrere technische und organisatorische Herausforderungen für Unternehmen :

• Vereinheitlichung der Abläufe zwischen Unternehmen und Steuerbehörden : Heute verwendet jedes Unternehmen seine eigene Rechnungssoftware. Der Übergang zu einem einheitlichen Schema macht es erforderlich, diese Tools zu aktualisieren und an die neuen Standards anzupassen.

• Die Konformität des Austauschs gewährleisten : Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen strengen Formaten (Factur-X, UBL, CII) entsprechen und über zertifizierte Plattformen übermittelt werden.

• Den schrittweisen Übergang bewältigen : Je nach Größe des Unternehmens wird die Verpflichtung zwischen 2026 und 2028 gelten. Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Änderungen zu antizipieren, um administrative oder steuerliche Blockaden zu vermeiden.

Das Y-Schema der elektronischen Rechnungsstellung verstehen

Le Y-Schema ist das von der Steuerverwaltung gewählte Modell, um den Umlauf von elektronischen Rechnungen zu organisieren. Es lautet legt fest, wie Rechnungen zwischen Unternehmen und Steuerbehörden übermittelt werden müssen Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert, um ihre Konformität und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Definition des Y-Schemas

Das Y-Schema beruht auf drei Hauptakteure :

1. Der Rechnungssteller (Lieferant) : Er erstellt die elektronische Rechnung in einem konformen Format (X-Factor, UBL oder CII).

2. Eine Zwischenplattform : Das Unternehmen entscheidet sich dafür, seine Rechnung über :

   • Das öffentliche Rechnungsportal (PPF) Die meisten Schülerinnen und Schüler haben ein staatlich verwaltetes Schulsystem.

   • Eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) Sie können auch eine zugelassene private Lösung verwenden.

3. Der Rechnungsempfänger (Firmenkunde) und die Steuerbehörde : Der PPF oder PDP schickt dem Kunden die Rechnung und übermittelt die Steuerinformationen an die Behörden.

Die beiden möglichen Schaltungen im Y-Schema

1. Übermittlung über das öffentliche Rechnungsportal (PPF)

• Das Unternehmen legt seine Rechnung direkt auf der PPF ab .

• Der PPF überprüft die Einhaltung des Dokuments und leitet die Rechnung an den Empfänger weiter.

• Parallel, die Steuerdaten werden gesendet automatisch an die Steuerbehörde weitergeleitet.

✅ Vorteile : Das ist eine Lösung kostenlos Einfache Einhaltung der Vorschriften ❌ Nachteile : Die Funktionen sind eingeschränkt, es gibt keine fortgeschrittene Integration mit Buchhaltungssoftware.

2. Übermittlung über eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP)

• Das Unternehmen durchläuft eine private PDP die sich um das Formatierung Sie können auch Rechnungen archivieren und weiterleiten.

• La PDP sendet dann die Rechnung an den Kunden und übermittelt Steuerinformationen an der PPF.

✅ Vorteile : erweiterte Dienste, Integration in ERP Automatisierung von Buchhaltungsprozessen ❌ Nachteile : Die Kosten sind je nach Anbieter unterschiedlich (und möglicherweise hoch: bis zu mehreren hundert Euro pro Monat).

Illustration des Y-Schemas

Ce Schema der Steuerbehörde zeigt visuell das Y-Schema :

Welche Unternehmen sollten diesem Muster folgen?

Die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung betrifft alle Unternehmen, die in Frankreich umsatzsteuerpflichtig sind .

Die Anwendung des Y-Schemas wird jedoch nach und nach je nach Größe der Unternehmen.

Die vom Schema betroffenen Unternehmen

Alle Unternehmen müssen senden und empfangen elektronische Rechnungen nach dem Y-Schema, aber mit unterschiedliche Stichtage :

• Große Unternehmen (+5000 Angestellte oder Umsatz > 1,5 Milliarden €) →. 1. September 2026

• Mittelgroße Unternehmen (Middle Size Enterprises, MSE) → 1. September 2027

• KMU und Kleinstunternehmen → 1. September 2028

Ein Lieferant, der mit großen Unternehmen zusammenarbeitet, muss also sein bereit ab 2026 Dies gilt selbst dann, wenn er selbst ein Kleinstunternehmen ist.

Zeitplan für die Einführung

Die Unternehmen müssen diese Fristen vorwegnehmen um Unterbrechungen in ihrem Rechnungszyklus zu vermeiden.

Die Rechnungspflicht im Y-Schema

Wenn man diesem Modell folgt, müssen die Unternehmen bestimmte genaue Verpflichtungen in Bezug auf die Übermittlung und das Format von Rechnungen.

Die Verpflichtung zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung

Nur die inländische B2B-Transaktionen (zwischen französischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen) müssen dem Y-Schema folgen.

Die betroffenen Transaktionen sind :

• Alle Verkäufe und Dienstleistungen zwischen Unternehmen in Frankreich.

• Bestimmte Operationen mit dem Ausland über E-Reporting.

Ausgeschlossene Transaktionen sind :

• Verkäufe an Privatpersonen (B2C) → Keine elektronische Rechnungsstellung, aber Verpflichtung zur elektronischen Berichterstattung für bestimmte Transaktionen.

