E-Rechnung in Spanien: Alles über die Vorschriften und die Einhaltung der Bestimmungen

Rechtliche Verpflichtungen für die elektronische Rechnungsstellung in Spanien

Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien ist Teil eines Bestrebens, die europäische Harmonisierung und von Verwaltungsmodernisierung .

Durch das Gesetz Schaffen und Wachsen Der spanische Staat schreibt die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen schrittweise vor.

Eine schrittweise Reform der elektronischen Rechnungsstellung

Spanien hat die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend für alle B2B- und B2G-Unternehmen mit der Verabschiedung des Gesetzes Schaffen und Wachsen , veröffentlicht im Spanisches Amtsblatt (BOE) am 29. September 2022 .

Diese Reform verfolgt mehrere Ziele:

• Den Mehrwertsteuerbetrug eindämmen , geschätzt auf 35 Milliarden Euro pro Jahr in der Europäischen Union, laut der Europäischen Kommission.

• Steuerprüfungen erleichtern Die Kommission hat sich für die Einführung eines standardisierten Formats für alle Transaktionen ausgesprochen.

• Beschleunigung der Zahlungsabwicklung indem sie Streitigkeiten und Fehler im Zusammenhang mit Papier- oder PDF-Rechnungen einschränken.

Die betroffenen Unternehmen und der Zeitplan für die Einführung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien folgt einem schrittweisen Zeitplan, der sich nach der Größe der Unternehmen richtet:

Unternehmen, die nicht keine Steuerpräsenz in Spanien sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen, es sei denn, es werden neue Richtlinien verabschiedet.

Ausnahmen von der elektronischen Rechnungsstellung

Einige Unternehmen und Transaktionen sind vorübergehend von der Regelung ausgenommen:

• Kleinstunternehmen unter vereinfachte Steuerregelung könnten von einem Aufschub profitieren (wird in den nächsten Gesetzen bestätigt).

• B2C-Transaktionen sind von dieser Reform noch nicht betroffen, ihre Einbeziehung könnte jedoch mittelfristig in Betracht gezogen werden.

• Bestimmte reglementierte Berufe können vorbehaltlich der Validierung durch die Schule befreit werden. Finanzamt .

Wie die elektronische Rechnung in Spanien funktioniert

Um eine vollständige Transparenz des Handels Spanien verhängt eine standardisiertes Format und offizielle Plattformen für die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen.

Das vorgeschriebene Format für elektronische Rechnungen

Spanien schreibt die Verwendung von Format Facturae ein Standard XML entwickelt von der Finanzamt . Dieses strukturierte Format stellt sicher, dass :

• Die automatische Integration von Rechnungen in Buchhaltungssoftware.

• Eine schnelle Kontrolle durch die Steuerbehörde .

• Eine Kompatibilität mit den europäischen Systemen für die elektronische Rechnungsstellung .

Die Rolle des FACe-Netzwerks (Factura Electrónica)

Die spanische Regierung hat FACe eine Plattform für die Verwaltung elektronischer Rechnungen.

• Für den öffentlichen Sektor (B2G) Alle Unternehmen müssen ihre Rechnungen über FACe übermitteln.

• Für den privaten Sektor (B2B) Ein ähnliches System wird derzeit entwickelt, um die zentrale Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen zu ermöglichen.

FACe garantiert die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und ermöglicht es den Steuerbehörden, die Echtzeitkontrollen .

Pflichtangaben auf einer elektronischen Rechnung in Spanien

Um gültig zu sein, muss eine elektronische Rechnung in Spanien Folgendes enthalten genaue und standardisierte Informationen .

Diese Angaben ermöglichen die Steuerkonformität Das bedeutet, dass der Antrag nicht von den Behörden abgelehnt wird und dass die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen .

Die wichtigsten Informationen

Jede elektronische Rechnung muss folgende Elemente enthalten:

• Informationen über den Sender und den Empfänger :

  • Der Name oder der Firmenname

  • Die Steueridentifikationsnummer (TIN)

  • Die vollständige Adresse

• Transaktionsspezifische Informationen :

  • Die einmalige Rechnungsnummer chronologisch zugeordnet

  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung

  • Der Betrag ohne Mehrwertsteuer, der anwendbare Mehrwertsteuersatz und der Betrag mit Mehrwertsteuer

  • Die detaillierte Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen

• Authentifizierung und Sicherung :

  • Die elektronische Signatur um die Integrität und Authentizität des Dokuments

  • Der eindeutige Transaktionscode von der Regierungsplattform vergeben

Spezifische Anforderungen für B2G und B2B

Die Pflichten unterscheiden sich, je nachdem, ob die Rechnung an einen öffentlichen Einrichtung (B2G) oder eines Privatunternehmens (B2B). .