• Geschäfte mit ausländischen Unternehmen → Nur bestimmte Daten müssen übermittelt werden.

Beispiel : Ein Freiberufler, der einer Privatperson eine Rechnung stellt muss keine elektronische Rechnung verwenden sondern muss seinen Umsatz über das E-Reporting melden .

Anforderungen an das Format von Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen Folgendes beachten drei offizielle Formate um die Automatisierung der Buchungsverarbeitung zu gewährleisten :

Beispiel : Ein KMU, das sich wünscht die Buchführung erleichtern kann bevorzugen Faktur-X Ein Unternehmen mit des internationalen Handels kann sich entscheiden für CII .

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Unternehmen, die sich nicht an die neuen Regeln halten, riskieren finanzielle und steuerliche Sanktionen :

• Ein Bußgeld von 15 € pro nicht konformer Rechnung , begrenzt auf 15 000 € pro Jahr .

• Das Risiko einer Steuerberichtigung im Falle eines Fehlers oder einer Auslassung.

• Die Ablehnung von Rechnungen durch Kunden wenn sie den neuen Standards nicht entsprechen.

Beispiel : Ein Unternehmen, das weiterhin herkömmliche PDF-Rechnungen nach 2026 riskiert Sanktionen und Zahlungsverzögerungen, wenn seine Kunden sie ablehnen.

Wie können Sie Ihr Unternehmen auf dieses neue Schema vorbereiten?

Die Einführung des Y-Schemas erfordert größere Veränderungen bei der Verwaltung von Rechnungen. So vermeiden Sie Verzögerungen oder Blockaden bei der Rechnungsstellung, die Unternehmen müssen vorausschauend handeln und ihre Instrumente und Prozesse anpassen.

Überprüfen Sie die Konformität Ihrer Rechnungssoftware

Nicht jede Rechnungssoftware ist kompatibel mit den geforderte Formate von der Reform betroffen sind. Es ist daher unerlässlich, mehrere Elemente zu überprüfen:

Die zu prüfenden Kriterien sind:

• Die Kompatibilität mit Factur-X, UBL oder CII → Ihr Werkzeug muss diese Formate erzeugen können.

• Die Verbindung mit einer PDP oder der PPF → Er muss in der Lage sein, Rechnungen über zugelassene Plattformen zu versenden und zu empfangen.

• Sichere Archivierung → Rechnungen müssen aufbewahrt werden während Mindestens 6 Jahre Die Steuerpflicht ist zu beachten.

So verwendet ein Unternehmen, das Excel oder Word für seine Rechnungen wird auf ein zertifizierte Rechnungssoftware als Sage, Cegid oder QuickBooks .

Wählen Sie zwischen PPF und PDP

Unternehmen haben zwei Möglichkeiten, ihre Rechnungen zu übermitteln:

📌 Beispiel Ein großes Unternehmen, das ein hohes Rechnungsvolumen verwaltet, kann sich für eine PDP entscheiden um ihren Austausch zu verflüssigen, während eine TPE mit wenigen Rechnungen kann sich mit dem PPF unentgeltlich .

Seine Teams ausbilden

Die Verabschiedung des Schemas in Y bringt neue Instrumente und Verfahren mit sich. Eine angepasste Ausbildung ist unerlässlich, um Fehler zu vermeiden und die Kontinuität der Rechnungsstellung zu gewährleisten.

Zu erwarten :

• Die Ausbildung in neuen Formaten und Plattformen (PPF oder PDP).

• Die Aktualisierung der internen Prozesse um die elektronische Rechnungsstellung zu integrieren.

• Sensibilisierung für die Risiken der Non-Compliance (Sanktionen, Ablehnung von Rechnungen).

So wird ein Buchhalter, der es gewohnt ist, zu versenden PDF-Rechnungen per E-Mail wird lernen müssen sie über eine zugelassene Plattform übermitteln .

Heropay begleitet Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung

Le Y-Schema wird bis 2026 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen unumgänglich sein. Das bedeutet, dass Sie Ihren Rechnungsaustausch überdenken, eine zertifizierte Plattform (PPF oder PDP) wählen und die Konformität Ihrer Rechnungsformate (Factur-X, UBL oder CII) sicherstellen müssen.

Mit Hero antizipieren Sie diese Veränderungen ganz einfach :

• Juni 2025 : Stellen Sie Ihre ersten elektronischen Rechnungen im Format Factur-X direkt aus Ihrem Hero-Konto aus. Sie erfüllen die Anforderungen des Y-Schemas bereits im ersten Schritt.

• Sommer 2025 : Hero ermöglicht es Ihnen elektronische Rechnungen empfangen und bezahlen Die Daten werden automatisch und sicher nachverfolgt.

• September 2025 : Sie profitieren von den Hero-Finanzierungslösungen Sie können Ihre Zahlungen durch die Vorfinanzierung von elektronischen Rechnungen beschleunigen.

• Ende 2025 : Hero lehnt sich an ein PDP autorisierter Partner um die ordnungsgemäße Übermittlung Ihrer Steuerdaten an die Behörden zu gewährleisten.

• 2026 : Hero strebt an, zu Partner Dematerialisation Platform (PDP) Sie haben die Möglichkeit, Ihre Rechnungen zu verwalten, um Ihnen einen zu 100 % integrierten Service zu bieten.