• Für den öffentlichen Sektor (B2G) :

  • Alle Rechnungen müssen über FACe gesendet .

  • Für jede Transaktion wird eine eindeutige Kennung generiert, um eine Nachverfolgung zu ermöglichen.

• Für den privaten Sektor (B2B) :

  • Unternehmen sollten nutzen eine Plattform für elektronische Rechnungsstellung den Anforderungen der Steuerbehörden entspricht.

  • Die Integration mit Buchhaltungssoftware wird entscheidend, um die Übermittlung und Verwaltung von Rechnungen zu automatisieren.

Damit passt sich Spanien den europäischen Regelungen an und erleichtert die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Rechnungssystemen innerhalb der EU.

Elektronische Rechnungsstellung für ausländische Unternehmen in Spanien

Nicht ansässige Unternehmen sollten prüfen, ob sie von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien betroffen sind.

Die Vorschriften unterscheiden zwischen Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Spanien und solche, die international tätig sind und keine lokale Präsenz haben.

Wer von den nicht-spanischen Unternehmen ist betroffen?

Die Pflichten variieren je nach Unternehmensstruktur :

• Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Spanien

  • Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auf der gleichen Ebene wie spanische Unternehmen.

  • Verwendung des Formats Facturae und Übermittlung über die FACe-Plattform (B2G) oder zukünftige Plattformen für B2B.

• Ausländische Unternehmen ohne Niederlassung in Spanien

  • Wenn sie einem spanischen Unternehmen eine Rechnung stellen, werden sie sind nicht betroffen durch die obligatorische elektronische Rechnungsstellung.

  • Sie müssen jedoch sicherstellen, dass sie die steuerlichen Verpflichtungen in Bezug auf die innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer erfüllen.

Umsatzsteuer- und E-Reporting-Verpflichtungen

Bei einigen Transaktionen sind zusätzliche Steuererklärungen erforderlich, insbesondere bei Transaktionen innerhalb der EU.

• die Meldung der TVA über die SII (Sofortige Lieferung von Informationen)

  • Für große Unternehmen (Umsatz > 6M€) : Berichterstattung de Quasi-Echtzeit der Transaktionen.

  • Für andere Unternehmen : monatliche oder vierteljährliche Erklärung je nach Steuersystem.

• Übermittlung der Transaktionen an die spanischen Steuerbehörden

  • Spanien verhängt verschärfte Kontrolle über Transaktionen Grenzüberschreitende B2B .

  • Spanische Unternehmen müssen den Handel mit ausländischen Kunden melden Dies gilt auch dann, wenn sie nicht der elektronischen Rechnung unterliegen.

Ausländische Unternehmen müssen daher gut antizipieren steuerliche Auswirkungen und Berichtspflichten bevor Sie in Spanien operieren.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der elektronischen Rechnungsstellung

Bei Nichteinhaltung der Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien drohen den Unternehmen finanzielle und administrative Sanktionen.

Die spanischen Steuerbehörden verhängen Strafen, die sich nach der Schwere des Verstoßes richten.

Bußgelder und Strafen

Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften halten, drohen Strafen von bis zu 10 000 € nach der Art der Straftat :

• Keine elektronische Rechnungsstellung obwohl sie verpflichtend ist :

  • Geldstrafe bis zu 10 000 € .

• Nicht-Übermittlung von Rechnungen über FACe oder das zukünftige B2B-System :

  • Strafen berechnet auf den Betrag der betreffenden Rechnungen .

• Ungültige Daten oder Rechnung, die nicht dem Facturae-Format entspricht :

  • Verhältnismäßige Geldstrafe bis zu 1% des Rechnungsbetrags .

Risiken für Unternehmen

Über finanzielle Sanktionen hinaus die Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung nicht einhalten kann zu schwerwiegenden Folgen für die Unternehmen führen :

• Die Ablehnung von nicht konformen Rechnungen In diesem Fall wird die Mehrwertsteuer nicht erstattet.

• Die Blockierung von Zahlungen von spanischen Kunden im Falle einer ungültigen Rechnung.

• Zusätzliche Risiken einer Steuerprüfung für Unternehmen, die sich nicht an die neuen Regeln halten.

Die Einhaltung der Vorschriften ist daher von entscheidender Bedeutung, um diese Sanktionen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf der Geschäftstransaktionen in Spanien zu gewährleisten.

Wie können Sie die spanischen Vorschriften einhalten?

Um Sanktionen zu vermeiden und die Gültigkeit der Transaktionen zu gewährleisten, müssen Unternehmen in Spanien geeignete Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung einführen.

Dies beinhaltet die Verwendung kompatibler Software, die Integration in offizielle Plattformen und eine kontinuierliche Überwachung der Vorschriften.

Auswahl einer Facturae-kompatiblen Software

Spanien schreibt die Verwendung von Format Facturae eine standardisierte XML-Datei. Um diese einzuhalten, ist es wichtig, dass Sie :

• Zertifizierte Rechnungssoftware verwenden in der Lage, Rechnungen im Format Facturae 3.2.x Dies ist die Version, die derzeit von den Steuerbehörden verlangt wird.

• Überprüfen Sie die Kompatibilität mit die Agencia Tributaria und offizielle Plattformen wie FACe für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor.

• Stellen Sie sicher, dass die Software eine elektronische Unterschrift gültig, zwingend erforderlich, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten.

Sich mit offiziellen Plattformen verbinden

Unternehmen müssen ihre Rechnungen über die offiziellen, vom spanischen Staat eingerichteten Kanäle versenden:

• FACe : obligatorische Plattform für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor.

• Zukünftiges B2B-Netzwerk : Wird derzeit entwickelt, um die elektronische Rechnungsstellung zwischen Privatunternehmen zu zentralisieren.

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sollten Sie :

• Überprüfen Sie, ob sein ERP oder seine Buchhaltungssoftware ermöglicht die Integration mit diesen Plattformen.

• Führen Sie Übertragungstests durch, um sicherzustellen, dass die Rechnungen vom System akzeptiert werden.

Künftige Entwicklungen der Gesetzgebung antizipieren

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung in Spanien entwickeln sich noch. Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie :

• Anzeigen der Agencia Tributaria überwachen und der spanischen Regierung über die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.

• Sich auf dem Laufenden halten über Aktualisierungen des Facturae-Formats und neuen technischen Anforderungen.

• Einrichten einer Regulierungsüberwachung oder mit einem spanischen Steuerexperten zusammenarbeiten, um Änderungen vorwegzunehmen.

Mit diesen bewährten Verfahren können Unternehmen einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung gewährleisten und administrative Komplikationen vermeiden.

Heropay begleitet Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien

Die elektronische Rechnungsstellung wird für alle Unternehmen, die in Spanien tätig sind, zu einer unumgänglichen Anforderung, mit wichtigen Fristen ab 2025 für große Unternehmen und 2026 für KMU.

Um diesen neuen Verpflichtungen nachzukommen, Heropay bietet Ihnen eine einfache, progressive Lösung, die zu 100 % den Anforderungen der spanischen Steuerbehörden entspricht.

So begleitet Sie Hero Schritt für Schritt :

• Ab Juni 2025 Sie können Ihre elektronischen Rechnungen im Facturae-Format direkt über Ihr Heropay-Konto ausstellen und das ganz einfach. Unsere Lösung beinhaltet die elektronische Signatur erforderlich und wird den von der Agencia Tributaria vorgeschriebenen XML-Standard einhalten.

• Ab Sommer 2025 Sie können auch Ihre Rechnungen elektronisch empfangen und bezahlen Dabei wird ihre Rückverfolgbarkeit über offizielle Plattformen wie FACe für den öffentlichen Sektor oder das zukünftige spanische B2B-Netzwerk.

• Ab September 2025 gehen Sie zu unsere Finanzierungslösungen auf Ihre spanischen B2B-Forderungen, um Ihre Liquidität zu verbessern, ohne auf Zahlungsfristen warten zu müssen.

• Ende 2025 Heropay wird mit einem PDP-Partner um die Übermittlung Ihrer Rechnungen an die spanischen Steuerbehörden und das zukünftige zentrale B2B-Netzwerk zu gewährleisten.

• Und in 2026 , Heropay wird zu PDP Sie können die Ausstellung, den Empfang und die Finanzierung Ihrer elektronischen Rechnungen zentralisieren In Spanien und auf internationaler Ebene.